凤山县档案局组织召开干部职工介绍信归档管理工作研究会

发布时间：2017-08-03 15:30:07来源(作者)：凤山县档案局　牙韩良

    凤山县档案局在馆藏档案数字化工作中，发现组织、人社、教育、卫计等部门过去出具、整理归档和保管的干部职工介绍信存在不少急需纠正问题。一是格式介绍信字迹模糊、信笺介绍信字迹潦草，无法辨认；二是信笺介绍信纸质低劣，纸张大小、长短各异；三是介绍信“作废”原因没有说明，无法鉴定；四是有涂改介绍信内容的现象，真假难辨；五是为了“便于查阅”将同人、同期、不同单位出具的介绍信归类粘贴，但归类极不规范，粘贴极不整齐，更为严重的是有不少把介绍信标题或内容都牢固地粘连住，无法恢复扫描。六是因为保存凌乱，部分介绍信已经褶皱，碎断和缺失。七是少数单位为了“妥善保管、便于查阅”，领用信封装存，拒不归档，导致“信封装存”的介绍信没有随档案档案移交档案馆。经初步了解，不少单位至今仍然采用原有的不符合档案信息化要求的老模式出具、整理归档和保管的干部职工介绍信。
    为解决干部职工介绍信出具、整理归档和保管存在的问题，今年7月31日，凤山县档案局领导召集组织部、人社局、教育局、卫计委等密切相关的单位具体负责人，总结过去成功的管理经验，深入分析过时做法的原因及其危害，共同研究适应信息化时期的管理办法。
    与会同志一致认为，干部职工介绍信是反映干部职工工作岗位变动、工作人员流向等的真实记载，是需要永久保存的极其重要文书档案材料，必须工整出具，规范整理归档，安全妥善保管。组织部、人社局、教育局、卫计委等是产生干部职工介绍信最频繁的单位，必须率先克服过去的不良做法。
    与会人员经过认真研究，形成今后的管理共识：一要按A4规格统一制作模式，避免纸张大小、长短差异。二要电脑打印，杜绝信笺手写，确保字迹清晰。三要认真审核，凡涂改作废，标注“作废”件的一律不予归档。四是同人、同期、同事项的介绍信可以归类装订或粘贴，但必须整齐、规范，粘贴板面符合A4规格，且粘贴缝不能大于1cm；严禁压字、压间缝线粘贴，严禁阶梯式粘贴，严禁折叠粘贴，严禁使用易生虫、易霉腐的粘贴物和易锈蚀的装订物。五是按期及时归档，严禁“另存”行为，避免漏归和遗失。