全宗级档案目录数据采集方案

全宗级档案目录数据采集方案

为了做好广西全宗级档案目录数据采集工作，建立全宗—案卷—文件级档案目录数据库体系，加快广西档案目录中心的建设，特制定本方案。

1.工作目标

2007年建成包括全区区、市、县级档案馆在内全宗级档案目录数据库。

2.报目范围

报目范围为市、县级档案馆保存的明清、民国、新民主主义、中华人民共和国时期的档案全宗目录数据。

3.数据著录方法和要求

3.1著录项目

3.1.1必录项目

全宗名称、全宗代码、档案馆名称、档案馆代码、全宗起始时间、全宗终止时间、目录起止号、现有案卷数量、全宗主要内容。

3.1.2选择著录项目

全宗文件总数，档案排架长度，手检全引目录数量，手检案卷目录数量，手检文件目录数量，手检其他目录数量，机检案卷目录数量，机检文件目录数量，待抢救档案数量，档案移出数量，全宗构成者的机构沿革、性质和主要职能，档案整理、复制状况，档案鉴定情况，档案修裱情况，备注，填报日期，填报人。

3.1.3必录项目必须著录，选择项目可视档案具体情况选择著录。

3.2著录要求

3.2.1著录工作应依据本馆馆藏档案全宗名册、全宗卷、全宗简介以及档案管理实际情况进行著录。

3.2.2全宗号。全宗号除作为全宗属类代码的英文、汉语拼音字母等原样照录外，全宗顺序号用3位阿拉伯数字表示，位数不足前补“0”，如“J001”；全宗号的著录应与其案卷、文件级目录一致。

3.2.3全宗起始时间、全宗终止时间。该全宗最早以及最晚的档案时间。以8位阿拉伯数字录入，年度为4位数，月日各2位数，月日位数不足前补“0”。

3.2.4目录起止号。以阿拉伯数字录入，中间以“—”间隔。如“1—3”，表示该全宗编有1至3号目。如同一全宗先按档案保管期限、类别等划分并分别编目录流水号，则在目录号前标著档案保管期限、类别等，避免目录号重复。如某全宗档案编有永久1至3号目，长期1至3号目，则著录为“永久1—3、长期1—3”。

3.2.5现有案卷数量。该全宗的案卷总数，以阿拉伯数字如实录入。

3.2.6全宗文件总数。该全宗的文件数量，以阿拉伯数字如实录入。如该全宗文件目录已全部录入计算机，则以机读目录数量为准；如无法以人工清点方式确定，可为空。

3.2.7档案排架长度。该全宗档案排列的实际长度，以米为单位，以阿拉伯数字录入。

3.2.8目录数量。统计该全宗的各种检索工具数量，以阿拉伯数字录入。“手检其它目录”系指专题目录、人名索引卡片、分类目录等，录入时需在数量前标明目录类别。

3.2.9全宗主要内容。应根据全宗简介，简要地介绍该全宗档案的主要内容。项目录入字数不受限制，如需要打印全宗卡片，则字数应控制在400字以内。

3.2.10全宗构成者的机构沿革、性质和主要职能。即立档单位的简要历史。应根据全宗简介，简略说明立档单位的成立时间、地点、性质、任务与职能、隶属关系、所辖区域、内部机构设置、机构变动情况等。项目录入字数不受限制，如需要打印全宗卡片，字数应控制在200字以内。

3.2.11档案整理、复制状况。对档案整理以及为了保护原件而进行的复制工作情况进行简略的介绍。项目录入字数不受限制，如需要打印全宗卡片，字数应控制在150字以内。

3.2.12档案鉴定情况。简要说明该全宗档案开放鉴定、审批工作情况以及开放档案范围、数量。

3.2.13档案修裱情况。简要说明该全宗档案修裱计划以及已修裱、待修裱的档案数量。

3.2.14填报日期。以8位阿拉伯数字录入，年度为4位数，月日各2位数，月日位数不足前补“0”。

3.3全宗情况发生变动时，如案卷数量增加、档案移出等，应及时修改相关数据，如实反映全宗情况。

3.4档案数据形成后，必须进行核校，尽量减少错误，保证数据质量，并注意备份数据，防止数据的意外丢失。

4.报目工作管理

4.1数据采集软件由自治区档案局（馆）统一制作，并给予技术指导。

4.2数据采集应使用自治区档案局（馆）提供的专用软件，如已使用其他档案管理软件完成了数据采集的，应转换数据后再上报。

4.2.1已采用GD2000档案管理系统制作的目录数据，应使用数据采集软件进行数据接收，用采集软件对数据进行修改和完善，按要求完成必录项目的录入后，再上报数据。

4.2.2采用其他档案管理软件制作完成的目录数据，用以交换的计算机文件是DBF或TXT格式。

4.2.2.1使用DBF格式文件交换的，其数据库表的结构（字段名、字段顺序及字段的其它待征）应与附表一致。

4.2.2.2使用TXT格式文件交换的，每条记录占一行，每个字段占一列。各列数据的排列顺序须与附表一致，且列与列之间用TAB分隔符分隔。

4.3经过加密处理的数据交换文件，移交的同时应提供相应的解密手段。

4.4经过压缩、分割处理的数据交换文件，移交的同时应提供相应的解压缩、合并手段。

4.5在数据采集及上报过程中，如有不明之处，请与自治区档案局（馆）档案信息化工作处联系。

5.报目时间、方法和要求

5.1市级档案馆于2007年12月底前将完成的目录数据报送至自治区档案局（馆）档案信息化工作处。

5.2县级档案馆的目录数据由市级档案馆接收、检查后于2007年12月底前将汇总目录数据报送至自治区档案局（馆）档案信息化工作处。

5.3报送的目录数据光盘（或磁盘），可派专人或采用机要传递的方式送至自治区档案局（馆）档案信息化工作处。

5.4报送的数据光盘（或磁盘）须严格包装，防止损伤，并在光盘（或磁盘）的标签上标明相应的提示信息，如档案馆名称、目录数据数量、采集使用的软件等，并另附函说明。

5.5为了数据的安全，防止意外的失泄密，请勿通过公共网络传递档案目录数据。

点击下载：

《全宗级档案目录数据采集方案》

附表：