广西电子文件（档案）数据光盘管理著录规则

发布时间：2015-01-08 16:50:00来源(作者)：自治区档案局　

关于印发《广西壮族自治区电子文件（档案）
数据光盘管理著录规则（试行）》的通知

桂档发〔2012〕17号

各市档案局：
　　为了贯彻落实《广西壮族自治区档案事业发展“十二五”规划》，加快推进数字档案信息资源建设，规范电子文件（档案）数据光盘管理，我局制定了《广西壮族自治区电子文件（档案）数据光盘管理著录规则（试行）》，现印发你们，请结合实际，认真贯彻实施。

广西壮族自治区档案局
2012年6月1日

广西电子文件（档案）数据光盘管理著录规则

（试行）

　　为做好我区档案数据光盘的管理工作，规范光盘著录，特制定本规则。
　　1.范围
　　本规则规定了广西电子文件（档案）数据光盘管理系统著录项目、格式和要求。
　　2.著录项目
　　2.1 必录项目
　　全宗号、全宗名称、档案馆名称、档案馆代码、光盘名称或内容、起止档号（归档号）、保管期限、电子文件类型、电子文件件数、光盘号、套别。
　　2.2 选择著录项目
　　起止时间、光盘种类、电子文件格式、数据大小、参见号、责任者、出版者、出版号、光盘制作标准、光盘制作时间、光盘制作软件、光盘制作设备、光盘复制单位、光盘复制时间、光盘检测时间及结果、光盘存放位置、光盘数据迁移时间、光盘数据迁移原因、光盘数据迁移载体、光盘数据迁移载体编号、备注。
　　必录项目必须著录，选择著录项目可视实际情况选择性进行著录。
　　3.著录项目细则
　　3.1 必录项目
　　3.1.1 全宗号。数据光盘中存储档案数据所属全宗的全宗号，依据相关档案著录规则著录。
　　3.1.2 全宗名称。立档单位的名称。
　　3.1.3档案馆代码。档案馆代码是国家档案局给予每个档案馆的名称代码。参见《全国档案馆名称代码》著录。
　　3.1.4 光盘名称或内容。正式发行的音像制品的名称，可原样标注；不属于音像制品，没有光盘名称的，应以简要、准确的文字概括本光盘存储的电子文件（档案）的主要内容。
　　3.1.5 起止档号（归档号）。数据光盘中存储档案数据的起止档号，依据相关档案著录规则著录。
　　3.1.6 保管期限。数据光盘中存储档案的保管期限。
　　3.1.7 电子文件（档案）类型。根据数据光盘存储的电子文件（档案）格式确定类型，用英文字母表示：分为T—文本文件；D—数据文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；P—计算机程序；O—多媒体文件。
　　3.1.8 电子文件（档案）件数。数据光盘所存储的电子文件（档案）的份数，一份电子文件（档案）即为一件。
　　3.1.9 光盘号。光盘号是指数据光盘的编号。光盘号有以下格式：
　　年度—光盘顺序号（全宗号）
　　年度—光盘顺序号（全宗号、保管期限）
　　年度—光盘顺序号（全宗号、保管期限、实体档案代字）
　　3.1.10 套别。电子文件（档案）数据光盘要求备份3套保存。套别可填写A、B或C，其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。
　　3.1.11 电子文件格式。电子文件格式是指电子文件（档案）的存储格式。
　　3.2 选择著录项目
　　3.2.1 起止时间。光盘中所存储的电子文件（档案）形成的起止年月日。只有一份电子文件（档案）的，填起始日期。
　　3.2.2光盘种类。光盘的种类从功能上分有：只读（Read Only）光盘、可记录（Recordable）光盘和可重写（Rewritable）光盘三类。通常用作存储档案信息的光盘是只读光盘CD、DVD和可记录光盘CD-R、DVD-R和DVD+R。
　　3.2.3 数据大小。光盘所存储的电子文件所占的总容量。
　　3.2.4 参见号。参见号是指与光盘所存储的电子档案有密切联系的其他载体档案的档号。
　　3.2.5 责任者。光盘制作的组织或个人。
　　3.2.6 出版者。正式发行光盘的出版者。
　　3.2.7 出版号。正式发行光盘的国际标准音像制品编号（ISRC）或国际标准书号（ISBN）。
　　3.2.8 光盘制作标准。制作光盘文件采用ISO标准。如VCD（VCD１.０、VCD2.0）采用白皮书标准；CD采用红皮书标准；用CD-R光盘刻录各种电子文件采用ISO9660/Joliet等。
　　3.2.9 光盘制作时间。光盘压制或刻录的时间。
　　3.2.10光盘制作软件。制作光盘采用的软件，包括操作系统和刻录软件等。操作系统如WIN 7、WIN XP、WIN2000等；刻录软件如：WINONCD、EASY CD CREATOR、DIRECT CD、Nero等。
　　3.2.11光盘制作设备。制作光盘的设备，包括计算机类型、刻录设备等。
　　3.2.12光盘复制单位。复制光盘的责任单位。
　　3.2.13光盘复制时间。复制光盘的时间。
　　3.2.14光盘检测时间及结果。光盘制作完成后，每四年进行一次检测，将检测时间及结果如实登记。光盘检测方法参见《广西电子文件（档案）数据光盘存储管理规范》12项。
　　3.2.15光盘存放位置。每类套别光盘的实际存放位置，不同套别的光盘存放的位置不同。
　　3.2.16 光盘数据迁移时间。原光盘上的数据迁移到新的光盘或其他载体上的时间。
　　3.2.17 光盘数据迁移原因。档案部门使用光盘作为电子文件（档案）备份载体时，必须定期检测，监控光盘关键技术指标，适时实施光盘的数据迁移。当原光盘上的数据迁移到新的光盘或其他载体上时，应注明原因。如CD-R的块错误率BLER或DVD±R的奇偶校检内码错误PIE达到或超出规定的三级预警线。
　　3.2.18 光盘数据迁移载体。原光盘上的数据迁移到新的存储载体类型的名称。
　　3.2.19光盘数据迁移载体编号。原光盘上的数据迁移到新的光盘或其他载体的排列序号。
　　3.2.20备注。备注指著录电子文件（档案）光盘中需要解释和补充的事项。光盘的有关事项应在相应的著录项目中著录，著录项目无法解释的，可在备注项目补充。著录备注应文字简练，字数控制在100字以内。