引入“成本理论” 提升创新能力 长春市档案信息化建设独辟蹊径

长春市档案局馆把信息化建设作为提升创新能力的重要手段,贯穿于科学发展全过程。在机制建设上,长春市档案局馆制定了《档案信息化建设发展规划及实施方案》，对档案信息化建设中远期发展提出了总体规划和实施方案，先后争取财政投入资金400多万元，使市档案馆的网络基础设施形成规模，为档案信息化深入发展奠定了物质基础。

　　长春市档案局馆在实践中将经济学中的“成本理论”及“优化理论”大胆引入到档案信息化建设之中，采取了“三个优先”的筛选方法（即按档案利用年代、全宗、内容多少依次排序优先筛选数字化档案的方法），优选17个全宗1970年以来的档案3个全宗全部档案和工人调配证专题档案进行了档案信息化处理，以现有档案数字化最大生产能力满足利用档案信息的需求，使经济成本和时间成本尽可能降到最低。目前，全文数字化约占馆藏全部档案的10％，但利用数字化档案打印件却占利用总量的90％。长春市这种优化模式为档案信息化建设探索出一条科学理性之路，既节约了大量的建设经费，又使档案得到有效利用和保护。

　　开展档案信息化建设必须将“科研”作为先导。长春市档案局馆与中国人民大学信息资源管理学院合作科技攻关，实施“强强携手攻关、理论与实践互动、管理与技术并举”双赢策略。从专题数据库建设、档案鉴定利用、档案网站公开馆藏政府信息、馆室共建共享、档案数字化数学模型、档案数字化方案6个单项进行科研攻关。其中承担的国家档案局重点项目《馆藏档案鉴定、筛选、数字化及利用网络技术实现法律效力的应用研究》和《档案数字化方案研究》，被国家档案局科研成果鉴定委员会称之为“低成本高效率高效益”的长春模式。

　　长春市档案馆馆长梁伟2007年在韩国首尔召开的中韩电子档案发展方向研讨会上作了《电子档案长久保存与利用》专题报告，2008年在台北海峡两岸档案暨微缩学术交流会上，作了题为《档案数字化与档案信息共享的优化途径》的发言。同年，市馆信息化技术总负责人李学广应邀在数字信息长期维护与保存中美论坛上发表《档案数字化生产与数字化档案利用》案例报告，这标志长春市档案馆信息化科研成果已走上国际交流的大舞台。

　　近期，长春市档案局馆明确提出了建立“长春市民生档案数据库体系”的工作目标和任务，提速民生档案资源的整合与开发。目前互联网、政务网和局域网三网建设并举，馆藏档案数字化与室藏文档电子化工作统筹兼顾，协调发展。已建立和完善了农转非、涉外婚姻登记、收养子女、大中专毕业生报到、复转军人安置、公务员录用、干部任免等多个民生档案数据库，总数据量达到159万余条。借助档案信息化的科技手段，一个最大限度覆盖“人”的档案数据库体系日渐形成。长春档案信息资源网上提供的档案信息，由于综合利用CA证书、电子签章等技术，已成功实现真实性档案信息远程共享。长春市档案局与市民政局联合印发了《关于开展档案信息进社区活动的通知》，并加以指导，完成了社区与“长春档案资源网”的链接，普通百姓在社区内通过互联网既可以查询档案信息及现行文件，又可以欣赏网上档案展览。

　　目前，长春市档案局馆局域网内基本实现了计算机检索替代手工目录检索，查阅数字化档案替代查阅纸质档案，网络打印档案替代手工复印档案。