2008年桂林市档案目录数据采集报送工作总结

2008年桂林市档案目录数据采集报送工作总结

2008年，桂林市档案局(馆)按照年初全区档案工作会议精神的要求，以建设“数字化档案馆"为目标，认真贯彻落实自治区档案局桂档办[2008]1 8号文件精神，在局领导的重视和统筹安排下，全市在继续推进我区档案目录数据库建设方面取得了一定的进展，并按质按量超额完成了今年区档案局下达的档案目录数据采集、报送工作任务。

一、加强领导力量，做好统筹安排   

为了确保完成今年我市档案目录数据采集、报送工作任务，年初，市档案局(馆)将我市档案数字化建设工作和档案目录数据采集、报送工作列入了年度工作计划，在今年全市档案局长工作会议上，由市局分管领导鲁贤能同志根据各县的实际将此项工作任务分解到全市1 2个县档案局(馆)，具体部署2008年各级档案(局)馆的档案目录数据采集和报送工作，并在会上总结2007年各县档案目录数据采集、报送工作情况，对做的较好的县局(馆)给予了表扬，大力推进了此项工作的进展。为加强我市档案信息化建设工作的领导力量，今年下半年局党组从桂林市电子工学院挑选了一名计算机专家，报请市组织部委任为局长助理，专门协助、指导我局档案信息化工作，这为我市档案信息化工作注入了新的活力。

为统筹安排好全市档案目录数据采集、报送工作，顺利完成区局下达的工作任务，我局档案管理科专管人员详细制定了全市1 2个县档案目录数据采集、报送工作任务分配表，下发了《关于做好我市2008年档案目录数据采集、报送工作的通知》，发至全市1 2个县，将此项工作的目标、要求、数量和报送时间作了具体安排。为督促各县开展好档案目录数据的采集和报送工作，还向12个县转发了《自治区档案局关于做好2008年档案目录数据采集、报送工作的通知》桂档办[2008】1 8号文件，确保了我市各县级档案局(馆)档案目录数据采集、报送工作任务的完成。   

二、着力抓好人员培养，规范数据采集工作   

首先，我局管理科负责人员认真学习了各类档案目录数据的采集方案和相关要求，吃透上级的文件精神，根据我市档案目录数据的实际情况，针对我局数据采集人员新手多业务不熟的情况进行了一对一的培养，在实际操作过程中遇到一些相对集中的问题，就进行集中讲解培训，通过在实践中发现问题和解决问题的方法，不仅使采集人员熟知了相关业务知识，还熟悉了档案业务的专业知识，为数据采集、报送工作打下了良好的基础。

其次，对我市县级档案局(馆)的报目负责人员和采集人员，采取“上门传授”、“来访指导”和电话咨询等方式进行督促、指导，对我市各县局(馆)报目工作中存在的具体问题具体解决，使我市档案目录数据采集报送工作规范有序。 

三、抓好督查核对，严把数据质量关 

为保证档案目录数据采集报送工作质量，达到自治区档案局的要求，我们在确保完成今年区局下达的任务的同时，严把数据质量关，主要针对过去我市档案目录数据采集报送工作中存在的不足之处下了狠工夫，对往年所采集的档案目录数据质量问题进行了校对和补录，一是对文件题名不能揭示档案内容的数据进行了修改，二是对一些人名档案进行了的补录，三是对过去所有无页码的文件级目录数据档案进行了编目和补录。经过严格把关大大减少了“垃圾"数据的产生，提高了我市档案目录数据的质量和利用率。   

在确保我市各县级档案目录数据量质的工作中，我们及力做好目录数据工作的监督、指导和跟踪检查，及时对各县采集报送的文件级档案目录数据进行了接收、汇总、检查，对不合要求的数据打回重录，对技术上的问题及日寸给予帮助和指导。   

四、认真扎实工作，努力完成了工作任务   

通过一年来的努力，我局(馆)共采集原桂林地区档案文件级目录数据共8 1个全宗3 80827条文件级目录数据，补录人名档案目录数据71560条，还对我市全宗级目录数据的组织机构栏进行了编写和著录，共327条。至此，我市馆藏文件级目录数据已全部按要求采集完毕。为了开展馆藏多媒体档案目录数据采集的准备工作，今年还对馆藏所有照片、录音、录像档案数量进行了调查和统计，认真如实上报了《桂林市档案馆数据采集、报送情况调查表》。目前，已完成馆藏照片档案共l 6个全宗的案卷级目录4000条，文件级目录6000条。

我市各县档案局(馆)通过明确任务，狠抓落实，克服任务重，人员紧，资金缺等困难，完成了今年预定的档案目录采集、报送工作任务，有的县局(馆)还超额完成了此项工作任务，如临桂、平乐、全州、灵川等县均完成了6万至9万条的档案文件级目录数据采集，有的县局（馆）由于资金原因，就动员全局（馆）干部参与到数据采集的工作中去，有的局（馆）领导亲自参与其中，有的局（馆）还经常加班加点。总之，各县局(馆)能克服种种困难，扎实工作，全市1 2个县档案局(馆)共采集完成了文件级目录429590条，较好地完成了工作任务。

一年来，在肯定成绩的同时，也清醒的看到，要建立一个高效全能的“数字化档案馆"，我们的差距还很大。为此，将在下一年工作中，努力克服不足，积极寻求解决问题的办法，进一步推进我区档案目录数据库的建设工作。