北海市档案馆:2008泛北部湾经济合作论坛档案资料接收进馆

日前，2008泛北部湾经济合作论坛档案资料在完成了收集、整理、编目后已移交进北海市档案馆。本次重大活动进馆档案资料共有891件（张、盒），其中文书档案558件，照片272张，录音18 盒，录像光盘18张，实物5 件;资料20册。

今年7月29—30日，由自治区政府主办的2008泛北部湾经济合作论坛在北海市召开。这是北海市首次承办的一个大型国际性会议，也是在党中央、国务院批准实施《广西北部湾经济区建设规划》之际召开的重大会议。会议议题涉及的内容极为重要，能否将其档案完整地保存下来，无论是对北部湾经济发展，还是对重大活动档案的管理，都有着十分深远的现实意义和历史意义。为此，市档案局在今年4月份会议筹备之初，就把加强对“泛北”论坛档案工作的监督指导纳入议事日程，积极采取有效措施，确保了本次活动档案的齐全完整。

一是主动参与，提前介入。自从得知2008“泛北”论坛将由北海市承办的消息后，市档案局即向承办方提出了参与论坛筹备工作的建议并获批准。随后，市档案局选派熟悉档案工作的业务骨干进住筹委会，直接参与并负责对论坛文件材料的收集工作进行监督指导。档案部门的直接介入，对筹委会的机构设置、分工、工作内容、档案的形成过程等都有比较详细的了解，为收集范围的划定和收集工作的开展提供了有利条件。二是加强指导，落实责任。市档案局根据《北海市重大活动档案管理办法》和筹委会的工作任务，制订了《泛北部湾经济合作论坛归档文件材料收集范围及要求》，与筹委会《关于做好北海市承办2008泛北部湾经济合作论坛档案收集和管理工作的通知》一同下发至筹委会的12个工作组。指定各组联络员负责本组文件材料的收集，办公室档案员对各组的收集工作进行监督指导，以职定责，以责督人。全面划定归档范围。明确了档案人员的职责和工作目标，规范了文件材料形成、积累、归档流程，防止文件材料的散失，确保及时收集。三是事后跟踪，查漏补缺。鉴于论坛部分档案资料如会计、审计、录音、录像等不能在会议结束时同时收集的特殊性，市档案局根据筹委会提供和原掌握的档案资料内容、流向等线索，制订事后跟踪收集方案，采取电话联系、上门收集等方式，收到了显著效果。

市档案局第一次以筹委会成员单位的名义直接参与重大活动档案工作的监督指导；第一次较为完整地收集了重大活动的档案资料；第一次实行了纸质文件与电子文件的“双套制”归档管理。这为今后举办重大活动提供了借鉴，也为档案部门参与重大活动档案的管理积累了经验。