关于印发《广西壮族自治区档案馆接收归档电子文件暂行办法》的通知

关于印发《广西壮族自治区档案馆

接收归档电子文件暂行办法》的通知

桂档发〔2008〕19号

区直关单位：

为适应全区信息化建设和电子政务建设的需要，规范电子文件归档与管理工作，保障电子文件的真实性、完整性及有效性，根据国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）、《广西壮族自治区电子文件归档与管理规则》、《广西壮族自治区电子文件归档与管理办法》，我局研究制订了《广西壮族自治区档案馆接收归档电子文件暂行办法》。现印发给你们，请遵照执行。

广西壮族自治区档案局   

2008年7月1日   

第一条  为规范广西壮族自治区档案馆接收自治区直属党政机关、社会团体、企事业单位归档电子文件，保障电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《广西壮族自治区档案管理条例》、《电子文件归档与管理规范》、《广西壮族自治区电子文件归档与管理规则》、《广西壮族自治区电子文件归档与管理办法》等有关规定，结合实际，制定本办法。

第二条  相关术语和定义

（一）电子文件

指在计算机及网络中生成的社会活动记录，以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体中，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

（二）归档电子文件

经鉴定，具有参考和利用价值作为档案保存的电子文件。

（三）背景信息

指描述电子文件形成的原因、作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生明显影响的历史环境等信息。

（四）元数据

指描述电子文件数据属性的数据，包括文件格式、编排结构、软硬件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件及字符集等数据。

（五）逻辑归档

指在计算机网络上进行，不改变存储方式和位置而实现的电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。

（六）物理归档

指将电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

（七）电子文件的真实性

指对电子文件的内容、结构和背景信息进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。

（八）电子文件的完整性

指电子文件的内容、结构、背景信息和元数据等无缺损。

（九）电子文件的有效性

指电子文件在保管期限内应具备可理解性和利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

（十）电子文件的迁移

指将源系统中的电子文件向目的系统的载体进行转移存储的方法和过程。

（十一）电子文件的捕获

指对产生的电子文件在归档前实时进行收集和存储的方法与过程。

第三条  移交、接收范围

（一）凡列入自治区档案馆保管范围的自治区直属党政机关、社会团体、企事业单位在工作活动中形成满五年，属于永久、定期保管的归档电子文件。

（二）撤销的自治区直属党政机关、社会团体、企事业单位的全部归档电子文件。

（三）上级决定由自治区档案馆收集、保管的归档电子文件。

第四条  归档电子文件移交、接收内容

（一）各立档单位形成的属永久、定期保存的电子文件全文及文件级电子目录、案卷级电子目录。

（二）电子文件归档时形成的《归档电子文件登记表》（参见附录一）及其纸质拷贝件2份；描述产生归档电子文件及运行过程中的说明、结构信息、背景信息等各种数据关系及结构的元数据文件；相应的支持软件及有关材料。

（三）如果文件形成单位采用了某些技术方法保证归档电子文件的有效性和完整性，则应把其技术方法和相关软件一同移交进馆。

（四）各立档单位对已归档电子文件检验和审核后填写的《归档电子文件移交、接收登记表》（参见附录二）。

第五条  归档电子文件移交、接收要求

（一）移交、接收载体形式及装具

（1）移交归档电子文件存储载体类型按优先顺序依次推荐为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等介质。禁止使用软磁盘作为存储载体。归档电子文件载体应设置成禁止写操作状态。

（2）存储归档电子文件的载体或装具应贴有标签，标签上应注明单位名称、起止时间等。

（二）移交、接收方式

（1）电子文件的移交与接收，可采用逻辑归档与物理归档两种方式进行，各单位可根据实际情况选择确定移交与接收的方式。

（2）采用逻辑归档的文件形成单位，在网络上移交电子档案时，应在政府专用网的电子公文交换平台上进行，并履行相应的交接手续。

（3）采用物理归档的单位，文件形成部门或信息管理部门应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文件向自治区档案馆移交，并将其存储到符合移交、接收要求的脱机载体上。

（4）归档电子文件数据格式要按照广西壮族自治区档案局规定的统一格式将其存储、移交。归档电子文件如不符合上述格式要求的，移交单位应转换成符合要求的数据格式，如无法进行数据转换，则应当将相关软件一并收集。

（三）移交、接收检验

（1）自治区档案馆在接收归档电子文件时，应与移交方按照要求及检验项目共同对电子文件数据及其技术环境进行检验，合格率达100%时方可进行交接。不合格的，将退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验。

（2）检验项目

──离线移交归档电子文件时，应做到存储载体外观完好清洁、无划痕、无损坏、无病毒；

──核实归档电子文件的真实性、完整性、有效性及审核手续；

──核实数据完整、内容准确、编目规范、检索条目等著录项目与登记一致，手续完备、资料齐全；

──对特殊格式的归档电子文件，核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整。

（3）检验不合格的，将退回形成单位重新制作，并再次对其进行检验，履行移交手续。

（四）移交手续

移交接收双方共同填写《归档电子文件移交、接收登记表》（参见附录二），各一式两份，由移交、接收单位分别保管。

第六条  本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。

第七条  本办法由广西壮族自治区档案局负责解释。

第八条  本办法自公布之日起执行。

附录一

归档电子文件登记表(首页)

归档电子文件登记表(续页)

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附录二

归档电子文件移交、接收登记表