杨冬权在中央和国家机关档案整理和数字化现场会上的讲话

在中央和国家机关档案整理和数字化现场会上的讲话

（二00八年十一月三日）

杨冬权

同志们：

　　这次会议的主要任务是，认真贯彻党的十七大和十七届三中全会精神，以科学发展观为指导，总结近两年来中央和国家机关档案工作，特别是档案数字化工作和移交进馆工作，对今后一段时间中央和国家机关档案工作进行部署。

　　这次会议的一项内容是参观中国科学院机关档案整理与数字化工作。中国科学院机关档案整理与数字化项目引入了项目管理的理念，设计制作了详细明晰的项目流程单，对各个环节严格把关，使各个环节都可进行“回溯性检查”，通过项目流程的全程介入管理和全面细节管理，确保了项目的质量，体现了中国科学院档案部门的同志们严谨认真的工作作风和工作态度。通过档案整理和数字化工作，不仅使中国科学院的档案符合向中央档案馆移交的标准，同时也对中国科学院机关的档案作了一次彻底清理和全面整理，使中国科学院机关档案管理开始从手工管理向信息化、数字化管理转变，既保护了档案实体，又方便了今后的开发和利用，全面提升了机关档案工作的业务水平，开创了机关档案工作新的局面。我们相关单位从这里学习取经后，回去也能像中国科学院这样，积极地开展机关档案的数字化工作，并规范地、细致地做好这项工作，确保数字化质量，从而尽快地以数字化为龙头，全面提升本机关的档案工作水平和信息化水平。

　　利用这次请大家来观摩学习的机会，我想就最近一个时期，中央和国家机关档案部门应该着重注意和加强的几项工作，讲一些意见。

　　第一，要结合实际，深入学习实践科学发展观，理清机关档案工作的发展思路。

当前，各中央和国家机关正在开展深入学习实践科学发展观活动。科学发展观是马克思主义中国化的最新成果，是解决我国当代经济和社会发展中各种问题的总钥匙，是指导当前和今后我国实现经济和社会健康、平稳、持续、协调发展的指路灯。科学发展观是指导全党全国各项工作的战略思想，对全党全国的各项工作都有重要而巨大的指导作用。机关档案工作的发展，也离不开科学发展观的指导。中央和国家机关档案部门一定要结合自身实际，认真开展学习实践活动，找准自身存在的主要问题，理清自己的工作思路，完善本单位的档案工作机制，促进本单位档案工作再上新的台阶。

　　国家档案局在开展这次活动时，我们考虑，在档案工作中学习实践科学发展观，归根到底，是要解决两个问题，一是档案工作怎样为科学发展服务，二是档案事业自身怎样科学发展。因此，我局的学习实践活动确定以这“两个怎样”为主题，开展学习调研、检查分析和整改落实。最近，我局还向各中央和国家机关档案部门发出征求意见函，征求在这“两个怎样”方面大家的意见和建议。希望大家认真地、积极地为档案工作服务于各项事业的科学发展、档案事业自身的科学发展献计献策，对国家档案局的工作提出意见和建议，帮助我们找准存在的问题，理清发展的思路，健全发展的体制与机制。

　　在机关档案工作中学习实践科学发展观，最核心的是要以人为本，把以人为本贯穿于机关档案工作的各个环节。在机关档案立卷工作中，要扭转传统的看重事务类档案、资产类档案而忽视涉及人的档案的观念，以及看重著名人物档案而忽视普通人物档案的观念，树立“人的档案最重要”的观念，把涉及人的档案收集归档齐全，并适当延长其保管期限。在机关档案管理中，要扭转传统的重文书档案，轻专业档案的观念，改变机关档案部门只管文书档案不管专业档案的做法，把文书档案和专业档案同样重视起来，同样按照统一的规章制度有效地管理和利用起来。在机关档案的整理和数字化中，要重视把涉及人的档案、涉及民生的档案优先进行整理、优先进行数字化，以保证这些档案随时为人民群众提供利用。在机关档案利用工作中，要把为人民群众提供利用档案提上议事日程，不但要及时把本机关当前形成的政府公开信息通过各种方法提供人民群众利用，而且要尽快把本机关过去形成的特别是人民群众需要利用的可公开档案信息，也通过各种方法提供人民群众利用。在机关档案移交工作中，要注意把涉及本机关所有职工、涉及广大人民群众的档案，列入向档案馆移交的范围，及时地把这些档案移交中央档案馆。总之，在机关档案工作的各个环节，要重视人的因素，注意提高人的素质，调动人的积极性，发挥人的作用。

　　在机关档案工作中学习实践科学发展观，最根本的是要用统筹兼顾的方法，处理好机关档案工作中存在的各方面问题。例如：要处理好档案安全与提供利用的关系，始终把档案安全放在首位，在确保档案安全的前提下提供档案利用，在档案提供利用中始终注意确保档案安全；要处理好传统档案管理与电子档案管理的关系，既管好传统载体的档案，又管好电子载体的档案，确保电子档案归档齐全，内容不被篡改、不被窃密，可以长期保存和识读，有效得到利用；要处理好保管和利用的关系，不但要收集、整理、保管好机关档案，还要为机关领导决策、机关工作查考、机关人员维权服务，充分发挥档案对本机关的各方面作用；要处理好机关和社会的关系，不但重视机关档案对本机关的价值和作用，把本机关档案收全、管好、用好，而且重视机关档案对国家档案资源积累、国家文化建设、国家软实力提升的价值和作用，积极向中央档案馆移交档案。

　　第二，要抓紧编制本机关文件归档范围和保管期限表，夯实机关档案工作基础。

2006年12月18日，国家档案局发布《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，要求中央和国家机关按照这一文件精神，尽快编制本机关文件归档范围和保管期限表，并报国家档案局审批。为做好这项工作，国家档案局又于2007年3月印发了《关于做好〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉宣传贯彻工作的通知》。按照《通知》的有关要求，各中央和国家机关应在2008年底之前完成本机关文件归档范围和保管期限表的编制及审批工作。但由于今年国务院机构改革和各机关重新核定“三定方案”，一些机构重新调整，一些机关内部机构的职能重新划分，影响了部分机关的编制工作，推进速度不如预期。目前，已有全国政协、最高人民法院、中央组织部、中央宣传部、中央统战部、中央外宣办、人民日报社、国办秘书局、教育部、科技部、公安部、人口计生委、人民银行、海关总署、国家质监总局、税务总局、广电总局、新华社、中科院、社科院、气象局、银监会、证监会、保监会、自然科学基金会、烟草局、测绘局、邮政局、外汇局、外文局、交通银行、全国妇联、中国民主建国会等近50个单位完成了本机关文件归档范围和保管期限表的报送、审批工作，约占中央和国家机关数量的三分之一。目前，国务院机构调整和各机关重新核定“三定方案”工作基本结束，还没有完成编制工作的单位，要抓紧做好工作。

　　一是要高度重视。中央和国家机关编制本机关文件归档范围和保管期限表，是贯彻落实《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的客观要求。《规定》是一部部门行政规章，具有法规效力，每一个机关的档案工作都应该遵守。大家知道，机关档案工作是国家档案事业的基础，而文件归档范围和保管期限表是机关档案工作和国家档案事业的基础，因为归档范围决定着文件能不能变成机关档案，决定着文件是存是毁；保管期限决定着档案的寿命和去向，保管期限短的寿命就短，就进入不了国家永久性的档案资源体系，就不能长久地被社会所利用。所以，制定机关文件归档范围和保管期限表是机关档案工作乃至整个档案事业的根本。这件事不做好，机关档案工作就没有做到点子上，就没有抓住根本和要害，要想做好机关档案工作，那将是徒劳的。这个根本抓住了，机关档案工作和国家档案事业的根基就牢靠了；反之，基础不牢，地动山摇。各中央和国家机关应该高度重视这项工作的重要性，把这件事当作机关档案工作的基础性工作、根本性工作、决定性工作来重视，当作头等大事来抓。严格按照《规定》的精神，从思想上、行动上增强贯彻落实《规定》的主动性和自觉性，克服编制工作中的畏难情绪，切实把机关文件归档范围和保管期限表的编制工作作为加强机关档案基础业务建设的重要方面来抓，作为加强国家档案资源建设的重要举措来抓。

　　二是要抓紧工作。这次机关文件归档范围和保管期限表的编制工作不同于以往的编制方法，编制工作要求做细、做深、做实，以便使各机关编制的文件归档范围和保管期限表具有较强的针对性和可操作性。做好这项工作，需要机关各内部职能部门的密切协调与配合，需要档案部门工作人员认真调查、仔细研究。一个机关的文件归档范围和保管期限表，从编制到审批，需要方方面面、上上下下征求意见，需要反复进行修改，耗时比较长。因此，完成编制与审批工作需要相对较长的工作周期。这项工作时间紧、任务急、工作量大，各机关要精心组织，周密安排，宜早不宜迟。有关中央和国家机关档案部门要积极行动起来，把责任落实到人，由资深和骨干人员承担编制工作，并把已经编制好的单位的文件归档范围和保管期限表借鉴来作为参考，抓紧编制本机关文件归档范围和保管期限表，务必于2009年年底前完成。国家档案局将在适当时候就此发出通报。

　　三是要确保质量。各机关要以《规定》为依据，按照国家档案局《关于做好〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉宣传贯彻工作的通知》的有关要求，特别要结合落实今年1月全国档案工作暨表彰先进会议部署的建立“两个体系”的要求，结合本机关实际，认真把好编制本机关文件归档范围和保管期限表的质量关。编制体例要遵循国家档案局的有关要求，做到排列有序、层次分明，内容表述力求言简意赅，保管期限划分准确。各机关在编制工作中如遇到问题，请随时与我局有关业务部门联系。我们将认真研究编制工作中遇到的问题、难点及特殊情况，共商合理的解决方案，确保编制工作质量，使各机关编制的本机关文件归档范围和保管期限表既符合《规定》的要求，又符合本机关实际。

　　各中央和国家机关报送我局审批的文件归档范围和保管期限表，我是十分重视的，工作再忙，我也都逐条推敲，并提出修改意见。我在看的过程中，重点注意两类文件的两个方面。两类文件一是指涉及到人的文件，二是指属于履行本机关主要职能的文件。两个方面一是看这些文件是否归档齐全了，二是看这些文件的保管期限是否够长了。我提出的修改意见也都集中在这两类文件的两个方面。因此，我提请今后各单位在编制工作中，无论是具体编制人员，还是审核人员，也更加重点地注意这两类文件的两个方面，确保把涉及到人的文件，涉及到本机关主要职能的文件归档齐全并适当延长其保管期限，从而使机关档案全面反映本机关的各项主要职能，既能满足机关各项工作的利用需要，又能满足人民群众的利用需要；既能满足当前的利用需要，又能满足长远的利用需要。

　　第三，要全面提高中央和国家机关档案整理质量，促进档案基础业务建设。

　　为切实加强中央和国家机关档案基础业务建设，确保机关年度归档文件及时归档和整理，提高机关档案整理质量，2006年8月，国家档案局印发了《关于在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动的通知》，确定对机关年度档案整理质量进行专项检查。在中央和国家机关开展这项活动，是新形势下加强国家档案资源建设，促进机关档案基础业务建设的一项重要举措。《通知》下发后，各中央和国家机关高度重视，加强领导，积极响应，对照国家有关机关档案工作的法规规章、标准要求，对本机关年度归档文件材料进行了认真细致的收集和整理，国家档案局会同有关机关组成检查小组对年度档案整理工作进行了质量检查。到目前为止，已有80多个机关单位接受了检查。从检查情况来看，绝大多数机关档案整理质量基本符合标准和要求。在2007年度受检单位中，最高人民法院、中央警卫局、中央统战部、中央政法委、中央编译局、求是杂志社、国家民委、民政部、司法部、铁道部、水利部、商务部、新闻出版总署、体育总局、安全监管总局、林业局、知识产权局、新华社、自然科学基金会、粮食局、红十字总会等单位的档案整理规范有序，质量较好。今后，国家档案局将继续在中央和国家机关开展年度档案整理质量检查活动，并将加大检查的力度。对这项工作，各单位主要应注意三点：

　　一是要明确内容。根据《通知》的要求，国家档案局当年检查的是各机关完成上一年度文书、科技、电子、会计、声像、照片等档案的收集整理情况。在检查过程中，不只是检查单一门类档案整理质量，而是多门类档案整理质量，不只是检查单一门类档案的管理，而是注重本机关档案的综合管理。这就要求各机关档案部门真正履行《机关档案工作条例》赋予机关档案部门的职责，统一管理本机关全部档案，避免一个机关多种门类档案多头管理、各自为政的现象。

　　二是要认真对待。国家档案局每年从10月份开始对部分中央和国家机关开展年度档案整理质量检查，受检机关的名单当年上半年以书面形式通知各机关档案部门。各机关档案部门负责人要及时向单位领导汇报，并对上一年度档案整理情况展开自查并写出自查报告。国家档案局根据各机关自查报告，组织检查小组对机关年度档案整理情况进行抽查。受检机关无特殊原因，不得将当年检查延后到下一年度。从这两年检查情况来看，少数单位因未完成年度档案整理而两次延后，对检查工作产生一定影响。各机关要高度重视年度档案整理质量检查活动，国家档案局将会在每年年底将当年档案整理质量检查情况向各中央和国家机关通报。

　　三是要积极整改。对档案整理质量检查过程中发现的问题，各受检单位要认真研究，提出切实可行的解决方案，积极整改，不要检查一过就万事大吉。档案整理是一件细致繁琐的工作，往往其中一个环节出问题，就会产生牵一发而动全身的后果。有的机关档案整理质量较差，发现的问题较多，返工整理的工作量就相对较大，但不论困难有多大，整改工作必须在规定的时间内完成，否则，问题就会越积越多，积重难返。国家档案局将对整改工作任务较重的单位进行复检，确保年度档案整理质量检查活动扎实推进，使档案整理质量达到标准化、规范化要求。

　　第四，要积极协助做好政府信息公开工作，切实为广大人民群众服务。

为落实《中华人民共和国政府信息公开条例》，推进国务院各机关政府公开信息集中向社会提供利用，方便公民、法人和其他组织依法获取政府公开信息，维护其合法权益，今年5月，国家档案局中央档案馆按照《条例》要求，在北京市宣武区永安路106号建立了中央国家机关政府公开信息查阅中心，作为国务院各部委政府公开信息集中查阅的场所，负责汇集和提供国务院各部委政府公开信息，并配备相应的设施、设备，为公民、法人和其他组织获取政府公开信息提供阅览、抄录、打印、复印等服务。建立中央国家机关政府公开信息查阅中心是落实《政府信息公开条例》的具体举措。这一中心的建立，为人民群众开辟了了解党和国家方针政策的场所，提供了维护他们自身合法权益的依据，搭建了帮助群众解决实际问题、化解矛盾的平台，为国家档案资源建设和档案信息开发利用注入了新的活力。建立中央国家机关政府公开信息查阅中心是国家档案局中央档案馆与国务院各部委档案部门的共同任务，是为人民群众服务、为党和政府中心工作服务的一项重大举措，也是一项重要成果。为进一步做好《政府信息公开条例》的贯彻落实工作，国务院各部委档案部门要从以下两方面入手，协助做好政府信息公开工作。

　　一是要积极主动地为本机关政府信息公开机构做好档案提供利用服务。对于近年来各机关产生的文件要进行认真梳理，主动提供给本机关政府信息公开机构进行审查，确保应公开的政府信息得到及时、准确、全面的公开。国务院各部委政府信息公开工作是否及时准确，是否全面细致，直接关系到查阅中心的工作质量和利用效果。因为查阅中心的公开信息是按国务院办公厅的要求，通过互联网与国务院各部委政府网站建立链接而获取的。

　　二是要及时将本机关的政府公开信息提供给查阅中心。查阅中心及时、全面汇集国务院各部委的政府公开信息，才能方便公民、法人和其他组织依法获取，使查阅中心真正成为国务院各部委政府公开信息的集中查阅场所，并有效发挥作用。目前的主要问题是，查阅中心收到的政府公开信息不全、一些机关没有及时上载，一些机关信息更新不及时，国务院办公厅秘书局的同志已到中央国家机关政府公开信息查阅中心做了调研，下一步，我们将把有关情况向国办汇报，并以适当形式通报。希望各有关档案部门积极协助本单位有关部门，把本单位的政府公开信息及时、全面地提供给查阅中心。

　　第五，要积极有效地开展档案数字化工作，提高档案管理水平和服务能力。

当前，随着信息技术和网络技术在档案工作领域的广泛应用，中央和国家机关档案信息化工作稳步推进。一些机关在提高办公信息化水平的同时，实施档案管理与办公自动化无缝链接，实现文档一体化管理。一些机关将档案信息化系统纳入机关办公自动化总体布局中，实现了对电子文件生成、运转、归档、管理、利用、迁移或销毁等整个生命周期的全方位控制。一些机关按照《纸质档案数字化技术规范》对本单位档案全部或部分地进行了数字化，同时还对其他类型档案和不立卷档案数字化问题进行研究，为高效、便捷地管理与开发利用档案信息资源奠定了良好的基础。在向中央档案馆移交档案的单位中，有三分之一以上的单位进行了档案数字化工作。但是，随着档案数字化和已数字化电子版档案数据移交工作的开展，一些问题也随之出现。主要表现为：一是缺乏标准化的规范体系。各级机关档案数字化建设的环境和目的不同，采用的方式也不尽相同，形成的电子版档案数据类型格式各异，不利于数据的移交和整合，影响档案信息资源的共享。二是片面追求档案原文的数字化，忽视档案目录数据库的建设，直接影响了已数字化档案的管理和利用。三是有些档案数据扫描不够完整，影响到对档案信息的全面管理与开发。四是对档案数字化加工的关键技术问题、数字化加工中的档案信息安全和保密技术问题、数字化档案信息如何应用于本单位的办公自动化系统等问题研究不够，管理错位。这些都需要认真加以研究解决，以确保档案数字化工作的顺利开展。目前主要应注意以下几点：

　　一是要提高认识，积极推进。在当今社会发展节奏越来越快、信息公开程度越来越高的形势下，档案利用的时效越来越快，利用的范围和对象也越来越广。档案数字化工作促进了档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变，由传统利用模式向现代利用模式转变，不但可以便捷全面地提供档案信息，而且可以有效地保护档案原件，确保档案实体安全；不但可以促进档案在机关利用，而且可以促进档案向社会提供利用，更充分地发挥档案信息资源的价值。因此，我们应该积极开展，大力推进，以此为抓手，全面提升机关档案工作的水平。

　　二是要统筹规划。数字化工作需要耗费大量的人力、物力，如果建设不当，不仅达不到预期效果，而且会造成巨大的浪费，还会出现档案实体和信息的安全等一系列隐忧。对此，数字化建设必须在档案信息化建设方针指导下有计划、有步骤地进行，统筹协调好档案信息的数字化工作。

　　三是要加强基础工作和全程控制，保证档案数字化质量。档案数字化工作中无论建立档案目录数据库、进行档案原文扫描，还是数据检索，提供利用，都离不开数字化前处理的分类、整理、著录、鉴定等各项基础工作。数字化工作流程复杂，任何一个环节出现差错，都将影响整个数字化工作的质量。因此，要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查，加强数据的全方位质量控制，对全过程进行管理，保证档案数字化的质量。

　　四是要建立档案数字信息安全保障体系。数字化档案信息的安全保障工作，不能完全照搬传统档案的安全管理模式，必须着重加强主机安全、网络安全、数据库安全等方面的工作，配备必要的软硬件设施，建立健全信息安全管理制度。同时要加强对数字化加工人员的安全管理和教育，以完备的防范体系来保证档案数字化工作各个环节万无一失。

　　五是要规范电子版档案数据，保证移交质量。中央档案馆为了统一标准，有效整合各部门移交的电子版档案数据，制定了《中央档案馆电子版档案数据接收规范及要求》。今后移交进馆电子版档案数据要严格按此规范执行。这个规范保证了档案数据与档案实体的一致性，移交进馆的档案数据具有通用性和易迁移的特点，在此基础上才能对移交的电子版档案数据进行有效整合，有利于档案信息资源的开发利用，也为各单位在中央档案馆建立了一套基础数据的备份，并可保证各单位数据的查询和迁移。此前中央档案馆接收的一些单位的电子版档案数据，由于存在格式不统一等问题，现在无法使用，下一步还需要到有关单位进行相关数据的拷贝，希望有关单位予以大力支持。

　　档案数字化建设是一项复杂的系统工程，牵涉到法规、政策、管理、技术等方方面面，许多问题需要深入探索研究。我们必须抓住国家信息化建设和加强信息资源开发利用的契机，创新工作机制，稳步加快档案数字化建设的步伐，充分发挥档案信息资源的作用，推动档案事业的发展。

　　第六，要努力加快档案移交工作步伐，全面加强国家档案资源建设。

　　为做好中央和国家机关向中央档案馆移交档案工作，国家档案局中央档案馆于2001年下发了《2001年—2010年中央、国家机关向中央档案馆移交档案时间安排》，要在此期间接收100余个中央和国家机关1980年前形成的档案。从2001年至2008年9月，已有70个单位向中央档案馆移交了约50万卷档案及相关档案数字化加工电子数据、资料、照片、光盘、实物等，其中17个未列入移交安排表中的单位也向中央档案馆移交了档案。

　　依法向中央档案馆移交档案，是中央和国家机关的一项重要职责和任务。做好这项工作，对加强国家档案资源建设，确保中央和国家机关档案的完整与安全，为党和国家工作大局服务，具有十分重要的意义。

　　几年来中央和国家机关档案移交工作取得了很大成绩，主要体现在：

　　（一）统一思想，周密部署。各有关单位认真贯彻《档案法》、《档案法实施办法》和王刚同志关于档案移交工作的讲话与批示精神，许多单位的领导亲自组织召开工作会议，听取有关档案移交专项工作汇报，做出重要指示，要求把档案移交工作纳入领导议事日程，作为一项重要工作列入工作计划，提前做好准备。同时成立档案移交工作领导小组、档案鉴定工作领导小组，研究并切实帮助档案部门解决移交工作中遇到的困难和问题，把移交工作作为本单位的一件大事来抓，从人、财、物各方面给予极大支持。许多单位为此更新了档案部门的相关设备，为档案顺利移交提供了有力保障。

　　（二）严格管理，扎实工作。各单位档案部门制定了相应的规章制度，组织参与档案整理、移交工作人员认真学习相关标准和要求，为移交档案的鉴定、整理工作打下良好的基础。有关部门为保证档案按时移交，对需要移交的档案进行全面的清点和数量统计，核算所需工作时间，制定了详细周密的工作方案、工作流程和计划，明确了职责和任务，对档案整理的各个环节进行严格的监控，保证了档案移交准备工作的有序进行。按照《中央、国家机关向中央档案馆移交档案质量检查内容和评分标准》对移交档案进行鉴定、整理，努力做到全宗划分清楚、分类科学合理、文件材料齐全完整、案卷质量符合要求、检索工具方便实用。根据《评分标准》进行评分，2007年以来移交的档案基本上都能达到94分以上。

　　（三）结合实际，提前移交。在领导的重视、支持和档案工作人员的努力下，有些单位将档案提前两年或一年移交，如发展改革委、侨办、测绘局、劳动社会保障部（现人力资源社会保障部）。有些单位在完成1980年以前档案移交的同时，还将所移交档案的年份向后延长，将1980年以后的档案也移交给中央档案馆，如：中国兵器工业集团公司、中国航空集团公司、全国工商联、工业和信息化部（电子部）移交到1982年；中央机构编制委员会办公室移交到1987年；中国石油天然气集团公司、求是杂志社、中国核工业集团公司、中国航天科技集团公司、劳动社会保障部（现人力资源社会保障部）移交到1988年；中联部、测绘局移交到1989年；文物局、工商总局移交到1990年；中国国际工程咨询公司移交到1992年；发展改革委、中国船舶重工集团公司移交到1993年；科技部科技成果档案、中国船舶重工集团（保存的原第六机械工业部档案）移交到1999年；中直机关工委、毛主席纪念堂管理局、中办机要交通局移交到2000年。

　　（四）加强鉴定，确保安全。一些单位在档案整理移交过程中，重视档案的鉴定工作，专门成立鉴定工作领导小组，对移交的涉密档案，特别是绝密档案，按照《保密法》的有关规定，进行特殊标注，并在档案移交说明中将涉密档案重点说明（如侨办、测绘局、工业和信息化部），使中央档案馆在利用工作中能与档案移交单位及时进行沟通与协商，既便于档案的保管和提供利用，又保证了档案信息的安全。

　　为保证档案整理移交质量，根据已向中央档案馆移交档案工作情况，特别是存在的问题，在这里着重强调以下几点：

　　一是要摸清家底，收集齐全。摸清家底，做到心中有数，使待移交档案齐全完整，是移交工作的前提。各单位在移交工作启动之初，应彻底了解本单位档案特别是应移交档案的数量、保管期限、整理状况，将各种载体（包括纸质、音像、照片、磁介质等）的档案及相关资料收集齐全。为保证全宗内档案的完整齐全，应将本机关各部门外借的档案全部收回。需要特别指出的是，个别单位为了某种需要，把应当移交的档案抽出，有的甚至把本机关的档案原件交给了其他部门，人为地割裂了档案的完整性。这是《档案法》、《档案法实施办法》都不许可的。

　　二是加强沟通，密切配合。为保证档案整理和移交工作顺利进行，共同做好这方面工作，各有关单位在拟移交档案开始整理前，请及时与中央档案馆联系，双方充分沟通，依据档案整理进馆标准和档案移交单位的实际情况，共同协商制定档案整理移交方案。我们将密切配合，随时与相关单位协商解决整理过程中出现的问题，对整理后的档案质量进行检查，确保档案的整理质量。

　　三是全程监控，确保质量与安全。全程参与和严格管理，是确保档案整理移交质量和安全的关键。移交单位如能安排由本单位档案人员进行整理是最理想的，但如果因各种情况而由外单位人员参与整理或其他相关工作的，移交单位要指定本机关档案人员参加到档案整理工作的全过程中，进行严格的管理与监控，保证整理质量，防止出现档案被毁及失泄密问题。

　　四是充分重视，按期移交。依法移交档案是中央和国家机关档案工作的一项重要职能和任务。按照十年移交计划，2007年以前应移交档案的单位目前还有一些单位因各种原因未将档案移交到中央档案馆，有个别单位只移交了部分档案，有些单位移交期限已到，但还未将档案移交工作列入计划。希望各移交单位尽早规划，严格按照移交档案时间安排，在规定的时限内，保质保量地完成档案移交工作。

　　同志们，中央和国家机关档案工作地位重要，责任重大，使命崇高。让我们紧密团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，深入贯彻落实科学发展观，勇于创新，开拓进取，扎实工作，为把中央和国家机关档案工作不断推向前进而共同奋斗。