贵港检验检疫局档案信息化管理初见成效
发布时间:2017-11-06 10:48:11来源(作者):贵港检验检疫局 江泉
近年来,贵港局党组高度重视档案工作,档案建设扎实开展,不断推进电子档案信息化管理等工作,取得良好效果,局档案室被评为自治区一级档案室,连续12年获市档案工作优秀单位。自2015年按照广西检验检疫局要求开展档案数字化加工工作至今,该局已完成16894件(卷)档案的信息化处理工作,库藏档案信息化率达百分之百,工作成效得到了广西检验检疫局办公室的充分肯定。
为了做好这项工作,该局三举措推进档案信息化建设:
一是加强组织领导,落实档案责任。该局加强组织领导,由分管领导指导全局各类档案整理归档工作,配置了ES-OAIS数字档案馆系统,支持档案信息资源采集、加工、存储、利用等功能,实现档案信息的传输、交换和资源共享利用,并为档案室添置专用电脑、扫描仪、档案级光盘以及刻录机、防磁柜等各种信息化加工、支撑设备。办公室具体负责,指定专人负责档案材料的收集、整理和归档等工作,确保工作落到实处。
二是加强学习培训,提高归档水平。档案人员以个人自学、互相交流讨论的方式认真学习《档案法》、《档案立卷归档制度》等相关政策、制度,进一步加深理解,明确归档范围、标准和要求,为高质量地完成档案整理归档工作奠定了基础。
三是严格执行标准,确保归档质量。严格执行《档案法》及各门类档案管理规范等规定,制订了《文书档案归档与不归档范围》、《文书档案保管期限表》、《档案保管制度》、《档案利用制度》、《档案人员岗位职责》、《档案保密制度》等档案管理制度,规范了数字档案信息资源的整理、移送与接收、归档和借阅利用等业务工作。全面收集各年度应归档的各类文件、会议记录、总结计划及照片等相关资料,分类整理归档,做到收集全面、分类准确、装订美观,严格按规范要求实行信息化管理,所有归档档案全部录入电子档案。
通过档案信息化建设,档案服务有效性得到了进一步提升。
一是简化查阅流程,提高工作效率。传统的查阅流程阅卷者需手工填写档案利用(借阅)效果登记表,由档案人员核对后,方能从库房取出纸质案卷,并手工复印相关内容,整个过程花费时间长,工作效率低。该局采用档案信息化处理后,实现了档案资料利用“低碳”化,在服务效果上由“低效”转变为“高效”。档案资料以电子文档的方式服务于检验检疫工作,节省了纸质复印所需的办公经费,减少了对纸张等资源的消耗,同时节省了整理资料、文字输入等环节的人工投入,不仅缩短了当事人查阅卷宗的时间,更是大大提高档案人员的工作效率。档案人员现在只需登录数字档案馆系统,点点鼠标、敲敲键盘、搜索关键词,便可查阅所需的电子档案,整个过程只需2-3分钟即可,为检验检疫工作,档案管理信息化建设成效显著。
二是避免卷宗受损,实现永久留存。由于各种条件的限制,部分保存20余年的案卷开始泛黄、字迹也略显模糊,若不及时处理,此类案件将很难保存,造成部分案卷优秀案例的流失。电子阅卷有效解决了多次翻阅造成纸质案卷的磨损问题;同时,通过案卷数据信息化,将数据进行电子备份及光盘刻录,也解决了档案遗失问题。
贵港检验检疫局将继续加强档案信息管理系统的应用,加大投入,完善数据库,优化服务,发挥档案信息资源的作用,推进档案科学管理工作再上新台阶,让信息化建设更好地服务于检验检疫。