1997-2007年国内档案信息化建设研究综述

1997-2007年国内档案信息化建设研究综述

郑州大学信息管理系   陈忠海 孟祥喜

［摘要］ 文章对近几年国内档案信息化建设方面的文章从论文数量、主题特征、研究内容等方面进行了全面的统计分析，对该领域的研究现状进行了总结和评论。

［关键词］ 档案信息化建设   档案信息资源建设  综述

自1979年中央档案馆、中国人民解放军档案馆、国家档案局等个别机构陆续购置计算机设备，开始档案管理自动化相关课题的试验和研究始至2002年标志着档案信息化建设从国家层面上开始实施的《全国档案信息化建设实施纲要》（档发［2002 ］8号）出台，档案信息化建设的步伐越走越快，相关研究成果日渐丰富。笔者从发文时间、数量、文献主题等方面对国内档案信息化建设方面的文章进行统计分析，试图全面概括国内该领域的研究现状。

1 资料统计分析

1.1论文时间分布统计分析

本文以“题名”为检索项，以“档案信息化建设”、“档案信息资源建设”分别为入口词，对发表在中国期刊全文数据库、中国博士学位论文全文数据库以及中国优秀硕士学位论文全文数据库中的文章进行了检索。得知档案信息化建设的文章最早出现在1997年，因此选择1997-2007年这个时间段进行了检索统计，以期对我国档案信息化建设的研究情况做一个历史性的回顾。由此检索到文章576篇，剔除无关文献后剩余518篇，其年度分布情况如表1所示：

表1 论文年代分布

表1 论文年代分布

从表1可以看出，我国对档案信息化建设进行研究的文章最早出现在1997年，2003年开始有快速的上升趋势，2007年增长较为急剧但略低于2003年。据此可以看出我国在该领域的研究至今可分为三个阶段：1997至2002年初露端倪，2003至2006年为快速增长期，2007年呈现再次急剧增长的趋势。

1.2论文主题特征分析

通过对518篇文章进行归类整理可知，研究主要集中于理论和实践两个方面，其中理论研究的文章占总数的21.53%，主要对档案信息化建设的基本认识、现状、趋势等方面进行了阐述。实践研究的文章占48.93%，主要对目前的应用领域及状况，所采用的技术手段以及当前遇到的一些问题的具体解决措施进行了剖析。此外企业和高校档案信息化建设又成为理论和实践研究的热点，分别占16.25%和15.26%。针对具体的数字化和电子政务以及档案信息化建设对人的组织管理的研究不是很多，仅占9.59%和3.13%（说明：有的论文涉及多个主题，因此统计总篇数大于518）。

由此可见，今后的研究中还应进一步加强对电子政务与档案信息化建设相结合的研究以及对信息化建设中人的组织管理方面的研究。

2  1997-2007年档案信息化建设研究的主要内容

由于目前档案信息化建设基本按照《全国档案信息化建设实施纲要》（以下简称《纲要》）的要求进行的，学术或业务研究也主要以此为指导，因此本文按照《纲要》内容中的六个方面进行总结。

2.1档案信息化基础设施建设。传统的手工管理模式正逐步被综合应用计算机技术、网络技术的电子化办公模式所取代，档案管理现代化建设取得显著成绩，信息化程度逐步提高，各地各部门档案管理工作正在发生深刻变化，档案信息资源正处于大力开发利用之中。

截至2004年，全国档案部门拥有微机26000多台，网络服务器1500多个。[1]但是信息化建设作为一项全新的工作，是一个系统的工程，就目前而言，在基础设施建设方面还存在着诸如项目易立，资金难求的困难。由于电子产品更新换代速度快，生命周期短，不可能一次投入定终身，其后的持续维修、更换、升级费用有多大可想而知。[2]从基础设施和经济发展来看，东部和中西部存在着信息技术、网络通信、数据仓库、经费支持等方面的巨大“鸿沟”。[3]同时信息设施配置不合理，盲目投资也影响了基础设施建设的发展。[4]因此张照余在《档案信息化建设现状、问题与对策》一文中对绝大多数人认为档案信息化发展的“瓶颈”是经费投入不足不以为然。他认为问题不在于政府投入太少，而在于“开源节流”不够，投入效益有待提高。

2.2档案信息资源建设。目前档案信息资源的数量和质量都有了很大改观，各级档案馆藏超过了2.1亿卷，档案信息资源的开发利用也呈现出多途径、多样化的特点。同时档案信息资源开发理念的缺失与档案信息需求主体的改变导致社会档案信息需求的丰富化、全面化和差异化。[5]但是当前档案资源形成过程中档案馆的档案信息资源管理的主体地位没有得到充分体现。条块结合的体制，对档案信息资源结构等问题的研究不够深入等原因对其产生了很深的影响。[6]此外档案立法在非国有档案监管、电子文件归档、越位立法等方面存在的问题也阻碍了档案信息资源建设。[7]这些情况继续发展将会使政府信息化建设事倍功半，而且有可能损失大量的人力、物力和财力资源，各种漏洞和弊端也难以防止。[8]基于以上问题，多数学者认为应建立新的适应转型期的档案信息资源管理模式，叶晗在《论转型期的档案信息资源管理模式》一文中提出了社会化开放模式、档案信息资源管理中心模式、档案信息资源管理的市场运作模式以及档案信息资源管理的网络化模式。吕元智在《论现阶段我国档案信息资源复合动态服务模式构建》一文中提出应在传统模式的基础上尝试档案信息资源复合动态服务模式。倪丽娟则在其文章中指出要构建新的管理模式必须基于两个基础：一是档案信息资源开发理念的现代化；二是构建有效的档案信息资源开发制度。在立法方面主要应处理好以下几个问题：（1）信息管理的体制问题；（2）各类体制的配套问题；（3）信息政策的制定问题；（4）信息立法同其他立法的配套问题等。[9]

2.3档案管理应用系统建设。研究的重点主要是在对一些实例的考察分析上，涉及的方面主要有档案馆、企业、学校、医院等机构，对管理应用系统主要从系统的原则、特点、功能、体系结构，应用等方面进行的分析。曾有学者在2005年对湖南省档案信息化建设的现状进行了一番调查，发现档案管理应用系统在全省各级档案馆的普及率比较高，而且应用较早。[10]在档案网站建设上，截止目前我国还没有建立起全国统一的档案门户网站，也没有构建起大规模的国家档案数据库，还无法实现对外一体化的档案信息服务。[11]在数字档案馆方面探讨较多的是数字档案馆概念，服务模式，可能影响等。目前我国各级各类档案馆已经普遍使用计算机辅助档案管理，各类档案管理软件也已开发出来并投入到档案馆的日常工作之中，数字档案馆建设的基础已经存在，但在该领域我国的实践还很少，只在深圳、青岛等几个地方进行了试点性质的尝试。由于基础理论研究的薄弱，馆藏档案数字化的不足，人才资源的匮乏，配套法律法规的不完善等因素极大地制约了数字档案馆的发展进程。对于目前存在的这些问题，档案界主流的看法是要对档案信息资源进行整合，走档案资源的全社会共享之路。从宏观上而言，应注重对管理理念的变革，树立前端控制、知识化管理与集成管理的理念。[12]在具体实践上则要致力于构建一个基于计算机网络环境的管理一体化，资源数字化，服务网络化的档案资源管理系统。[13]因此目前的主要任务是依托电子政务建设，建立档案信息化建设的组织保障机构，尽量获得档案信息化建设的财政支持，并将档案资源建设纳入当地电子政务发展规划，保证信息资源共享。最后还要依托电子政务平台，主动沟通，促进协调发展。[14]

2.4 档案信息化标准规范建设。截止2007年我国已经颁布的与档案信息化相关的标准共45个，涉及档案信息化内容的有7个，其中国家标准2个，行业标准5个，而真正具有现代信息化意义的则只有5个，占所有标准的11%。这与“十五”《纲要》中的规划相差甚远。同时这些标准大多陈旧过时，并且标准之间相关内容不一致，标准制定工作落后，宣传力度不够等情况制约了档案信息化标准的建设。[15]针对这一状况所进行的研究认为首先应坚持规范性原则，统一标准，统一规范。[16]具体操作上应评价、修订现有的标准，完善档案信息化方面的标准体系并抓好标准的实施。[17]技术层面，在元数据描述上有学者提出标准分层的设想，将数据描述标准分为3个层次：一是数据内容标准；二是数据价值标准；三是数据结构标准。由此使我国档案工作人员从事档案描述能有相应的元数据标准作为依据。[18]

2.5 档案信息化人才队伍建设。对高校和企业的人才业务素质进行研究的文章较多。根据信息产业部披露的信息，2003年度我国的信息化指数为38.46，而国内的信息化人才资源指数仅为13.43。从这两个数据中可看出我国信息产业的发展与人才需求是不平衡的。据此有关学者进行了研究分析，张照余指出产生这一不平衡的因素主要有：（1）档案从业者的信息化素养总体偏低；（2）技术型人才严重缺乏；（3）“中间性”人才（所谓中间性人才是指既懂管理又懂技术的人才）缺失；（4）人才引入、激励政策有待完善。[19]郑金月在《关于档案信息化人才队伍建议的反思》一文中也提出了类似的观点，并指出单纯的IT人才不等于信息化人才，在信息化建设中战略性预测人才最重要，具体的落实与推进中“通才”必不可少，同时强调缺少真正懂行的决策者也是造成目前这一状况的主要原因。目前的信息人才需求主要有四种类型：档案信息化建设的研究型人才，管理人才，实用操作型人才以及法律人才。有学者认为要解决这一问题需要从以下几个方面入手：（1）清醒认识档案信息化建设对高素质人才的迫切需求；（2）要正确处理运用高新技术手段与培养高素质人才的关系；（3）要培养造就一支高素质的人才队伍。[20]也有学者认为可以通过高等院校培养高层次档案信息管理人才或者通过继续教育，开展学术研讨，实施合理的人才政策等方式进行提高。[21][22]

2.6档案信息安全保障体系建设。该方面的研究目前还比较零散，不够深入、系统和全面。存在的主要问题有：档案信息内容服务安全意识淡薄，缺乏统一有效的管理机构和档案信息安全管理机制，档案信息数据系统自身安全的隐忧，[23]知识产权问题，以及档案信息的不稳定性问题等。[24]从法的角度而言，目前的档案信息安全保障法规尚未形成体系，难以有效地解决档案信息安全问题。档案行政执法薄弱，复合型档案信息安全法制人才欠缺等也在一定程度上制约了档案信息化建设。[25]从具体的技术角度，肖金生、李成耀等在《档案信息化系统的网络安全技术研究》一文中还提出了病毒感染，操作系统和应用软件的漏洞，来自档案馆局域网外部的攻击等问题。目前应对档案信息安全所采取的措施主要有：（1）设计信息安全模型。国内外关于信息安全模型有很多种，如多级安全模型，多边安全模型，国际安全体系结构ISO/IEC7498-2，信息安全管理标准BS7799定义的管理模型，信息技术安全性评估通过准则CC等。这些模型和标准具有各自的特点，适用于不同的情况和领域，为构建档案信息安全保障体系提供了依据、参考和借鉴。[26]（2）构建各类安全防护体系。主要包括网络安全防范体系建设，数据安全防范体系建设，计算机系统安全防范体系建设，病毒防护体系建设以及安全防范管理制度建设等。同时在建设这些体系的过程中还要做好系统的安全评估工作，以便从总体上把握目前自身的信息化程度和水平，从而为下一步发展打好基础。[27]（3）为应对具体的技术问题采取一些行之有效的技术手段。如程有娥提出的为应对电子文档的安全等采用的DRM（数据版权管理）技术，从技术上能保证数字内容在其生命周期中的合理使用,使用户必须在授权后才能对数字内容进行相应的操作,从而实现了电子文档在分发和使用中的安全性和可控制性。[28]（4）完善档案信息内容安全保障的法规体系。我国可以针对国情制定相关的法律、法规，为我国的档案信息化建设保驾护航。还应对不合时宜的条款及时修订公布，加强网络安全防范规则和技术的研究创新。[29]同时加强档案行政执法主体建设，加大档案信息安全普法宣传力度，重视档案信息安全的法律专家、档案执法人才队伍建设，特别是提高档案执法人员的信息素质和法律素质，为做好档案信息安全保障工作培养高素质的复合型人才。最后还要密切与国内外档案部门和法制部门以及其他相关部门沟通与合作。[30]

2.7档案信息化建设的趋势。面对档案信息化建设进程的不断加速，档案馆藏模式会呈现出实物馆藏与数字馆藏的混合并存，文本传递服务与网络服务并举，卷宗管理与知识管理有机融合，档案工作人员由档案管理员向导航员转变等趋势。[31]也有学者从内部调整，外部重组，横向联合三个方面对信息化建设过程中档案管理工作的改变及其变化发展的主要趋势做了深入的剖析。[32]数字档案馆的建设作为档案信息化建设的长期发展目标之一，有些学者也对它的发展趋势进行了分析。认为伴随着计算机网络技术的不断发展，档案部门将会逐步明确数字档案馆的建设方向，而且在数字档案馆的建设中将会逐步探索出相关的经验和成熟的理论。可以预见，未来的数字档案馆时代，全球档案馆将会联结成一个巨大的档案信息网络，形成一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。档案馆不再是单一保存档案实体的机构，而是一个监控各个档案部门信息，面向社会提供利用的开放的档案信息中心或信息系统。由于电子文件很难体现档案“原件”的概念，学者们认为数字档案馆不能完全替代传统档案馆。[33]

3  对近几年国内档案信息化建设研究的看法

综上所述，国内档案信息化建设的研究具有自身的特点，也存在不足之处。

3.1档案信息化建设的研究已进入了比较稳定的阶段并趋于成熟。自2002年以后每年发表的文献在数量上呈现上升之势。随着档案信息化相关的一些新的法规政策的出台和相关实践的开展，对档案信息化的研究呈现出多样化态势。自2003年研究成果出现一次猛增后，2007年的增长率仅次于2003年。可以预计该主题在今后一段时间内仍会是研究的热点问题。

3.2理论研究与实证研究并重。首先，历年关于档案信息化建设理论研究的文献数量都排在第一位，理论性文章在研究角度上也趋于衍生化。如有学者对档案信息化建设中的一些方法、技术可能产生的伦理问题给予了积极的关注，这说明对理论的研究正在趋于深化。其次，在检索到的目标文献中，来自不同领域的学者多根据自身的职业特点与档案信息化建设相结合，从实际工作情况出发，揭示在信息条件下相关档案业务的发展变化，总结适合本领域的科研成果，其中又尤以企业、高校为研究重点。这说明目前企业、高校的档案信息化程度正逐步提高，对档案信息化管理研究的需求也随之增长。

3.3对该主题的研究显示出广泛性与发展性。首先是在研究主题上，在以理论研究为重点的同时对具体策略，技术手段等的研究也逐步增多。其次是在研究领域上，在以档案专业的学者或业务人员为主要研究主体的基础上，图情研究工作者、军人、科技工作者也积极参与研究。如在期刊分布中能源、水利方面的杂志中已出现对档案信息化建设研究的文章。这些文章立足于专业特色又与档案学有所交叉，注重结合新的时代背景提出新的想法与见解，从而促进着档案工作实践和档案学的发展。

3.4目前研究中存在的问题：（1）对国外该领域的发展现状进行研究的文章较少，多是偶尔涉及，缺乏深入系统的研究。（2）研究人员分布不均。目前研究的主体主要集中在高校的理论研究者。这些研究者多分布于经济比较发达的地区，西部、中部、北部经济发展缓慢的地区对其进行研究者很少。有人认为是由于欠发达地区投入资金太少，从而导致缺乏必要的设备和实践基础。因此，经济欠发达地区更应加强档案信息化建设的研究，以探索出一条低成本、高效益的发展途径。

3.5基于以上的分析我们认为，在今后的一段时间内应进一步加强对国外档案信息化建设发展状况的研究，同时加大对国内一些热点问题，如电子文件归档、档案资源管理等的研究力度，不断扩大研究队伍，拓宽研究视野，从而促进该主题的学术、技术与实践更加全面系统地发展。

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                                 （郑州市，邮编：450001）