德保县档案局采取措施确保文件级目录著录质量

    由于县领导的重视，今年德保县人民政府再次专门划拨了５０００元著录费给县档案局，用于文件级目录的采集工作。德保县档案局在完成年度著录任务的基础上，更注重抓好目录的质量。
    一是做好目录采集的登记工作。著录前先记录下案卷实体的文件数，然后再登记采集后的条数，确保没有文件漏录。由于历史客观原因，馆藏文件在同一个保管期限里却有多数不同的目录号，为确保采集数据的准确，除了按照保管期限逐卷逐年度的进行登记外，还以一个目录号采集到的文件级条数做为一个工作表进行登记。
    二是必录项目要规范标准。德保县档案局制定出《ＧＤ２０００档案软件文件级目录采集须知》，统一规范了必录的内容和采集的标准，特别是对文号、题名、责任者的著录进行了具体要求。
    三是抓好采集质量的较对工作。每逢月底，县档案局就用一两天时间对采集到的文件级数量和质量进行检查和较对，发现错误的地方，就记录下来交给采集员修改，修改核对无误后，统一上报到管编股数据专用电脑，做到统一集中管理，又方便查阅利用。
    四是充分利用计算机进行统计管理。每个月目录采集的数量、较对、修改、上报的全部过程，都用同一个电子表格进行登记，上报数据的同时也上报电子表格，不仅节约了大量纸张，而且数据统计更加准确。