南宁市部署开展电子档案移交接收工作

发布时间：2017-09-21 10:00:39来源(作者)：南宁市档案局　粟盛民

    近日，南宁市档案局向市直各机关、人民团体、事业单位印发《关于开展电子档案移交接收工作的通知》（以下简称《通知》），对电子档案移交接收工作作出部署。
    本次开展电子档案移交接收是依据《电子文件管理暂行办法》(中办国办厅字〔2009〕39号)、《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012〕7号）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）等标准规范开展的。
    《通知》要求各单位按确定的时间开展，其中9月至10月移交的单位33个，11月移交的单位30个，12月移交的单位27个单位。可根据实际情况提前移交。
电子档案移交范围为2016年以前（含2016年）室藏文书类、声像类（照片、录音、录像）、科技类及各种专业类保管期限为永久、长期（30年）的电子档案。
移交主要采用离线移交的方式进行，各单位使用档案级光盘进行数据刻录并送交至市档案局档案信息科。有条件的单位，可以在南宁政务内网登录网址下载并参考相关操作手册，通过“南宁市电子文件（档案）备份中心系统”进行在线移交。
    《通知》对移交的有关要求作了规定，各单位要明确专人负责，配置网络、计算机、光盘、刻录机等设施设备，确保移交工作顺利完成；应对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验；移交的档案目录数据应符合《档案著录规则》（DA/T18-1999）和《广西文书档案目录数据交换格式与著录项目细则的暂行规定》等要求，目录著录要完整、规范、准确；全文档案数据应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005）和《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求》（试行）及《南宁市纸质档案数字化加工项目验收办法》要求。
    此外，《通知》还明确了移交和接收手续。移交单位须对光盘进行标注，标注内容包括全宗号、年度、数据量、保管期限、拷贝时间等；填写《电子档案移交与接收登记表》；要开展数据检测，移交和接收双方对电子档案数据的准确性、完整性、可用性和安全性进行检验，合格后即可接收，并办理相关交接手续。
市档案局将把各单位的档案数据统一导入“南宁市电子文件（档案）备份中心系统”，并为各单位开设专门的登录端口，满足各单位档案收集、整理、归档、保管和利用工作的需求，实现全市电子档案集中、统一管理。