全球档案专业的新思维、新目标

全球档案专业的新思维、新目标

    摘要：2008年7月21~27日，在马来西亚首都吉隆坡举行了第16届国际档案大会。笔者作为大会发言人之一，受邀参加了此次大会并做了题为《中国与北美档案教育比较：绘制未来社会蓝图》的发言。笔者认为，大会主题体现了全球档案专业的新思维——平面伸展与立体交融的兼顾统一；大会议程和活动反映了全球档案专业的新目标——档案专业借助创新在社会发展中发挥更大的作用。尽管存在几点不足，但瑕不掩瑜，第16届国际档案大会具有诸多亮点，是一届成功的国际档案大会。

关键词：国际、档案、会议、思维、目标

    2008年7月21~27日，在马来西亚首都吉隆坡举行了第16届国际档案大会（以下简称16大——笔者注）。这是继中国之后，第二次在亚洲国家召开的国际档案大会。来自全球100多个国家和地区的1000余名代表参加了此次大会。此外，由于国际档案理事会成立于1948年、东南亚地区分会成立于1968年，因此，国际档案理事会成立60周年和东南亚地区分会成立40周年庆祝也成为16大的重要内容。

    16大的变革之一，是创新了大会发言的选拔机制。以往的历届大会，大多是围绕若干主题（1980年之前）或一个中心主题（1980年之后），确定若干发言人来提交主报告和辅助报告，采用平行会议的形式展开讨论和交流。16大更新了大会发言的选拔机制，从2007年12月起，围绕大会主题向全球征集大会发言。经过三轮选拔，最终确定了300多位发言人；并根据发言内容，确定发言的会议形式。笔者在首轮选拔中被确定为大会发言人之一，受邀参加了16大并做了题为《中国与北美档案教育比较：绘制未来社会蓝图》的发言。笔者拟根据参加大会的活动、见闻和感思，评析此次大会的主要特点。

    四年一度的国际档案大会是国际档案理事会各项活动中规模最大的综合性会议，集学术研讨、业务交流与会务决策于一身。学术研讨和业务交流是国际档案大会的“重头戏”，一般而言，每一届大会的主题，集中体现了大会学术研讨和业务交流的内容和范围，成为决定大会成功与否的关键。如果主题选择不当或缺乏吸引力，即使大会的活动内容再丰富，大会的成功也会受到影响。可见，大会主题是展示国际档案大会特点的关键性因素，而且，大会主题往往是各国档案人员共同关注的重大问题，体现着全球档案专业发展的前沿走势。为此，笔者从评析16大的主题入手，结合述评大会议程和活动，希望能让同行和读者对此次大会的主要特点形成较为清晰的认识。

一、大会主题：档案专业的新思维

    16大的主题是“档案、治理与发展：绘制未来社会的蓝图”。这里包含了三个关键词——档案、治理、发展，以及一个特别词组——未来社会。这些关键词和词组分别指明了大会专业研讨和交流的特定领域，又集合起来体现了21世纪全球档案专业发展的新思维。

    16大对“档案”所作的阐述是——“档案主题涉及文件和档案管理的所有方面，从文件的管理和选择到保管和公众利用无所不包。大量涌现的电子文件对专业实践中鉴定、挑选和移交等环节带来了重大挑战。保管也是一个主要关注点，包括传统保护技术的培训、自然灾害和武装冲突中档案的保护、以及电子文件的长久保管。档案人员需要考虑个人隐私权、国家利益、著作权、现有和未来立法等因素来保持文件利用与这些因素的平衡。重视口述史及其与声像档案的关系也是需要关注的问题之一。最后需要强调标准的使用问题，肯定它们对档案人员工作的支持，确定需要制定新标准的专业领域”[1]。

    对“治理”所作的阐述是——“治理主题重点是良好的文件管理对可*性、行政透明度和管理效率具有的贡献。治理得当有利于保护人权和打击腐败。档案人员需要进入电子政府的工作流而非接受信息时代边缘化的角色。应当强调档案人员与审计师、律师、图书馆员和博物馆管理员等其他专业人员联合的重要性。如何让公众重视档案的价值，如何让档案人员成为政权中主要决策者的一员，也应受到关注”[2]。

    对“发展”所作的阐述是——“发展主题集中于各级各类档案人员的培训和教育机会。有必要界定21世纪初的档案人员应具有的资格和能力。但不应忽视档案在广泛的政治、经济和社会发展中的作用。有效的文件管理才能实现行政管理的高效、支持教育发展、推进国家建设的顺利进行以适应新技术引发的挑战，满足决策者和公众的期望。应探讨档案人员资格准入核心课程的构成。‘在线培训\’和‘培训培训者\’活动将导致档案教育传统方法的重新评估”[3]。

    对“绘制未来社会蓝图”所作的阐述是——“绘制未来社会蓝图旨在引导大会不能局限于狭隘的专业视野，相反应运用广泛的社会联系”[4]。

    大会的主题阐述不仅揭示出研讨交流的内容范围，也明确了重点议题。档案主题指向专业领域——文件和档案管理，重点议题包括电子文件、保管、文件利用的影响因素、口述史/声像档案、标准；治理主题指向行政领域，重点议题有档案人员在电子政府中的角色定位、档案人员与其他专业的联合、公众对档案价值的认识、档案与政权的关系；发展主题以专业教育为基点，重点议题包括档案在政治、经济和社会发展中的作用，档案教育核心课程，档案教育方式方法革新等。不难看出，大会主题较为宏大，重点议题大多反映了当前各国档案界面对的前沿问题或现实难题。

    笔者认为，16大主题的鲜明特点并非在于其宏大或前沿气息，更多地是展示了21世纪全球档案专业发展的新思维——平面延伸与立体交融的兼顾统一。如果深入解读三个关键词，可以看出它们分别对应着“专业”、“行政”和“社会”三个主题词。档案作为专业术语，是专业的“形象代表”；治理是一个综合概念，包含政府行政、机构管理和业务开展等丰富内容；发展有着时空的双重含义，尽管立足点是档案教育，但实际目的是突出档案专业借助教育的完善在社会发展中发挥出更大的作用。特别词组“未来社会”进一步印证了这一目的，因为它强调要采用广泛的社会视野，避免大会沦为狭隘的档案专业交流。大会主题将专业、行政和社会并集于一体，既是对专业触及范围的平面延伸，也是对专业拓展空间的立体交融。

    信息时代档案专业实践的发展领域已经明显跨越了档案馆室的界限，向前延伸到文件生成和管理阶段。进入21世纪之后，电子文件的大量产生和管理促使前端控制、文件连续体等一些理念或理论观点得到国际档案界的认同。当前，各国的信息化建设导致文件和档案管理与行政管理的关系更为紧密，文件管理对行政管理的可*性、透明度和效率至关重要。在这种情势下，档案专业触及范围向文件管理延伸已没有疑义，并值得大力提倡。大会对档案主题的阐述也充分证明专业发展涉及文件和档案管理的所有方面。

    21世纪档案专业的拓展空间显现出立体交融的态势。文件和档案作为社会活动的产物，既是行政管理的工具，又是历史文化传承的手段。当前，社会、政治、经济、科技、文化的迅捷发展为档案专业提供了更广阔的拓展空间，也制造了更复杂的生存环境。档案专业在机遇与挑战并存的社会环境中已经或需要拓展。向行政领域拓展就是其中之一，文件管理作为一种治理手段，不仅直接关系到行政管理的可*性强弱、透明度大小和效率高低，也影响着政府廉洁程度、公民权利保护和政权稳定状况。为此，档案专业需要嵌入电子政府的工作流和企事业单位的业务流，需要加强与其他专业的联合。此外，档案专业也需要向公众服务拓展。从文件第一价值到档案第二价值的变化，决定了专业服务的范围必然从行政部门拓展到社会大众。只有借助有效的公众服务，档案专业才能实现自身价值，为社会的良性发展做出更大贡献。档案专业的这些拓展并非简单的平面延伸，而是一种相对复杂的立体交融。首先，专业拓展身处复杂的社会大环境，政治、经济、科技、文化等各种要素交织在一起，对档案专业造成全方位的影响；其次，档案专业与行政治理、社会服务的关系也是一种错综复杂的立体交融，比如，文件管理嵌入行政管理的工作流程，文件和档案管理人员与其他专业人员的合作，都可能是“你中有我、我中有你”的紧密交融，难以也不必划清彼此的界限。

    16大主题还特别强调了社会视角，这种视角可以帮助大会跳出狭窄的档案圈，从广泛联系和交融的角度来研讨专业问题。各国档案界也得以更全面、客观地审视档案专业的社会意义和未来走向。

二、大会议程和活动：档案专业的新目标

    决定国际档案大会成功与否的主要因素除了主题之外，还有大会的议程和活动。笔者依据切身体会认为，16大的议程和活动富有特色。这种特色在与会代表看来，包括议程和活动内容丰富、形式多样、具有东道国的地域和文化特色等等。但综合归纳此次大会议程和活动的特点，笔者认为“创新”二字最为贴切。这种创新有多方面的表现，其实质反映了21世纪全球档案专业的新目标。

    首先，大会议程和活动的创新表现为量大，主要包括两方面。一是发言人数量众多，此次大会选出了300多位发言人，发言人的数量之多超过了以往的任何一届。二是议程和活动的形式众多，除了开、闭幕式的全体大会之外，大会设计和安排了年度代表大会（Annual General Meeting）、业务会议（Business meeting）、研讨会（Seminar）、学习班（Workshop）、陈述报告（Presentation）、工作进展（Work in progress）、先锋论坛（Avant grade session）、圆桌会议（Round Table）、论文及评论（Papers and comment）、文化活动（Culture event）、影片放映（Cinema）、专业参观（Professional visit）、社会实践（Social program）、专业展览（Exhibition）等多种形式的议程和活动，供代表们自由选择。可见，众多的发言人和活动形式使此次大会显现出一种新气象。

    其次，大会议程和活动的创新表现为面广，也主要包括两方面。一是发言人的广泛性，300多位发言人既具有地域、国别的广泛代表性，他们来自世界各大洲的100多个国家和地区；又有专业领域和职业身份的广泛代表性，他们的工作范围涉及文件和档案管理的方方面面，职业身份包括理论研究者、实践从业者、行政管理者、专业教师等等。二是发言内容的丰富性，大会举行了400多场不同形式的发言，内容围绕宏大的主题展开到档案、治理和发展的各个方面。

    再次，大会议程和活动的创新表现为节奏的“短频快”，主要包括三个方面。一是发言时段设置的密集，由于发言人数众多，此次大会的议程设置十分密集，每天都有数十场会议，最高的一天达到了100多场。二是发言场次安排的紧凑，大会用“session”来区分发言场次，每一场次的时间长短有异，一般为1小时，最多不超过2.5小时。三是发言时间控制的紧张，有的场次有多位发言人，他们共享发言时间，因此每位发言人的时间受到严密控制，如果超时，工作人员就会进行提醒。此次大会议程和活动的紧张节奏优劣兼有，好处是最大限度地为代表们提供丰富的发言内容，帮助他们尽可能多地掌握专业的前沿信息；不足在于过于密集的时段和紧凑的场次容易影响研讨交流的深度和效果，也容易造成代表在场次选择上的冲突和遗憾。

    第四，大会议程和活动的创新还表现为富有东道国的地域和文化特色。此次大会的东道国马来西亚是第二个主办国际档案大会的亚洲国家，他们在议程和活动设置安排上精心注入了民族、文化和地域的元素，使得大会呈现出鲜明的马来西亚风情。笔者印象最深的有三点。一是在重要仪式上突显马来西亚的文化传统和宗教底蕴。在大会的开幕式和闭幕式上，东道国都安排了具有民族特色的入场仪式，演奏民族乐曲来烘托会场气氛，并邀请宗教界知名人士为大会祈祷和祝福。在以“马来西亚之夜”命名的招待宴会上，东道国也安排了一台地道的民族歌舞晚会让代表们感受马来西亚文化和艺术的特点。二是在议程安排上介绍马来西亚的历史、文化和宗教特点。大会每天议程中安排有“文化活动”、“影片放映”等多种形式，介绍马来西亚的历史发展、文化传统和宗教活动，提供给有兴趣的代表。三是在活动安排上展示马来西亚乃至东南亚的特色风情。大会还借助展览、参观、游览、实践等多种活动，让代表们充分了解马来西亚的风土人情以及东南亚的特产风貌。

    综合以上创新点并深入分析，笔者认为16大议程和活动的特点反映了21世纪档案专业的新目标——通过专业创新来发挥档案专业在社会发展中更大的作用。进入21世纪，社会、政治、经济、科技、文化的快速发展促使档案专业处在机遇与挑战并存的时代。如何把握机遇、应对挑战，一直是各国以及国际档案界共同关注的问题。国际档案大会作为专业研讨交流的一线平台，势必成为国际档案界集思广益、探求解决办法的先锋阵地。从2000年第14届国际档案大会对电子文件的关注，到2004年第15届国际档案大会对档案、记忆和知识的研讨，再到16大对档案在治理和发展中作用的肯定和期待，体现的不仅仅是国际档案界对专业前沿问题的关注，更重要的是他们对未来社会档案专业发展战略和策略的思考和回答。从策略层面而言，各国代表研讨交流的成果都有丰富的体现；如果上升到战略高度，笔者感受到国际档案界形成了一种共识——未来社会档案专业的发展命运取决于专业创新。唯有创新和变革，档案专业才能避免在信息时代被边缘化的下场，才能在政治、经济、科技、文化和社会发展中扮演更重要的角色，发挥更大的作用。透过16大议程和活动的诸多创新，笔者深切地感受到国际档案界的努力和良好愿望，他们希望各国代表通过大会的研讨交流，增强信心，取得行之有效的成果，促进档案专业实践和理论的发展，带动全球档案专业在21世纪走向更加美好的明天！

三、两点补充

    总体而言，16大是一届成功的大会，其主题设置和议程安排都富有特色。笔者基于自身感受还想补充两点评价，一是大会在主题和议程之外的突出亮点，二是大会的一些不足。这样有利于国内同行和读者相对客观地了解大会的全貌。

    16大较为突出的亮点，笔者认为可以用“和谐”二字概括。选择马来西亚作为东道国，本身就是档案国际社会和谐的体现。马来西亚是第二个主办国际档案大会的亚洲国家和发展中国家，他们为此深感自豪。尽管亚洲国家或发展中国家档案专业水平相对落后，但主办国际档案大会对东道国档案事业的发展将会起到很好的促进作用。我国已是明显的例证，马来西亚也不例外。笔者在大会开、闭幕式上已经感受到马来西亚政府对档案事业的重视和发展决心。此外，大会也贯穿着传统与现代的和谐。16大在继承以往大会传统惯例的同时，也充分运用现代科技来进行会议运作。网络、电脑、投影等先进技术或设备在大会日程安排、内容演示和信息发布等方面的应用相当普遍，为代表提供了很多便利。笔者在专业参观和社会实践等活动中，发现马来西亚档案事业建设以及城市建筑风貌也存在和谐的突出特点。他们一方面充分学习和运用现代科技和国外先进经验，另一方面也积极保持专业发展的优良传统。城市建筑更是摩天大楼与富有民族、宗教特色的古老建筑和谐共存。

    当然，16大也存在几点不足。第一，大会发言缺乏主线，有“形散”之憾。此次大会发言人数众多，却没有设置主要发言人（Key speaker）或主报告（Principal paper）制度。尽管存在三个主题，但每个主题并没有主发言人或主报告，因此主题研讨相对分散，缺乏一条主线把研讨成果集中体现出来。本来国际档案大会的学术研讨代表着专业的最高水平，由于缺乏有分量的主报告，此次大会的研讨成果可能会受到影响。第二，大会发言的水平参差不齐。此次大会发言人数众多的优点是具有广泛的代表性，东道国进行全球选拔的初衷也是希望在大会上听到更多的声音，满足更多国家或专业人员拥有话语权的需求。笔者在听会中发现，发言的内容较为丰富，但水平参差不齐。有的发言论文的确是前沿问题，也很有新意；而有的发言就较为浅显，观点也比较陈旧。当然，发言水平有高有低也属正常，有利于满足不同层次的需求；但作为代表最高水平的国际论坛，此次大会如果能够在发言选拔中再更加严格一些就更为理想了。第三，大会议程安排的局限影响了研讨成果的深度。发言人中有不少国际档案界的知名人士，他们的发言也很精彩。但是由于时间局限，他们只能简要介绍，不能展开互动，也无法深入讨论。研讨的深度和质量就容易受到影响。

    第16届国际档案大会的辉煌已经落幕，四年之后在澳大利亚的布里斯班将举行第17届国际档案大会。笔者期待，下一届国际档案大会将带给我们更大的惊喜，更多的收获！

[1] 笔者根据第16届国际档案大会手册的主题阐述翻译而成，详细内容可参见http://www.kualalumpur2008.ica.org/en/node/38773。

[2] 同上。

[3] 同上。

[4] 同上。

作者简介：

      黄霄羽，女，中国人民大学信息资源管理学院副教授，管理学博士；出版专著和教材（含合作）8部，论文100余篇。

（北京市，邮编：100872）

      原载于《档案学通讯》2008年第六期