国际档案理事会项目委员会（2010-2012年）会议概要

国际档案理事会项目委员会（2010-2012年）会议概要 

    2011年3月22-28日，国际档案理事会（ICA）项目委员会（2010-2012年）工作会议在哥斯达黎加首都圣何塞召开。

    本次会议在哥斯达黎加大学举行，8名项目委员会成员和1名观察员参加了23日至24日的工作会议以及25日的报告会和参观活动。ICA主管项目委员会的副主席贝拉多先生（美国）、ICA项目管理官员马丁内兹女士（法国）、ICA负责2012年大会的副主席肯纳女士（澳大利亚），以及分别来自联合国教科文组织、中国、波多黎各、瑞典、美国和加拿大的委员参加了会议。苏格兰、澳大利亚和意大利的3位委员先后通过网络视频参加了24日的会议讨论。

    会议得到了哥斯达黎加国家档案馆和哥斯达黎加大学的积极支持。23日晚，哥大校务委员会（由各院系主任和学区公众代表组成）10余位成员与会议代表举行了一个小时的见面会。会议前一天，与会委员们应邀参观了哥斯达黎加国家档案馆。会议结束后，项目委员会还与哥斯达黎加大学档案系共同举办了题为“21世纪的专业能力建设：ICA的贡献”的报告会，贝拉多先生等3位委员向当地的近70名档案管理者以及档案系的教师和学生介绍了ICA的战略方向、项目研发及管理工作。

    本次项目委员会主要讨论了11项议题，主要内容包括：

    1. 总结了上次奥斯陆会议之后委员会的工作，对上次会上确定的18项任务的执行和完成情况逐一检查和评估。总体来说情况良好，完成了13项任务。存在的主要问题是沟通，秘书处难以与一些项目负责人取得联系。

    2.讨论了ICA项目成果的保护问题。令大家感到满意的是，在本委员会的建议和努力下，以与中国人民大学出版社签订《国际档案理事会电子环境下文件管理功能要求》（中文版）出版合同为契机，促成了ICA出版物版权政策的出台。今后，ICA将积极主张和保护其出版物的版权，不再向所有人免费提供和分享专业研究成果，ICA网站的资源分享版块已设置了访问权限，只有会员通过各自的口令才能进入这些网页。

    3. 根据实际情况，对“项目”进行了重新界定，不再硬性要求项目必须是具体的新产品（出版物、研究报告等），那些有助于推广和实施ICA业务标准和主要科研成果的活动（比如培训会、翻译工作等）也可被视为“项目”。

    4. 对“ICA项目委员会签署和资助项目审核标准”进行了大幅度的修改和完善，并一致通过了新的标准文本。

5.对委员会收到的15个新的立项申请进行评估和审议，确定是否提供资助、资助多少，以及在不资助的情况下是否给予签署。这些立项申请主要来自ICA业务处、地区分会以及拉美、非洲和欧洲地区一些国家的大学、档案机构或档案工作者协会，课题内容包括ICA电子文件管理功能需求标准的实施指南和培训教材，教区档案的利用，拉丁美洲档案鉴定方法，巴尔干地区国家档案专家网（旨在探讨如何向在校学生推介档案），文件管理者书架、“保管者工作台”（由美国加州大学开发的一个开放源前置工具，用以支持数字资料的鉴定与处理）在档案部门的应用，AtoM（ICA开发的记忆获取软件）培训，服务于良政的文件管理工具箱（阿拉伯文和法文翻译），公证档案的管理、保护及利用，核心文件管理办法（西班牙文翻译），灾害处理中心等课题。最终有10个项目获得签署和资助，3个项目得到有条件的签署和资助，1个项目得到签署，1个项目将移交给国际档案发展基金。

    项目委员会还决定，为了减轻秘书处的负担，今后每年只在年初发布1次立项申请通知，原则上也只接受1轮立项申请。

    6.审议了委员会2010年预算执行情况。根据审计规定，当年没有用完的经费将不能保留到次年，因此，2010年剩余的2.3882万欧元项目经费已交回ICA，但这些钱仍将用于支持ICA的重点计划和项目。

    7. ICA执行委员会去年通过了项目委员会提出的“ICA青年/新入行专业人员计划”，该计划旨在帮助青年档案工作者（30岁以下）以及档案新人提高业务能力，鼓励和赞助他们进行科研活动、参加专业会议以及开展国际交流。该计划目前有3项主要活动：1）快速报道员（记者）项目：每年资助6-8名青年档案人员参加1-2个ICA会议，由他们担任会议记者，报道会议消息。2）辅导员计划：鼓励资深档案工作者为档案界的年轻人和新人提供帮助，分享他们的经验。3）项目委员会每年拨出5000欧元，奖励青年档案人员申请的项目。

    本次会议对快速报道员在奥斯陆圆桌会议上的表现给予了肯定，并审议了今年由青年专业人员提出的4个项目申请，决定对其中的“企业档案立法：一项国际调查”项目给予资助。

    8. 鉴于近几年的立项申请只有很少一部分涉及ICA战略方向第2个目标领域（影响新技术的引入和应用），项目委员会主席草拟了一份“ICA数字文件管理及长期保管计划”，其范围包括可信数字存储（仓储）、电子文件管理、档案处理工具等。会议对这个计划进行了讨论，并决定开展下列工作活动：

    ● 定期在ICA网站上刊登会议信息，简要报道会议内容和成果；

    ● 派一名ICA专家参加这个领域最重要的会议，特别是那些可能影响档案专业的相关行业的会议；

    ● 保持项目委员会与ISO技术委员会档案与文件管理分委员会的联系；

    ● 对已建立了可信数字存储（仓储）或正在进行此项目研究的组织进行问卷调查；如有可能，请他们分享这方面的经验和教训；

    ● 针对《ICA电子环境下文件管理的功能要求》和《ICA记忆获取应用软件》的采用和实施情况，项目委员会将发出一个特别立项通知；

    ● 支持最佳实践和标准委员会有关长期保存方面的科研工作。

    9. 经过充分讨论，提出了项目委员会希望在今后2年或3年内实现的目标，具体如下：

    （1）项目管理

    ● 截至2012年8月，80%获得项目委员会资助或签署的项目顺利完成或按计划进行；

    ● 确保项目委员会的拨款得到合理使用；

    ● 鼓励和支持ICA战略目标（二下）的项目。

    （2）成果的传播和使用

    ● 由项目委员会资助或签署的至少5个项目成果得到会员的充分了解和利用；

    ●《ICA电子环境下文件管理的功能要求》被翻译成ICA的主要工作语言，并至少在一个环境下得到实施；筹办一系列的实施培训会议；

    ● 让所有地区分会更加清楚ICA的业务计划；

    ● 为执行委员会通过的“术语工具”计划提供有效的监督；

    ● 为正在草拟的“利用原则”提供有效的监督。

    （3）ICA特别计划的推进

    ——服务于良政的文件管理工具箱计划：

    ● 翻译成更多文字并在所有地区分会推广它的使用；

    ● 与ICA的合作伙伴一道，促进它的使用。

    ——防灾计划：

    ● 向各地区分会提供应急管理培训机会；

    ● 与ICA合作伙伴一道应对各地发生的灾害；

    ● 与ICA合作伙伴一道创建流动处理中心。

    10. 肯纳女士介绍了2012年国际档案大会的筹备情况，汇报了几个重要的时间：2011年6月-11月：征集会议报告；2011年8月：会议早注册开始；2012年4月：会议早注册结束（之后注册的将付更高的注册费）；2012年8月20-25日：大会组委会目前仍在寻找和联系大会主旨报告人，希望能够邀请到国际重量级人物）。

    11.马丁内兹女士通报了今年国际档案圆桌会议的初步议程。会议将于10月25-28日在西班牙托莱多召开，主题是“数字世界里档案生命的保护：21世纪的档案保管”，将有两位来自中国的报告人在会上发言。