文件级档案目录数据采集方案

为了做好广西文件级档案目录数据采集工作，推进广西各级档案目录中心的建设，促进广西档案信息的交流和开发利用，加快广西档案信息化建设的步伐，特制定本方案。

1.工作目标

1.1  2006—2010年，建成包括自治区、市、县级档案馆在内，拥有2000万条数据的文件级档案目录数据库。

1.2  地级市档案馆在2010年实现馆藏全部档案文件级目录检索。

1.3  县级档案馆在2010年实现馆藏重要全宗档案文件级目录检索。

2.报目范围

2.1  市、县（区）级档案馆保存的明清档案、民国档案、革命历史档案、中华人民共和国时期档案文件级目录数据。

数据采集应从馆藏建国后重要全宗开始，逐步扩展到其他全宗。

2.2  凡在国内其它档案馆以及个人收藏者等处获取的档案复印件，其目录均可报送，但必须在附注栏注明为“复制件”及其来源。

3.  目录加工方法和要求

3.1  目录加工标准

3.1.1  目录制作依照以下标准：

DA/T  18—1999    《档案著录规则》

DA/T  19—1999    《档案主题标引规则》

GB/T  15418—94   《档案分类标引规则》

《中国档案分类法》（1997版）

《中国档案主题词表》。

3.1.2  必录项目：正题名、责任者、档号、文件时间、档案馆代码。

3.1.3  选择著录项目：并列题名、副题名、文件编号、机构或类别、档案存址、缩微号、载体类型、密级、保管期限、控制使用符、语种、主题词或关键词、分类号、全文标识、附件、附注。

必录项目必须著录，选择项目可视本馆档案具体情况选择著录。

3.2  目录的加工处理要求

3.2.1  目录加工要尽量利用原有文件目录基础，减少投入。

3.2.2  文件题名。文件没有题名或不能揭示内容，应根据其内容拟写题名；文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分。拟写或删改的题名字数应控制在六十个字以内。

3.2.2  文件编号。文件编号除年度用“[  ]”号外，其余原文照录。

联合发文或档案上有多个文件编号时，可只录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录；若录多个文件编号，中间以“；”相隔。

3.2.3  责任者。责任者必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录。

文件有两个以上责任者时，最多著录3个，中间以“；”相隔；被省略的责任者用“[等]”表示；立档单位本身是责任者的必须著录。

3.2.4  档号。档号结构应为“全宗号—目录号—案卷号—文件所在页号”，各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位，文件所在页号4位，位数不足前补“0”，如“J001—001—0125—0056”。

档号结构如已采用了“全宗号—目录号—案卷号—文件顺序号”的，前3项位数要求同上，文件顺序号则取3位数，以示区别，同时在数据上报时作书面说明。

档号应遵循唯一性原则，即同一档案馆内全宗号不重、同一全宗内目录号不重，同一目录号内案卷号不重，同一案卷内页号（或文件顺序号）不重。如因历史原因形成同一全宗内，档案按保管期限分别流水编制目录号，造成目录号重复的情况，著录时可将保管期限以“永”、“长”、“短”字标注在目录号前，如J001—永001—0001—0001、J001—长001—0001—0001，尽量避免重新整理档案或编目。

3.2.5  文件时间。文件时间用8位阿拉伯数字表示，即年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，月日的位数不足前补“0”。无法确定的时间亦用“0”替代。

3.2.6  控制使用符。未开放、控制使用的档案必须标注控制使用符“*”。档案开放和划控应依据《档案法》、《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等有关规定进行。开放档案不需标注。

3.2.7  档案馆代码。根据《全国档案馆名称代码》正确著录本馆代码，如采用的档案管理软件无法著录的，数据上报时应作书面说明。

3.2.8  密级。密级分为“公开、国内、内部、秘密、机密、绝密”六个级别。著录时一般按文件形成时所定密级著录，对已升、降、解密的文件，应著录新的密级。密级为公开或国内的可不著录。

3.2.9  分类号、主题词或关键词。分类号、主题词应使用有关标准和工具进行标引，录入计算机时分类号、主题词或关键词之间用“；”间隔。

3.2.10  语种。语种指档案的书写文字，依实际情况著录为英文、法文、德文、满文、藏文、壮文等。汉字不必著录。

3.2.11档案存址。记录档案实体实际保存单位的规范性全称，根据本馆藏档案在库房的实际存放位置用文字和阿拉伯数字进行表述。

3.2.12  全文标识。用于访问全文，全文标识包括全文文件的路径、名称和文件格式三个部分。文件有电子文件形式的可著录，无电子文件形式的不用著录。

3.3  档案数据形成后，必须进行核校，尽量减少错误，保证数据质量，并注意备份数据，防止数据的意外丢失。

4.  报目工作管理

4.1  数据采集软件由自治区档案局（馆）统一制作，并给予技术指导。

4.2  数据采集应使用自治区档案局（馆）提供的专用软件，如已经使用了其他档案管理软件完成了档案文件级目录数据采集的，应先做数据转换之后，再上报数据。

4.2.1  采用GD2000档案管理系统制作完成的档案文件级目录数据，可直接上报数据，其数据转换工作由自治区档案局（馆）档案信息化工作处负责。

GD2000无法著录的项目，如控制使用符、档案馆代码等，档案馆代码可不著录，控制使用符则著录在“缩微号”项目中，并在数据上报时作相关说明。

4.2.2  采用其他档案管理软件制作完成的档案文件级目录数据，用以交换的计算机文件是DBF或TXT格式。

4.2.2.1  使用DBF格式文件交换的，其数据库表的结构（字段名、字段顺序及字段的其它待征）应与附表一致。

4.2.2.2  使用TXT格式文件交换的，每条记录占一行，每个字段占一列。各列数据的排列顺序须与附表一致，且列与列之间用TAB分隔符分隔。

4.3  经过加密处理的数据交换文件，上报的同时应提供相应的解密手段。

4.4  经过压缩、分割处理的数据交换文件，上报的同时应提供相应的解压缩、合并手段。

5.  报目时间、方法和要求

5.1  地级市档案馆每年应完成10万条档案文件级目录数据的采集工作，于12月底前将当年完成的目录数据报送至自治区档案局（馆）档案信息化工作处。

5.2  县级档案馆每年应完成2万条档案文件级目录数据的采集工作，由地级市档案馆接收、检查后于12月底前汇总报送至自治区档案局（馆）档案信息化工作处。

5.3  报送的目录数据光盘（或磁盘），应派专人送或采用机要传递的方式邮寄。不能通过公共网络传递档案目录数据。

5.4  报送的数据光盘（或磁盘）须严格包装，防止损伤，并在光盘（或磁盘）的标签上标明相应的提示信息，如档案馆名称、目录数据数量、采集使用的软件等，并另附函说明。

附表：