关于城建实物档案的思考

在当前日益加快的城市化进程中，历史建筑形态正逐渐减少。如何保存历史建筑文化，保留城建“实物”，是摆在档案工作者面前的重要课题。全国越来越多的城建档案机构也开始了收集城建实物档案的积极探索。
       一、城建实物档案的范畴
　　有的实物是档案。如佛山市城建档案馆收藏的清雍正元年（公元1723年）《鼎建会馆碑记》和清道光十二年（公元1832年）《重建会馆碑记》。其主要记载了会馆的基本格局、捐建会馆的店铺名称、房产中介、建筑用工用材、工程预结算、商业状况等内容。这两份碑记形成于会馆建设过程中，因此具有原始性，又详细地记录了会馆相关的建设过程及有关内容，以备后世查考，因而具有很强的记录性，所以是城建档案。因其以砚石为载体，所以又可以称之为城建实物档案，或者称之为城建石刻档案；有的实物可能是文物。“档案与文物有相似之处。比如古代的一把钢剑、一个瓷壶，当时生产它的目的不是为了日后供人们考古研究，是为了用作战斗的武器和盛装物品的器皿而制造的。后来偶然地被从地下发掘，才成为历史文物。而档案是人们有目的地保存起来以备日后查考的。”以此类推，一些古建筑，包括其构件、材质等，不一定是城建实物档案，而可能是文物（在符合文物的条件下是文物）；有的既是档案又是文物。产生这种现象的原因，主要源自于《档案法》和《文物保护法》所确定的档案概念和文物概念的相互交叉；有的实物是参考资料，不具有档案意义上的“记录性”或不具有原始性，且不具备文物资质，它们只是一定时期建设、生产、地质状况的一种见证，只能算作参考资料。
       二、“城建实物档案热”的背后
       保存“社会记忆”，铸就城市文化名片的需要。在城市大规模的旧城改造进程中，越来越多的城建档案机构认识到收集一些在城市改造过程中遗留下来的城市建设实物，作为城建发展史的有效见证，对于保存“社会记忆”或“城市记忆”尤为重要。
       举办城市建设展览，创新服务机制的需要。随着城建档案机构社会服务意识的深化，举办城市建设展览日益成为其创新服务机制的重要手段之一。与目前工程竣工档案所收集的图纸、文字材料相比，城市建设过程中产生的或与城市建设相关的实物更具展览性。
       优化馆藏，打造特色城建档案馆的需要。征集、接收、收藏一定量的城建实物档案，特别是真正意义上的城建实物档案，不仅对于丰富和优化馆藏是一种有益的尝试和探索，也将使城建档案机构累积起一定数量的特色城建档案资源，为特色城建档案馆的打造奠定良好的资源基础。
       拓宽收集范围，履行历史使命的需要。现代城建档案管理机构不仅仅承担着接收和保管本城市重要的城建档案资料的重任，还肩负着保存、记录并展示城市建设历史文化的使命。而要履行这一历史使命，只靠收集传统的建设工程竣工档案是无法实现的。收集与城市建设相关的文献资料、图书、画册等，特别是城建实物档案，对于拓宽城建档案管理机构的服务范围、更新服务方式，开展建筑文化研究，都将产生积极的影响。
　　三、城建实物档案收集的原则和方法
　　收集城建实物档案，已成为当前城建档案机构的共识。为有助于收集工作的开展，城建实物档案收集应遵循代表性、特色性、系统性和易保管性原则，要注重城建实物档案收集的流程与方法。其流程与方法主要可以概括为：摸清情况，确定范围，专家论证，实施收集，整理入库。具体可以分为以下几个步骤：
       1、掌握基本信息并跟踪。在城市建设过程中，应结合工程档案的积累和竣工验收，及时了解和掌握城建实物档案的数量、类型、布局等基本信息，跟踪工程进展情况和实物档案的流向，为城建实物档案的收集奠定重要的信息基础。
       2、由粗到细确定收集范围。首先应根据馆藏档案，特别是馆藏实物档案体系和定位的特点，结合城市建设整治工程实际，初步确定收集范围；其次，在调研和咨询的基础上，综合对比分析城建实物档案的代表性、特色性、系统性和易保管性，进一步确定收集范围。
       3、制定收集计划与方案。对属于城建实物档案收集范围之内的实物档案，提出具体的收集计划与方案，说明其现状现貌、保存状况，并进一步明确收集的具体要求、方法和步骤。
       4、组织专家论证。即组织有关专家对拟收集的城建实物档案的价值、代表性、特色性、系统性和易保管性等进行严格把关，以达到明辨真伪的效果。
       5、收集并整理入库。城建实物档案收集时，一般应办理交接手续，填写移交书，并清点实物的类型、数量，检查相关资料的完整性和统一性。移交书的内容可以包括交接双方名称、责任与义务、产生城建实物档案的工程项目名称、收集的实物和相关资料的目录清单等。收集的城建实物档案应按相应的要求整理入库。

       原载于中国档案报2008年8月18日 第三版