浅谈如何做好档案进馆工作的探索

随着科学技术的迅速发展，人类社会进入了信息时代，档案综合利用工作也随着进入信息领域。档案的利用价值，越来越被人们所重视，档案既是一种潜在的、无损耗的和广泛利用的历史凭证，又是一种知识和商品，运用它可以追溯科技、经济交往和一切活动中各项事务得到有效解决，最终实现经济效益和社会效益。由此可见，档案在人们生活中何等重要。

众所周知，档案是机关、社会组织和个人在社会活动中所形成的，作为原始纪录保存起来以备查考的文字、图表、声像及其它各种方式和载体的文件材料，它是由文件材料转化而来，随着时间的推移，档案的价值和利用越高，档案的鉴定和进馆集中保存已摆在人们面前，本文就如何做好档案进馆工作，谈谈一些粗浅的看法。

一、认真做好档案进馆工作的前期准备

主要包括两个方面：

１．积极参与并组织上海分院系统档案协作组会议

自２００１年５月，中国科学院档案馆在长春举办第一批档案进馆工作培训班后，我们上海地区共有４家单位被列为全院首批档案进馆单位（上海有机所、上海硅酸盐所、上海光机所、上海技物所）。我们在上海分院带领下，就开始酝酿档案进馆工作。２００２年３月起，我所积极参与并先后组织了５次由文书档案人员、科研档案人员参加的档案进馆工作协作组会议。认真学习和领会中国科学院档案馆关于档案进馆工作的要求和实施细则，根据每个进馆单位的实际工作状况，确定工作计划和每次会议的时间和内容，有的放矢的进行商讨、研究和交流，使大家明确工作方向、工作进程和工作内容，起到了互帮互学，取长补短的作用，确实少走了许多弯路。例如：案卷标题的拟定，案卷的编排，卷内文件的编制，进馆案卷的组合，中科院档案工作计算机软件的使用等。

２．摸清家底，制定工作计划

要完成好档案进馆工作，档案室必须摸清家底，制定工作计划。我所综合档案室根据中科院科发办字（２００１）２２１号文，关于印发《中国科学院档案馆档案进馆暂行办法》的通知要求，先后起草我所档案进馆工作的请示和２００２年档案工作计划，需向院档案馆移交１９８０年以前（包括１９８０年）形成的符合规定的永久性档案。真如，科学院档案馆所阐述的“严格鉴定程序，准确把握早期档案进馆范围”。主要包括六个方面：

１．首先要制定进馆档案鉴定方案和工作计划；

２．成立档案鉴定小组，文书档案鉴定小组成员应当了解本单位的基本情况，科研档案鉴定小组成员熟悉本单位学科发展变化的情况；

３．确定进馆档案的鉴定范围，可将１９８０年以前形成的各类档案目录和实物进行清点；

４．对符合进馆年限（１９８０年以前）范围的所有档案进行全面鉴定，包括永久、长期和短期档案，要逐卷逐件的根据内容来判断档案的历史价值，确定其是否进馆、留所和销毁；

５．鉴定过程中，文书档案是以案卷为单位科研档案是以课题为单位进行鉴定，把鉴定过程中发现的问题和初步鉴定意见如实地记录在鉴定表上并放在案卷中：

６．档案鉴定是一项严肃认真的工作，从程序上要求必须有人对初步鉴定意见和案卷的情况进行审核确认（这就是常说的档案复鉴工作），并提出审核鉴定意见。最后履行单位盖章手续即完成了档案的鉴定工作，档案的鉴定表留在本单位，作为标明档案去向的文字依据。［摘录中国科学院档案馆２００３年第５期简报］

只有通过摸清家底，才能知道整个进馆工作的工作量，如何全面开展此项工作，就像我们通常所说的，做到心中有数，才能有效地开展档案进馆工作，最后做好档案进馆工作。

二、领导重视是做好档案工作的重要因素

我所领导重视档案进馆工作，在物质上、经费上、人员工作时间上给予了大力支持，投资了近５万元作为档案进馆工作专项费，先后购置了一台复印机、一台扫描仪、一台刻录机、一台奔四型１７寸显示屏的计算机和档案装具等。为有效地开展档案进６１作，我所先后派文书档案和科研档案人员到长春、大连参加由院档案馆组织的档案进馆培训班学习。去年３月，又根据院档案馆档案进馆要求，派他们到广卅参加由院档案馆组织的计算机软件培训班学习。与此同时，分管副所长经常询问档案进馆工作情况，要求档案室同志认真做好此项工作。特别是综合办公室领导经常来到档案室了解档案进馆工作，同时放弃休息时间，与档案室同志一起做档案进馆工作。例如：复印留存档案和述写进馆档案说明中所领导简况，尤其是２００２年国庆休假期间，专程赶到单位，帮助档案室做具体工作，使档案室同志深受感动。

三、与中国科学院档案馆保持密切联系

档案进馆工作是整个档案工作中一项非常重要的工作，要做好确实有一定的要求和难度，涉及到方方面面的因素，所以在档案进馆工作过程中，我们注重与院档案馆保持密切的联系和沟通。我们在制定工作计划时，就事先与档案馆的领导进行联系，希望得到他们的支持和指导，使档案人员能够在档案整理过程中及时纠正错误，有效地保证了进馆档案的质量，同时也避免在工作中少走弯路，从而提高了工作效率，保证了档案进馆工作顺利通过验收。为了不延误我们的工作计划，在上海分院组织下，２００２年１１月底，档案馆同志还是抽出时间到我所来检查、指导，不厌其烦地反复讲解，对我所档案进馆工作起到了一定的推进作用；他们还对我所档案进馆工作提出了许多宝贵的意见，使我们在这项工作中得到了很多启发。我所档案进馆工作的顺利完成，离不开院档案馆的支持与指导。

四、规范整理，保证进馆档案的质量

规范整理是保证进馆档案的前提，我所在完成１９５８年至１９８０年以前的文书档案和科研档案进馆工作中，以中国科学院档案馆接收各类档案进馆范围细则为鉴定标准和原则，来指导和开展我所的档案进馆工作，其中文书档案按照综合管理类１８条；党群团体类１２条；科研管理类１０条；人事教育类１３条；外事类１０条；财务与资产管理类１０条。科研档案按照科学研究档案进馆范围９条；科学研究过程中形成的主要科研文件材料５个阶段等。

对我所前２３年的文书档案和科研档案进行了认真的、仔细的鉴定和审核。我所的具体做法是，首先由综合档案室根据中科院档案馆档案进馆要求和我所档案工作实际状况，提出档案进馆工作计划，报请所领导批准。其次抓具体实施，并填写文书档案和科研档案鉴定表，报相关部门负责人初审，最后报请分管所领导审核批准。在整个档案鉴定审核中，我所严格按照中国科学院档案馆接收各类档案进馆范围细则的要求，逐卷、逐项进行工作，先后鉴定审核文书档案８４９卷，科研档案２２０卷。对１９８０年以前我所文书档案和获得省部级以上科研成果档案进行筛选，最后确定符合进馆的文书档案２４９卷，科研档案１５项７４卷。同时，对已确定进馆的文书档案和科研档案进行合理分类组合，包括剔除重复文件，修复破损纸张，重新编排页码，添写和增补卷内备考表，拟定案卷标题，采用计算机输入打印案卷封面和各种表格，科研档案对每卷进行恰当的国家分类号标引，同时给每一项课题编写３００字左右的成果摘要等一系列业务工作。

为考虑今后档案利用，我所对移交的文书档案和科研档案进行了复制、制作备份，共复印了２４０００余张。同时，我所文书档案和科研档案按照中国科学院档案计算机管理系统的要求，及时录入全部进馆信息，完成了全引目录，案卷目录等检索工具。

另外，我所文书档案在完成档案进馆工作的同时，顺利地完成了本所留存档案的鉴定、整理、装订工作。

目前我所现有档案１４１８１卷（盒），总长度为２８９．１５米。

五、档案人员的责任心是做好档案进馆工作的关键

档案进馆工作既相当重要，又非常平凡，而且鉴定、整理、装订等工作繁杂而又枯燥，往往需要较长时间不懈的努力才能见效，一般不易被人所重视，这就需要我们档案人员在这平凡而又重要的岗位上勤奋学习，默默无闻，任劳任怨地工作着，同时要怀有高度的责任心，经常把个人和家庭的困难置之度外，加班加点，日以继夜地忘我工作，直到把任务完成。在这次档案进馆工作中，我所档案室同志就是这样做的，并在工作中严格把关，注重案卷质量，不敷衍了事，把讲要求、讲质量作为自己工作的目标和方向，发现问题及时纠正。为此在２００３年７月７日顺利地通过中科院档案馆的验收。１２月１０日正式将档案移交给院档案馆。