档案合理利用研究----从档案部门的角度

档案利用，顾名思义是利用者利用档案的行为过程和档案被利用的动态过程的有机统一。只要有人利用了档案，或者只要有档案被人利用了，即可视之为“档案利用”。这是一种简单的事实判断，它要回答“档案利用是什么”这样一个命题。然而，人们更关心的是“为什么要利用档案”和“应该如何利用档案”。这是一种复杂的价值判断，它要回答“档案利用应该如何”这样一个命题。档案合理利用研究，正是基于后一个命题而展开的。    

“档案合理利用研究”，将围绕档案利用的合规律性与合目的性而展开。从合规律性与合目的性相统一的角度去揭示档案利用合理性的内涵，其意义就在于让人们具备这样一种自觉：不合规律的档案利用不可为之，不合目的的档案利用不想为之，既合规律又合目的的档案利用大有可为。

研究档案合理利用这一论题从理论上存在两种视角定位：一是从利用者的角度，一是从档案工作者的社会归属和组织—档案部门的角度。本文选择了后一种角度，并从社会整体利益、形形色色利用者的行为共性出发，对档案利用的规律性和目的性进行理论探索，寻求和论证档案利用合理化的实践改革方案。也就是说，档案合理利用这一论题从提出、分析、论述到个案反思、结论形成，研究视角都定位于档案部门所面临的档案利用压力和矛盾，定位于档案工作、档案服务对档案利用合理化的促进和贡献。

从档案部门的角度对档案的合理利用进行全面研究，可以从数量和质量，时间和空间四个维度进行系统论述。其一，从数量维度上，档案的合理利用首先表现在档案利用的数量上。只有通过对档案利用进行必要的数量分析，才能探究档案利用的充分程度，才能分析其用得是否合理。其二，从质量维度上，只有通过对档案利用情况进行必要的质量分析，把握档案价值实现的规律，才能实现档案的有效利用。其三，从时间维度上，档案及时利用是对档案合理利用的时效性要求和时间指标，保证及时利用的同时还须关注档案资源的长远利用和可持续发展，才能实现档案的真正合理利用。其四，从空间维度上，档案利用活动空间的矛盾和冲突主要表现为两个方面：一是利用主体之间权利空间交错的矛盾,二是利用客体之间分布空间失衡的矛盾。因此，档案的协调利用要求规范控制档案利用活动、完善档案利用相关法律，科学规划档案实体分布和信息布局，着眼于权利协调和分布协调来考虑整体效益，满足利用主体活动空间、客体分布空间的动态平衡与和谐稳定。

一、充分利用：档案合理利用的数量维度

档案的合理利用首先表现在档案利用的数量上，考察档案利用是否充分应该从分析档案利用数量入手。

首先，要考察国家档案资源的总量及其构成情况。因为摸清家底对于充分利用来说具有极其重要的意义。截至2003年仅以案卷为单位的馆、室藏档案就已达337743636卷之多；如果把以件、盘、张、米等为计量单位的其它各种类型的档案都计算在内，那么，馆、室藏档案总量达899160308之多。由此可见，我国可供利用的档案资源数量是巨大的。我国档案资源不仅数量巨大，而且内容丰富，成分结构多样，因此，可以利用的档案有不同内容、不同载体、不同类型的选择，或者换句话说，可利用档案是多种多样的。而面对数量巨大、种类繁多的档案，也需要付出相应的管理成本。

其次，要考察档案开放的情况。因为档案只有开放，才可能为社会所利用。我国档案馆开放档案的数量从1994年的17622822卷增加到2003年的45212506卷，十年间增长了157%；并且在馆藏档案数量快速增长的情况下，档案开放率还是能够从总体上呈缓慢上升趋势，从1994年的16.2%上升到2003年的22.7%，十年间增长了6.5个百分点，平均开放率为20.8%。应该说，这的确是一个很了不起的成绩。然而，这百分之二十几的开放率，也就意味着还有百分之七十几的档案仍尘封在档案馆的库房里沉睡度日，没有向社会开放利用。而在这种情况下，期盼馆藏档案能够得到充分利用，馆藏档案的利用率能够较大提高，是很不现实的。

第三，要考察档案已供利用的情况。因为利用人次，利用卷、件次和利用率是反映档案利用充分程度的直观指标。在档案利用人次和利用卷、件次最多的2003年，利用档案的人（含次）数也只占当年总人口数的0.285%；利用档案的卷、件次数只占当年馆藏档案总数的5.10%。这就意味着档案利用与99%以上的人不相关，与90%以上的档案不相关。

鉴于上述情况，我们应着力从控制档案总量，扩大档案开放和增加利用数量三个方面采取应对措施，以保证档案能够得到充分的利用。

二、有效利用：档案合理利用的质量维度

提供利用的档案数量最大化并不能保证档案利用质量的优化，充分利用并不等同于利用取得了实际效果，因此还需从质量维度进一步关注档案利用的成本、收益和效益问题，研究档案的有效利用。

“有效利用”是从档案利用合乎目的以及档案利用讲究质量的角度对“合理利用”展开的思考。立足于从档案部门的角度考察合理利用这一出发点，把“有效利用”界定为更深层面的“有效益”，既考虑了利用者对效果和收益的重视，也体现了档案部门对成本和收益的兼顾。

首先要分析利用成本和利用情况。1994年，我国投入档案行政事业费和档案馆事业费1.9893亿元，利用档案3895997人次，利用档案10308536卷、件次。2003年，我国投入档案行政事业费和档案馆事业费4.2111亿元，增幅为111.63%；利用档案3688225人次，增幅为27.36%；利用档案11614977卷、件次，增幅为12.6%。可见，档案利用管理成本的增长幅度大大超过了档案利用人次和卷、件次的增长速度。

其次要分析档案利用需求情况。随着社会环境变化，自1994年以来除修史编志的利用需求由于阶段性和间隔性特点而处于下降趋势，工作查考、学术研究、经济建设和其他方面的利用需求都处于上升趋势，这说明档案利用在社会上普及程度的提高，反映出我国经济社会发展对档案利用需求强有力的拉动作用。档案部门及时研究和预测各种档案利用的情况和走向，将有利于开展有针对性的优质高效的档案服务。

第三要分析成本投入与利用需求满足度之间的关系。从档案工作的历史发展和社会利用需求宏观角度来看，档案利用的成本投入和需求满足之间存在边际效益递减现象。随着档案利用成本的不断增加，档案需求的满足程度也在不断提高，但是提高相同单位的档案利用成本，对于档案需求满足程度提高的贡献却是递减的。

针对上述情况，保障档案的有效利用，既需要从利用成本控制、利用收益增加和效果提高两个方面思考对策。档案部门应通过降低管理者成本和利用者成本来控制档案利用成本；通过收集与利用者需求匹配的档案信息和优化控制利用者需求状态来提高档案利用收益/效果。

三、及时长远利用：档案合理利用的时间维度

合理的档案利用必须遵循档案价值规律和利用需求规律的时间特征。档案价值规律和利用需求规律既具有时效性，又具有长远性，因此我们要相应地从及时和长远两种时间角度来分析档案的合理利用问题。

（一）档案及时利用的现状分析及应对措施

影响档案及时利用的主要原因来自档案开放的相对滞后。当前的档案开放片面地强调了档案法规对开放时间的一般限定和延长规定，过于保守谨慎地体现了对法律法规中保密精神的贯彻，导致了开放档案“老龄化”，开放时间普遍“超时”；档案形成期满30年开放的一般规定受到政务公开和现行文件开放利用的巨大冲击，正面临着一种前所未有的合法不合理的尴尬境地。

档案及时利用是对档案合理利用的时效性要求和时间指标，档案加速开放是对及时利用的最直接和最基本的首要保证。基于以上对档案开放现状的分析，应该调整完善档案开放相关规定，合理设定档案开放的时间，包括明确、细化和缩短开放时间，实现文档信息开放的无缝连接。

（二）档案长远利用的现状分析及应对措施

档案是一种随着时间推移而不断积累的历史沉淀物。它从时间上将人类社会的活动连接成了一条绵延不绝的记忆长线，让历史得以长久传承。但是，作为历史记忆的档案无论是物质载体还是信息内容都会随着时间的流逝而出现损坏或丢失的风险，要保证档案利用的长远性必须采取切实有效的安全保护措施，从防与治两个层面维护档案的长远利用。

历史档案的载体保护和修复，内容信息的译解和开发工作，面临多重困难、多重危机，给档案人员带来了多重挑战；而现代数字档案的数据丢失和变更风险比比皆是，脆弱的数字信息常常因人为或自然因素导致离线或在线的损毁，数字信息技术在推动人类文明的同时，可能成为斩断人类记忆的利剑。

档案长远利用的实现需要以防治结合、载体和信息并重的有效的档案保护策略和技术作为坚实后盾。历史档案载体的抢救和内容的开发，数字存储介质的保护和信息安全的保障，就成了档案长远利用的应对策略。

四、协调均衡利用：档案合理利用的空间维度

档案合理利用从空间维度进行横向考察，则要求利用过程考虑整体效益，满足利用主体活动空间、客体分布空间的动态平衡与和谐稳定，强调协调利用。从空间维度考察档案利用活动规律及其合理性，矛盾和冲突主要表现为两个方面：一是利用主体之间权利空间交错的矛盾,二是利用客体之间分布空间失衡的矛盾。

（一）档案利用中权利交错及其平衡

档案利用的权利和公民隐私权是一对相互冲突的权利，其矛盾斗争性体现在：档案利用是社会大众获取使用档案信息的权利，而隐私权是阻碍人们获取某种信息的权利。两种权利效力空间分别作用于公共领域和私人领域，两者的冲突很大程度上是公的权利与私的权利之间的冲突，两者的矛盾根源于现代社会对信息的需求与个人需要隐私保护之间的矛盾。一方面，人们希望获得心灵的安宁和独处，为此要求法律保护私人空间的隐私；另一方面又要求信息公开化，希望通过档案利用来知悉和监督公共空间的事务活动，行使档案利用的权利。从这方面看，隐私权是一种私人范围的消极的静态权利，而档案利用是一种公共范围的积极的动态权利。档案利用的权利和隐私权存在交错冲突的矛盾，必须一方面通过确定隐私范围、设置隐私档案利用权限、控制利用方式来防止档案利用对隐私权的损害；另一方面通过分析两种权利的矛盾统一性和内在平衡点，遵循协调原则在保护隐私的同时维护社会对档案的利用权利。

档案利用权利与著作权的矛盾相对于隐私权对档案利用的限制来说，显得较为缓和。因为含有隐私的档案内容具有绝对排他的封闭性，除非十分必要或者涉及公共利益，一般涉及隐私档案不予公开。而“作品档案”在保障著作权人财产和人身权益的前提下可以合理合法地进行利用。著作权本身还包括合理使用制度以鼓励利用，即在法律规定的一定条件下，不必征得著作权人的同意，又不必向其支付报酬，基于正当目的可以使用他人著作权作品。因此，档案利用权利和著作权的协调思路应从强调“利用”而非“封闭”出发通过两种途径实现平衡：一是从利用档案范围、方式、数量的控制保护著作权；二是从著作权的合理限制维护利用权利的正当行使。

（二）档案信息资源分布失衡及其调整

目前，档案利用客体空间分布的差异性主要突出表现在两个方面：一是地区间档案信息资源分布的失衡，二是区域内城乡档案信息资源分布的失衡。

档案信息资源在空间分布上的地区失衡、城乡失衡现状导致了“档案信息鸿沟”的客观存在，影响了不同地域和城乡之间档案利用者对档案信息的公平享有，影响了档案利用在社会整体水平上的均衡程度，必须通过形成科学有效的协调理念、开辟现实需要的协调路径和构想切实可行的协调模式不断消除不利因素的影响，最终以档案信息资源共享共建为基础实现档案的协调均衡利用。

在现有档案利用制度和实际资源分布的制约下，档案利用还存在两个需要协调和平衡的问题：一是利用需求提出先后与实际行为次序的问题，二是外国档案利用者行为控制与利用平等性的问题。档案利用次序协调应遵循“重要性”和“时间性”原则，在通常情况下以“先来后到”为次序，一旦出现必须协调的次序问题，就需要档案工作者首先考虑“轻重缓急”，然后再区别“先来后到”，把握利用的整体效益。档案利用“内外”协调应遵循“平等性”和“国家利益至上”原则。

 [*] 本文为陈永生博士论文文摘，论文全文20万字。