2008年钦州市档案目录数据采集报送工作总结

2008年钦州市档案目录数据采集报送工作总结

2008年钦州市档案局按照自治区档案局的要求，全市共完成文件级档案目录数据采集报送244932条。自治区档案局下达任务20万条，超额完成任务22.5％。其中，市档案馆在今年已经全部完成档案案卷级和文件级目录输入任务。今年目录数据采集报送数据是：市馆l17339条，灵山县馆6033l条，浦北县馆34133条，钦南区馆31310条，钦北区馆1819条。并于2008年12月底派专人报送区局档案信息化工作处。

第一，提高认识，加强领导。市局在年初召开全市档案工作会议上，传达了自治区档案工作会议精神，对全年市县区档案数据采集工作任务进行布置并细化分解到县区档案局，强调了档案目录数据采集工作在档案信息化建设中的地位和意义，对我市加快北部湾经济区开发建设的现实意义，为我市完成年度目录数据采集打下了良好的基础。   

第二，落实任务，明确责任。年初市局下达各县区的采任务，并要求做到“四个明确’\’，即年度任务要明确；分管领导要明确；专门采集人员要明确；责任要明确。使采集工作切实做到有领导，有任务，有责任，有要求，保证了采集工作按时按质完成。

第三，加大投入，完善设备，为完成任务提供物质保障。档案目录输入需要电脑等设备，需要投入人力和资金，2008年为了完成目录输入任务，市档案馆、灵山县、钦南区、钦北区档案馆都分别购置增加电脑设备，钦南区还聘请了专门的目录输入人员进行录入工作。   

第四，加强录入员电脑培训，确保数据采集质量关。市局在数据采集过程中，采取上门培训的方式，对县区档案局的录入人员进行培训，多次派人到县区进行专项指导，发现问题及时解决，自治区档案局颁发档案目录数据采集报送工作的标准和要求，市档案局都组织相关人员学习贯彻，并将文件转发到县区档案局，要求各县区档案局按照标准要求贯彻落实，此外，对县区上报数据不符合自治区档案局要求的，一律发回重录，保证数据的质量。 

第五，坚决消灭档案目录数据零输入零报送的县区馆。2007年由于受档案馆搬迁、电脑设备不足、技术力量不够等因素的影响，钦南区、钦北区两个馆没有开展目录输入工作。2008年全市档案工作会议上明确要求这两个馆在今年无论如何都要开展此项工作，坚决消灭目录输入零输入零报送的县区馆，并且根据两个馆的实际情况，将目录输入任务直接下达到馆，规定时间按时完成。从目前检查的情况来看，全市两个区馆都已经开展了目录输入工作，钦南区馆开展得比较好一点，但今后任务还很重。   

一年的档案目录数据采集报送工作已经结束，虽然我市按自治区档案局的要求完成了任务，但还存在一些不容忽视的问题，需要在今后的工作中加以改进。一是部分录入数据还存在质量问题，主要是题名三要素不全。二是县区馆发展不平衡，专门录入人员水平有待提高。   

第六，自检打分情况。根据《广西壮族自治区档案目录数据采集报送工作考评奖励办法》及评分细则，对照评比打分，我局自检总分102分，其中，基础分20分，数据质量38分，报目录管理44分。加分情况：全市任务20万条，完成244932条，超过指标44932条，加4分。扣分情况：1、数据质量中第11项：题名三要素齐全，能够揭示档案内容，扣1分；2、数据质量中第12项：责任者项使用规范简称或全称，扣1分，共扣2分。