建国后档案案卷级目录数据采集方案

广西建国后档案案卷级目录数据采集方案

为了做好我区建国后档案案卷级目录采集工作，推进我区各级档案目录中心的建设，促进全区档案信息的交流和利用，加快我区档案信息化建设的步伐，特制定本方案。

1. 工作目标

1.1 2003 — 2006年，建设一个包括全区区、市（地）、县级档案馆在内的建国后档案案卷级目录数据库。

1.2 市（地）级档案馆2003年实现馆藏档案案卷级目录计算机检索。

1.3 县级档案馆2006年实现馆藏档案案卷级目录计算机检索。

2. 报目范围

2.1 报目范围为市（地）、县级档案馆保存的建国后档案（即1949年10月中华人民共和国成立后形成的档案）案卷级目录。

2.2 凡在国内其它档案馆及个人收藏者处获取的档案复印件，其目录均可报送，但必须在附注栏注明为“复制件”及其来源。

3. 目录加工方法和要求

3.1 目录加工使用的标准及工具

3.1.1目录制作依照以下标准：

DA/T 18—1999  《档案著录规则》

DA/T 19—1999  《档案主题标引规则》

GB/T 15418—94  《档案分类标引规则》

3.1.2《中国档案分类法》（1997版）中的《中华人民共和国档案分类表》及《中国档案主题词表》为著录标引工具。

3.1.3建国后档案案卷级目录的必录项目包括：案卷题名、责任者、年度、案卷起止时间、档号、保管期限、页数、档案馆代码、档案馆名称、控制使用符。

选择著录项目包括：分类号、主题词或关键词、附注、载体类型、缩微号等。

3.2 案卷目录的加工处理

3.2.1目录加工要尽量利用原有案卷目录基础，减少投入。

3.2.2案卷题名不能确切揭示档案内容或过于冗长，必须根据档案内容重新拟定，用简练通顺的文字，标明卷内文件的责任者、内容、文种等，字数在八十个字以内。

3.2.3责任者项必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“各市政府”、“本局”等模糊名称著录。

档案有两个以上责任者时，最多著录3个，被省略的责任者用“[等]”表示。立档单位本身是责任者的必须著录。

3.2.4需要保密、控制使用的档案，应用控制使用符号“*”或“控制”标明。档案的开放和控制划定依据为《档案法》、《档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等有关规定，

3.2.5档号应遵循唯一性原则，即同一个档案馆内全宗号不重，同一个全宗内目录号不重，同一个目录号内案卷号不重。

因历史原因形成的同一全宗内，档案按保管期限分别流水编制目录号，造成目录号重复的情况，著录时可将保管期限以“永”、“长”、“短”字标注在目录号前，如J001-永001-0001、J001-长001-0001，尽量避免重新整理档案或编目。

同一保管期限内档号编制重复，可采取在档号后标注其重复顺序号，如J001-永001-0001（1）、J001-永001-0001（2）。

3.3 计算机录入

3.3.1两个以上责任者、分类号、主题词或关键词之间用“；”间隔。

3.3.2档号结构为“全宗号-目录号-案卷号”，各号之间用“-”间隔。

除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位，位数不足前补“0”，如“J001-001-0125”。

3.3.3案卷起止时间各用8位阿拉伯数字表示，即年代4位、月份2位、日期2位，“年”、“月”、“日”省略，月日的位数不足前补“0”。无法确定的时间亦用“0”替代。

3.3.4年度项应著录档案整理排列时所划定的年度，以4位数著录，无法确定的年度以“0000”著录。

3.4 档案数据形成后，必须经过严格核校，尽量减少错误，保证数据质量，并做好数据的备份工作。

4.报目工作管理

4.1 数据采集软件由自治区档案局（馆）统一制作，并给予技术指导。

4.2 数据采集应使用自治区档案局（馆）提供的专用软件，如已经使用了其他档案管理软件完成了档案案卷级目录数据采集的，应先做数据转换，再上报数据。

采用GD2000档案管理系统入录完成的档案案卷级目录数据，应用采集软件接收GD2000数据，补充著录责任者、控制使用符、档案馆代码、档案馆名称等必录项目后上报。

采用其他档案管理软件入录完成的档案案卷级目录数据，要求转换成DBF或TXT格式。DBF格式的数据库表的结构（字段名、字段顺序及字段的其它待征）应与附表一致；TXT格式要求每条记录占一行，每个字段占一列，各列数据的排列顺序与附表一致，且列与列之间用TAB分隔符分隔。

4.3 经过加密处理的目录数据，上报的同时应提供相应的解密手段。

4.4 经过压缩、分割处理的目录数据，上报的同时应提供相应的解压缩、合并手段。

4.5 在数据采集及上报过程中，如有不明之处，请与广西壮族自治区档案局档案信息化工作处联系。

5. 报目时间、方法和要求

5.1 市（地）级档案馆负责所辖县（区）级档案馆案卷目录数据报送工作，对县（区）级档案馆的数据进行接收、检查、指导，每年12 月31日前将本级及所辖县（区）级档案馆的目录数据报送至自治区档案局馆档案信息化工作处。

5.2 报送的目录数据光盘，可派专人或采用机要传递的方式报送。

5.3 报送的数据光盘须严格包装，防止损伤，并在光盘包装盒上标明相应的提示信息，如档案馆名称、目录数据数量等，并另附函说明。

5.4 为了数据的安全，防止意外的失泄密，请勿通过公共网络传递档案目录数据。

附表：