做档案整理与数字化的精品工程

“这种卷脊是你们自己打印的吗？”“扫描档案收费情况如何？是按页计费吗？”“卷内空白页有保存的必要吗？”“数字化过程中谁来把关、校对？”11月3日下午，在中国科学院机关大楼7层会议室的档案整理和数字化项目展室内，前来观摩中科院文书档案处档案整理和数字化项目的中央和国家机关的档案工作人员翻看着项目展示室内齐整有序的案卷，提出工作环节中的各种常见问题。中科院文书档案处的工作人员一一做着解答。很显然，提问者的求知欲得到了满足，有的点头，有的记着笔记，有的甚至拿起手机对着“卷内扫描文件记录”等拍照。“他们的工作做的还真是不错，档案整理得相当规范，数字化项目档案也非常整齐。”全国政协档案处处长张杰民由衷地赞扬。
　　“过程管理非常严密！”这是国家档案局经济科技业务指导司司长李晓明在回答记者提出的中科院档案整理和数字化工作的特点时的评价。她进而解释：“中科院档案整理与数字化项目引入了项目管理的理念，设计制作了详细明晰的项目流程单，对各个环节严格把关。通过项目流程的全程介入管理和全面细节管理，保证了项目的质量。文书档案处独立牵头完成档案数字化工作是他们的又一个特点。很多中央和国家机关是将这项工作交给信息中心的。他们专门聘请了老同志监督质量，档案处的人也全员参与了全过程的质量管理，使数字化质量得到了保证。”李晓明司长认为，该项目已经达到了精品项目的标准。
　　中科院办公厅文书档案处担负着机关文书工作、档案工作、机要工作和机要通信工作，发挥着办公厅枢纽的重要作用。根据中央档案馆关于机关档案移交进馆的要求，为方便日后档案利用和档案信息资源开发，2008年1月4日，中科院机关档案数字化项目正式启动。目前已完成1949—1966年5071卷档案的整理，形成了90699条卷内目录。卷内549138页档案数字化，形成了档案目录数据库及全文图像数据库。在整理过程中，中科院文书档案处严格按照已制定的档案整理及数字化加工项目实施流程图操作，每次档案出入库情况均登记在档案提还卷单上，特聘专人对项目成果进行复审。在数字化过程中，中科院文书档案处与项目实施公司高层不定期召开会议，对项目管理、标准执行情况、项目质量情况等方面出现的问题及时进行沟通，提出解决方案。每次会议均形成会议纪要。
　　在整理过程中，中科院文书档案处对每一年度的每一卷档案中每份文件存在的问题进行了统计，剔除了案卷中的重复文件和空白页，按照中央档案馆的要求，编制了每一年度档案的案卷目录和卷内文件目录。对卷内重点档案和利用频率较高的档案进行了高分辨率的扫描，单独形成了重要档案数据库。为保证项目成果的质量，中科院文书档案处采取了“三审制”。一审：项目承担单位对项目进行自查，要求合格率达到100%，再提交文书档案处检查。二审：文书档案处对档案实体逐卷逐件检查，并对数据抽查达到70%以上。三审：中央档案馆业务指导处不定期对项目进行抽查。经过层层审核，项目质量得到了确保，档案实体符合进馆标准。档案数字化数据清晰、准确、可利用，数据挂接顺畅，档案查阅方便快捷。
　　11月3日，国家档案局中央档案馆在中科院机关召开了中央和国家机关档案整理与数字化现场会，中科院机关档案整理与数字化项目引入项目管理理念的做法得到了国家档案局和与会者的充分肯定。