2008年度广西档案目录数据采集、报送工作总结

2008年度广西档案目录数据采集、报送工作总结

为进一步贯彻落实广西档案事业发展“十一五”规划，继续推进我区档案目录数据库建设，根据2008年全区档案工作会议精神，自治区档案局在2008年继续抓好全区档案目录数据的采集、报送工作，于2008年初下发了《自治区档案局关于做好2008年档案目录数据采集、报送工作的通知》（桂档办〔2008〕18号），分配了各市的报目数量，要求各市统筹安排本级及县（市、区）级档案馆文件级档案目录数据采集、报送工作，按时按量完成报目任务。各市级档案馆根据通知精神，结合市（县、区）的实际情况，抓好档案目录数据采集工作的监督和指导，认真做好数据报送工作。2008年12月底，除南宁、玉林、贵港市外，其余11个市档案局均按时完成了2008年数据采集报送工作。至2009年2月，14个市级档案馆共报送档案目录数据5656556条，其中全宗目录数据561条、案卷目录数据303554条、文件目录数据5352441条。现将工作情况总结如下：

一、加强领导，抓好落实，确保按时按量完成工作任务

2008年全区档案工作会议结束后，各市局积极传达全区档案工作会议精神，把档案目录采集、报送工作列入了本市年度工作计划，明确一名分管领导直接抓此项工作，通过召开全市档案工作会议，把工作任务分解到本市各级档案局（馆），将此项工作的目标、要求、数量和报送时间作了具体的安排。分管的局（馆）领导还经常过问县（区）级档案馆数据采集工作的进度，督促、指导工作的开展。一些市级档案局（馆）领导还亲自与县（区）政府领导进行协调，为县（区）级档案局（馆）取得一定的支持和经费投入。钦州市档案局（馆）在下达各县、区的任务时，要求做到“四个明确”：年度任务要明确、分管领导要明确、专门采集人员要明确、责任要明确；百色市档案局（馆）领导高度重视档案目录数据采集工作，要各县、区档案馆把目录数据采集工作列入年度工作计划，并取得当地党委、政府的支持。市级档案局（馆）加强对档案目录数据采集工作的领导，为此项工作的顺利开展奠定了良好的基础。

为了保证档案目录数据采集任务的顺利完成，各级档案馆根据本馆的实际情况，采取有效措施。如：柳州市档案局（馆）对已录入计算机的目录与档案实体进行认真核对，保证档案目录数据采集的质量，并在接收档案进馆时，要求移交单位将机读目录一并移交，及时补充完善目录数据库；崇左市档案局（馆）制定了档案目录数据采集方案，明确组织人员、采集对象、采集范围和采集方法等，把工作任务落实到每个人，局（馆）长和副局（馆）长也不例外，以确保数据采集工作的实施；北海市档案局（馆）领导要求全体人员都要参与目录的校对工作，确保数据的准确和完整；钦州市档案局（馆）及下辖县、区档案馆专门购置了电脑设备，为完成任务提供物资保障，坚决消灭了档案目录数据零输入零报送的县、区档案馆；来宾市档案馆将档案整理和数据录入任务分解到每个干部职工，局（馆）长亲自带头整理录入数据，保质保量超额完成全年的报目工作任务。

二、抓好指导，定期检查，及时解决工作中遇到的问题

为了确保县、区级档案馆档案目录数据采集工作的顺利开展，市级档案局（馆）加强了业务指导工作的力度，一些市档案局（馆）领导还亲自带领有关人员到县、区档案局（馆）进行现场指导。如桂林市档案局（馆）对县级档案局（馆）的报目负责人和采集人员采取“上门传授”、“来访指导”和电话咨询等方式进行督促、指导；来宾市档案局（馆）主要领导和分管领导先后三次率业务人员到各县、区进行档案目录数据采集工作巡检，对日常采集工作中遇到的问题及时给予解答；北海市档案局（馆）领导亲自指导目录数据采集工作，还积极与县、区政府领导进行沟通协调，争取得县、区政府一定的支持和经费的投入；贺州市档案局（馆）在2008年11月进行了各县（区）档案目录数据采集、报送工作专项检查，对是否明确有领导分管、有专人负责、是否参加培训、是否熟悉业务、是否掌握采集软件的使用和配备专门的计算机情况进行了检查；贵港市档案局（馆）针对档案目录数据采集、报送工作先后开展了五次检查。

指导、检查力度的提高，使档案目录数据采集、报送的覆盖面有所提高，共有80个县（区）级档案馆进行了数据采集、报送工作（2007年为71个），报送的数据共334.9万条。

三、重视质量，着力培训人员，规范数据采集工作

档案目录数据的采集工作，主要包括对档案目录的检查和计算机录入两个部分。为保证档案目录数据采集工作质量，各市档案馆积极开展采集人员培训工作，规范采集工作，提高业务水平。如柳州市针对采集人员新手多业务不熟的情况，分别对各县（区）档案目录数据采集人员进行了业务培训；桂林市档案局（馆）对业务新手进行一对一的培养，在采集过程中遇到一些相对集中的问题则集中进行讲解培训，并对本馆历年采集的目录数据质量问题进行了核对和补录，提高了数据质量和利用率，还及时对各县目录数据进行了接收、汇总、检查，对不符合要求的数据进行重新检查录入。

除开班培训外，一些市级档案局（馆）还下到县、区档案局（馆）对采集人员进行面对面的培训，并与他们保持密切的联系，随时解决他们在工作中遇到的问题。如钦州市档案局（馆）采用上门培训方式，多次派人到县、区进行专项指导，并转发自治区档案局有关的标准规范，要求各县区按照标准贯彻落实，对县、区上报数据不符合自治区要求的，一律进行重新检查录入。

通过培训，档案目录数据采集工作质量有较大提高。我局对各档案馆的数据进行检查审核后发现，以往存在的题名未能反映档案内容、档号格式不规范、责任者、时间项不清等问题大大减少，档案数据质量呈总体有大幅度提高。

四、认真审核，逐项评分，做好档案目录数据采集报送考评工作

根据《广西壮族自治区档案目录数据采集报送工作考评奖励暂行办法》， 2008年的数据采集报送工作以市级及其所管辖的县（区）档案馆进行综合考评，全面考虑市、县（区）各馆档案数据采集报送情况，而不是以往的以市级为主的情况。因此，我局档案信息化工作处对14个市、80个县（区）共 94个档案馆565.6 万条数据全部进行了数据转换，针对评分项目对各市、县（区）的数据进行逐项检查，并记录分析存在的问题，为考核工作提供了依据。

根据检查审核的情况，结合各市工作总结的情况，我局于2月17日专门召开了档案目录数据采集报送考评工作会议，对全区报目工作进行了考评，评出一等奖2名（梧州、柳州市档案局），二等奖3名（来宾、桂林、河池市档案局），三等奖5名（钦州、北海、贺州、崇左、百色市档案局）。（具体评分及排名情况见附表）

五、存在问题

根据各市档案局（馆）报送的工作总结以及我处专项调查、业务指导的情况，发现档案目录数据采集、报送工作主要存在以下问题：

1、采集人员对计算机及档案管理软件不熟悉，影响了档案目录数据采集及报送工作质量

由于档案局（馆）人员调整，分管档案目录数据采集、报送工作的人员时有变动，而市级档案局举办的培训班涉及的内容有限，全面掌握计算机的使用及熟悉档案管理软件操作的人员缺乏。各市档案局（馆）在档案目录数据采集、报送工作方面基本没有什么交流，对存在的问题认识不清，理解不透，对做得好的市、县、区情况不了解，不能起到很好的示范作用。而我处以电话指导为主的方式往往效率低、涉及面窄，同一个问题经常反复与不同人进行指导，缺乏现场演示使得一些问题解释得不够透彻，没能达到很好的效果。

2、经费不足，影响了档案目录数据采集工作的开展

计算机的缺乏和配置落后，影响了档案目录数据的采集工作。据反映，县一级档案馆电脑配置比较少，性能较低，缺少专门用于数据采集的计算机，甚至根本没有计算机开展工作；经费的不足，使得一些档案局（馆）难以聘请人员开展档案目录数据的录入工作，而本馆人员工作任务多，又要进行档案目录的校对和录入工作，工作效率低，大大影响了数据采集工作的正常开展。

六、几点建议

1、适时在全区范围内召开一次全区档案信息化建设专题工作会议

从这几年档案目录数据采集、报送工作情况来看，单位主要领导的高度重视是做好档案信息化建设的关键。而档案信息化工作如何根据当地的实际情况更有成效地开展工作，就需要有一个相互交流、相互学习的平台，来理清档案信息化工作的方方面面和各种关系，才能更好地开展工作。

2、自治区档案局不定期地根据业务工作的需要举办档案信息化工作的业务培训班．

有针对性地进行档案信息化业务标准以及相关技术技能的培训，是各级档案局（馆）对自治区档案局提出的要求，也是为我区培养更多的复合型人才，更好地适应广西档案信息化建设的需要。

3、将“广西档案目录中心”更名为“广西档案数据管理中心”

到目前为止，南宁、桂林、河池、钦州、防城、北海市档案局（馆）已经全部完成了馆藏档案文件级目录的数据采集、报送工作，今后一段时期内我区档案信息化建设任务的重点将转移到档案数字化建设上来。“广西档案数据管理中心”的成立，为今后进一步加强全区档案信息化建设，推动数字化带动战略的实施提供很好的平台，同时也是全区档案电子数据的异地备份基地，确保档案信息的安全。