各市在档案目录数据库建设中存在的主要问题

各市在档案目录数据库建设中存在的主要问题

一、档案目录数据的质量建设

档案目录数据库的建设质量，关系到档案的检索利用、专题目录数据库的建设以及全文目录数据库的建设。从全区各市、区、县上报的机读目录数据的情况来看，主要存在以下几个方面的问题：

1、档号录入的格式不规范、不统一

正确的档号录入格式应该是全宗号、目录号各占3位阿拉伯数字，案卷号、文件顺序号（页号）各占4位阿拉伯数字，不足则前面用“0”补足；全宗号、目录号、案卷号与文件顺序号间相互用“-”号，而不是用“/”号分隔。位数统一便于计算机排序，而分隔符用“-”号则便于今后建设全文数据库时以档号来命名图像文件，若使用“/”号或“\”号作为分隔符，则计算机会误认为是文件夹（目录）名称，而不是文件名称。

2、文件题名三要素不全，不能正确反映文件主题

按题名检索符合某一特定内容的档案，是计算机查找档案的主要手段。如果目录题目未能反映出该文件的主题内容，进行目录检索时会导致漏检，影响到检索的查全率和查准率。因此在录入文件题名时，应与文件实体对照，将文件标题中未能反映文件主要内容的题目及时改正，题目的字数应控制在100个汉字之内。

3、责任者项应用规范简称，且不要有空缺

凡是责任者项中含有“本府”、“本市”、“本区”、“本县”等难以理解的称谓的，计算机录入时应一律改为规范性简称，没有规范性简称的则改为机构名称。责任者不允许有空缺，无法考证的应用“□□□”代替。

4、时间项录入不符合要求

时间项录入按照8位阿拉伯数字录入，其中年度占4位，月、日各占2位，不足则前面用“0”补足，如“20090508”、“20081223”。时间项不允许有空缺，以便于按时间的范围来检索所需要的档案，无法考证的应用“00000000”来代替。

二、档案目录数据报送工作存在的问题

自治区档案局每年都向各市档案局下达关于档案目录数据报送工作的通知，对报目的数量、时间、方式等都做了具体的要求。

1、部分市档案局没有进行目录数据采集工作总结和报目情况自评工作说明。对一年一度的档案目录数据采集报送工作认真进行总结，才能找出问题和差距，为来年进一步做好这方面的工作打下坚实基础。

2、有些市档案局仅仅只做本馆的档案目录数据采集工作，没有分解到所管辖的市、县、区档案馆，做好监督、指导、检查等工作。

3、档案目录数据的报送格式不统一。档案目录数据的报送有用文本格式的，有采用.dbf格式的，有的则直接把软件整个目录一起上报，比较凌乱，不便于目录数据的检查和汇总工作。各市应以.dbf格式上报数据，并将各市、县、区目录数据统一汇总到采集软件，数据整体上报。上报时只需将采集软件安装目录下“data”文件夹内的“jndata.dbf”文件进行刻盘并上报即可。

4、大部分市档案局没有将各市、区、县的目录数据进行统一汇总。上报的数据多种多样，有用采集软件上报的，有用GD2000管理软件上报的。各市应在汇总数据时将这些数据统一汇总到采集软件中，钦州市档案局统一采用采集软件，用.dbf文件整体上报的做法，使查阅、检查数据直观、便捷，值得各市借鉴。