照片档案目录数据采集方案

1.引言

为做好我区照片档案目录数据采集工作，推进我区档案信息资源数据库的建设，拓宽档案信息资源服务领域，加快我区档案信息化建设的步伐，特制定本方案。

2.采集范围

采集范围为市、县级档案馆保存的以自然张为著录单位的照片档案基本目录或册内目录。

3.工作目标

在“十一五”期间，建成一个包括全区区、市、县级档案馆在内的照片档案目录数据库。

4.目录加工方法和要求

4.1    目录加工使用的标准及工具

DA/T  18    档案著录规则

DA/T  19    档案主题标引规则

GB/T  15418    档案分类标引规则

GB/T 11821-2002   照片档案管理规范

《中国档案分类法》（1997年版）

《中国档案主题词表》

4.2     目录加工要求

4.2.1   目录加工要尽量以原有照片档案基本目录或册内目录为基础。 

4.2.2     照片档案目录的必录项目为：题名、照片号、摄影时间、摄影者、底片号、档案馆代码。

4.2.2.1   题名。题名应简明概括、准确反映照片的基本内容，人物、时间、地点、事由等要素尽可能齐全,字数在60个字以内。

4.2.2.2     摄影者。摄影者一般填写个人，必要时可加写单位。因摄影者不清而考证出来的摄影者,加以“[ ]”号。无法考证出摄影者的，以三个“□□□”代替。

4.2.2.3    照片号。照片号结构为：全宗号—目录号—册号—张号。各号之间用“—”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、张号4位，位数不足前补“0”，如“X.Z001—001—0005—0078”。

4.2.2.4   底片号。底片号一般由全宗号、张号组成，或与照片号一致。可根据本馆的实际编制情况著录，各号之间用“—”间隔。只有照片没有底片的，在著录底片号时以“0”替之，如“000—0000”。

4.2.2.5    摄影时间。摄影时间用8位阿拉伯数字表示，即年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，月日的位数不足前补“0”。无法确定的时间亦用“0”替代。

4.2.3    照片档案目录的选择著录项目为：文字说明、分类号、主题词或关键词、类型规格、参见号、页号、图像文件、控制使用符、来源、备注等。

4.2.3.1   文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或仅对题名未及内容作出补充。其他需要说明的事项亦可在此栏表述，如照片版权、来源等。文字说明应控制在120字以内。

4.2.3.2   分类号、主题词或关键词。分类号、主题词应使用有关标准和工具进行标引，多个分类号、主题词或关键词之间用“；”间隔。

4.2.3.3   类型规格。标注照片的实际尺寸（mm×mm）。

4.2.3.4   参见号。参见号是指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。

4.2.3.5   页号。照片在照片册内的页码。

4.2.3.6   来源。用简练的文字说明照片来源，字数在20个字以内。

4.2.3.7   图像文件。用于访问扫描设备或数码设备产生的照片数字图像。图像文件应包括图像文件的路径、名称、格式三个部分。

4.2.3.8   控制使用符。需要保密、控制使用的照片档案，可用控制使用符号“*”标明。划控应依据《档案法》、《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等有关规定进行。

4.3  目录数据形成后应进行核校，尽量减少错误，保证数据质量，并注意备份数据，防止数据的意外丢失。

5.  报目工作管理 

5.1  照片档案目录数据采集软件由自治区档案局（馆）统一制作，并给予技术指导。

5.2    数据采集应使用自治区档案局（馆）提供的专用软件，如已经使用了其他档案管理软件完成了照片目录数据采集的，应先做数据转换之后，再上报数据。

5.2.1   采用GD2000档案管理系统完成的照片档案目录数据，应先使用照片档案目录数据采集软件的接收GD2000照片档案管理数据功能，转换成采集软件的数据，按4.2.2要求补齐必录项目后，再上报数据。

5.2.1.1   从GD2000转换的照片号格式为：全宗号—年度—类别—张号，由系统自动生成。转换的数据，如果类别为空，系统会将照片号中的类别以“0000”替之；张号为4位数，不足4位的由系统在其前补“0”。

5.2.1.2    GD2000照片档案管理采用的是底片号与照片号合一编制的方法，数据转换后，则形成与照片号一致的底片号。

5.2.2    采用其他档案管理软件制作完成的照片目录数据，用以交换的计算机文件是DBF或TXT格式。

5.2.2.1    使用DBF格式文件交换的，其数据库表的结构（字段名、字段顺序及字段的其它待征）应与附表一致。

5.2.2.2    使用TXT格式文件交换的，每条记录占一行，每个字段占一列。各列数据的排列顺序须与附表一致，且列与列之间用TAB分隔符分隔。

5.3    经过加密处理的数据交换文件，移交的同时应提供相应的解密手段。

5.4    经过压缩、分割处理的数据交换文件，移交的同时应提供相应的解压缩、合并手段。

6.   报目方法和要求

6.1    报送照片档案目录数据应采用光盘或磁盘等存储介质，在检查无误后，派专人传送或采用机要传递的方式邮寄。

禁止通过公共网络上报照片档案目录数据。

6.2    报送的照片档案目录数据光盘（或磁盘）必须严格包装，防止损伤，并在光盘（或磁盘）的标签上标明相应的提示信息，如档案馆名称、数据名称、照片目录数据数量、采集使用的软件等，并另附函说明。

附表：