2008年柳州市档案目录数据采集报送工作总结

2008年柳州市档案目录数据采集报送工作总结

根据《自治区档案局关于做好2008年档案目录数据采集、报送工作的通知》(桂档发[2008]18号)文件精神，为加快我市档案目录数据库建设步伐，市档案馆和六县四城区档案馆积极开展了档案目录数据的采集报送工作，共完成了582533条案卷和文件级档案目录数据(其中市档案馆239252条、柳江县档案馆40458条、柳城县档案馆1644条、鹿寨县档案馆49213条、融安县档案馆39764．条、融水县档案馆53196条、三江县档案馆13257条、柳南区档案馆44663条、鱼峰区档案馆19816条、城中区档案馆33087条、柳北区档案馆48183条)的采集报送任务。

一、加强领导，精心组织

根据自治区档案局（馆）关于做好档案目录数据采集报送工作的要求，制定了我市档案目录数据采集工作的实施方案，成立了柳州市档案目录中心领导小组，负责组织和协调市、县和城区档案馆档案目录数据采集工作的开展，保护技术科负责具体指导。各县(区)也成立了领导小组，把该项工作落实到具体部门。由于领导重视，组织得力，从而使我市档案目录数据采集报送工作得以顺利开展。

二、培训采集人员，提高业务水平

档案目录数据采集工作，主要包括对手检档案目录的检查和计算机录入两个部分。为保证档案目录数据采集工作质量，达到自治区档案局的要求，针对我市档案目录数据采集人员新手多业务不熟的情况，市档案局分别对各县(区)档案目录数据采集人员进行了业务培训。系统学习了《广西建国后档案案卷级目录数据采集方案》、《文件级档案目录数据采集方案》和《全宗级档案目录数据采集方案》等规范性文件，对GD2000档案管理系统的使用方法进行了详细讲解。通过培训，为做好我市档案目录数据采集报送工作奠定了良好的基础。

三、采取有效措施，确保档案目录数据采集工作顺利开展

为保证档案目录数据采集任务的顺利完成，市档案馆和各县(区)档案馆根据本馆的实际情况，采取了有效的措施。如市档案馆在接收纸质档案进馆时，同时还要求将机读档案目录一并移交。为保证档案目录数据采集的质量，将已录入计算机的机读目录数据与手检目录进行认真的核对，对漏录的档案目录数据进行补录，最后对数据进行汇总上报。柳江县档案馆发动全局馆人员开展档案目录数据采集工作，把任务分配到个人，明确责任和完成时间，从而加快了工作进度。四城区档案馆由于人手不够，聘请人员开展档案目录数据录入，从而加快了采集工作的进度。   

四、存在的问题及几点建议

我市在开展档案目录数据采集工作中遇到以下两个问题：一是部分县(区、)档案目录数据采集人员业务不熟，影响了档案目录数据采集的质量。由于近几年各县(区)档案局馆进行了人员调整，刚调进来的人员不熟悉档案业务，还不能熟练地使用档案管理系统，从而影响了档案目录数据采集的质量。二是经费严重不足，采集设备缺少。要做好档案目录数据采集工作，必须配置一定数量的计算机，聘请录入人员。但由于部分县(区)档案馆经费紧张，无法购买计算机和聘请录入人员，从而影响了档案目录数据采集工作的进度。   

要解决以上存在的问题，我们建议：一是自治区档案局举办一期档案目录数据采集工作业务培训班，为全区市、县(区)档案馆培训一批档案目录数据采集业务骨干。二是自治区档案局给有困难的市、县(区)档案馆下拨部分专项经费，解决数据采集工作必需的硬件设施，从而使档案目录数据采集工作得以顺利开展。