科技档案管理存在问题分析与对策

科技档案管理存在问题分析与对策

中国飞行试验研究院情报档案中心  武  立

摘要：本文分析了科技档案管理现状，指出在档案文件收集、分类和编目等方面存在的问题，针对所提问题提出了改进对策，并进行了应用验证。

关键词： 档案管理  文件收集  分类  编目  问题分析  对策

 1. 引言

从管理学角度，档案是国家机构、社会组织及个人在政治、经济、军事、科学、技术、文化和宗教等各个领域重大活动的历史记录，是人类社会活动的真实反映，具有历史的鉴证作用[1]。从信息论角度，档案是人类社会实践活动过程中直接形成的具有保存价值的信息符号，既是知识的积累，也是知识的信息表述，因而是一种信息资源。科研机构、企事业单位的企业档案是其在科研、生产、经营与管理活动过程中形成并积累的对当前与未来具有重要参考价值与借鉴作用的信息记录，具有原始性、凭证性、权威性、广泛性、连续性和可扩充性等特点[2]。由于社会行业分工不同，企业档案具有很强的独特性，这与国家、机关和政府部门的档案馆形成鲜明对比。目前，科技档案管理中存在收集、分类和编目等方面的问题，本文通过现状分析，并针对所提问题提出了对策建议，希望能起到抛砖引玉的作用。

2. 科技档案管理现状分析

2.1 重视凭证文件收集，忽视技术文件归档

档案的价值包括两个方面，一是凭证作用，二是利用价值。传统的档案管理与档案工作似乎更注重凭证作用，无论是文书档案，还是科技档案，都讲究真凭实据。技术参考利用价值本来是科技档案的最根本的属性，然而，在各种归档管理要求中都毫无例外地要求归档原件，如果有人归档的文件材料为复印件，在检查、审核中被发现，肯定作为工作失误，受到批评，这就导致人们为了符合归档要求，归档材料非原件不要。看起来是满足了归档要求，实际上使一些重要的但非原件的技术文件不能归档，本质上损害了档案材料的内在质量，这无疑使档案资源的参考利用价值大打折扣。

2.2 重视管理文件收集，轻视档案资源建设

科技档案作为一个企业、一个部门特有的信息资源，具有独特的应用价值。但是这种价值是潜在的，必须要通过应用开发才能实现。档案信息的完整、系统、准确是档案资源开发利用的基础，完整是指归档文件材料要齐全、要成套，不能缺这少那。系统是指所收集的反映科研活动过程的文件材料输入/输出因果清晰，层次分明，项目系统文件构成完整，整理有序。准确是指文件材料必须客观反映科研活动的真实过程，保证项目研究理论依据充分，方法正确，试验验证完整，结论正确。

归档技术文件的完整性主要落实在归档收集过程中，在以往的归档管理实践中，由于归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺，以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好的把握归档文件的完整性，特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和来龙去脉的专业性很强的技术文件。导致归档文件不少，技术类文件有遗漏，最终导致所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程，甚至造成技术路线的模糊与不连续。

2.3 档案分类不完善，影响档案资源数据库构架

科技档案资源的利用程度与作用发挥，在很大程度上取决于检索查询体系的效率，档案分类是建立检索目录体系的基础。在以往的检索利用中，经常发生这样的现象：确实知道馆藏里有某一份技术文件或资料，但就是不知道放在什么位置；或者要找一份内容非常具体的技术文件或资料，但不知道归于哪一类，更不知道属于哪一个型号或项目，等等，这些都导致无法索取到需要的文件资料。为什么会出现这种现象呢？笔者认为，这是档案管理中分类不合理导致馆藏排架混乱造成的。

分类是一个看似简单实际却较为复杂的问题，其复杂性主要体现在分类在很大程度上影响档案业务管理、影响档案资源利用。例如，“十五”以来，国家加大了对航空工业技术改造项目的投资力度，国家技改投资主要包括基本建设和设备购置，相应形成的档案类别为基建档案和设备档案。技改工程实施项目管理，而现行项目组成复杂、周期长，涉及部门和专业多，这些项目在实施过程中，形成了大量的技术文件资料，现有科技档案分类法无法满足诸多专业领域、多种科研仪器设备档案的管理要求。技改项目形成的综合类文件，如请示批复，审计、消防、环保等单项验收文件，组成综合卷后，既不属于那个专业，又不属于那类设备，因无法在分类表中找出相应的分类号，不能入库排架提供利用。

在设备仪器档案类目中，主要强调设备仪器文件资料的单台套归档，这就会导致在归档实施中，一些大型试验设备或设施文件资料归档难以操作。大型试验设备或设施都是由若干设备组成的系统，如果按照单台套设备归档，即使是核心设备，其功能和性能也不能真正反映设备系统所体现的科研、生产能力。在设备仪器类目中又分为外购设备和自制设备，对自制设备而言，不可能所涉及的任何产品都自行研制，有的时候，可能是购买了单个核心设备，但该设备只是通用设备，系统集成研制才是项目的本质所在。按照现行的归档分类要求，应把该单台外购设备归入外购类，单独归档，归档后难以反映项目研制或设备购置的实际，造成今后利用上的困难。还有的时候，把一些与厂房、试验室一起建造的设备按照整体项目归入基建档案，造成仪器设备档案中没有该设备，基建档案中又不是主要部分的现象。

2.4 编目不完善，不利于检索利用

科技档案资源的利用率、检索效率高低不仅取决于检索体系，在很大程度上还取决于对档案文件所进行的编目是否完善。上节所述的无法找到需要的馆藏文件资料的现象，除档案分类不合理外，还与档案文件的编目有关。检索是档案资源利用的基础，而档案编目是检索利用的基础，通过编目，建立多种查找检索档案文件资料的途径，在利用者与档案资源之间建立起畅通的桥梁与纽带。同时，编目著录项的多少、标引深度是影响档案资源检索查全率和查准率的主要因素，因而，档案编目是档案资源能否得到充分利用的重要前提。

档案编目包括著录与标引，仔细分析作为我们工作标准的航空档案著录细则（HB 6381-89），可以发现该标准对著录说明较为全面，但仅仅在一个著录项中提到主题词，而对如何提取主题词、如何标引并没有说明，这不能不说是该标准的一个巨大缺陷。目前，对于科技工作者而言，信息资源检索多采用主题词检索，档案资源检索也是如此。而我们的档案文件编目中却缺少了主题词标引，这是档案资源检索利用的巨大缺陷。

3. 改进科技档案管理的对策

科技档案是一种最具特色的信息资源，既是各个科研单位主要的知识积累，也是我们国家的宝贵财富，作为基层档案管理部门，有责任、有义务做好科技档案的管理工作。为此，我们应做好以下几方面的工作。

3.1 档案的利用价值与凭证作用并重

完善档案管理制度，制定切实可行的档案资料收集、归档、分类和编目程序与方法。在日常归档过程中，首先按照归档要求，保证归档文件原始性要求。同时，在管理上，应给归档复印件“松绑”，在原件尚未收集到的情况下，应考虑用复印件替代，不应一味地坚持“应缺勿滥”，应对字迹清晰可供利用的复印件暂时收集归档，待原件收集到后再作替换，以保证档案材料的完整性和准确性，使相关的技术文件材料之间既互相对应，又彼此协调一致，真实地记载和反映科研生产活动的过程和结果。

为了保证档案原件的及时归档，应切实落实档案管理中的“四参加”，即档案人员按时参加科技成果鉴定会、基建竣工验收会、产品定型会、设备开箱验收等科技活动，以确保这些重要的科技活动中所形成的技术文件原件能被立时收集归档。

3.2 重视科技档案技术文件材料的系统性和完整性

档案管理人员要了解课题/项目的技术方案、技术路线，懂得课题/项目各种技术文件的内在联系与因果关系，切实为科研人员提供归档指导。使归档文件材料能完整地反映科研人员的研究思路和实现意图，能够客观地描述该科研项目的进行过程，并能够客观、全面地反映出科技项目的主要内容。注重归档项目中系统/课题、分析系统/专项、子系统/子课题组成与他们之间的内在技术联系，按照技术专业体系形成归档文件体系，避免归档文件材料的杂乱无章堆积。

为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端界入、过程控制的方法，即档案管理人员在项目/课题立项阶段成为项目组/课题组的成员，根据各类档案的归档范围，结合本项目/本课题的实际，与项目/课题负责人共同完成该项目的归档文件清单，清单应细化地反映出在每一个不同阶段，应该形成那些文件，比如，在立项阶段，应形成调研报告、立项申请报告等类文件，而在项目结束时，应形成技术总结、工作总结等类文件，如此行，使技术人员和档案人员对该项目/课题所要形成、归档的文件材料做到心中有数，并做到边形成边归档，只有这样，才能从根据上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性。

3.3 改进档案管理分类方法

要完善档案管理办法，建立完整的分类体系，使档案的管理、归档做到标准化和规范化。根据国家或行业分类标准，制定自己具体的分类类目，体现自己的资源特色和管理特色。飞行试验研究院档案馆为了使科技档案分类更好地反映馆藏档案的信息资源体系，对分类方法进行了更改，主要体现在以下两点：

（1）增加工程、项目类目

在设备仪器档案类别中增加工程级档案，将工程级档案又进一步分为综合档案和项目档案两大类。综合档案主要保管每一个工程归档的综合性文件；项目档案按专业和设备的用途分为9类，使档案分类法更加完善、科学、合理。

（2）更改分类号标识

对于如此复杂的技改项目，为了能够从档案编号中反映出项目、系统、卷的对应关系，我们将档案编号由原来的三部分改为由四部分组成，在原来的卷号前增加了系统顺序号来进行区别。分类号更改前后对比如下图1、图2所示：

SY××××-××-××

项目归档顺序号

卷号

项目档案分类号

图1：分类号更改前档案编号

SY××××-××-××-××

系统顺序号

卷号

项目档案分类号

项目归档顺序号

图2：分类号更改后档案编号

系统顺序号分别用00表示项目级总体，01表示第一个系统，02表示第二个系统，依此类推。修订后分类法的优点如下：

（1）解决了工程级综合卷及结构复杂项目的分类问题，便于档案的检索利用。

（2）档案整理能够完整清晰地表达项目、系统、卷的隶属关系，档案能够完整系统地反映出项目的组成和工程全貌。

（3）采用新的四位档案标识编号，能在每个系统中随时增加文件，既可做到补充文件能排列到位，又可做到一个系统甚至一个合同验收完毕即可归档整理，即边形成边整理，避免了项目结束后集中归档带来的诸多弊端。

3.4 完善并细化档案编目规则

在档案编目整理中，把归档材料的标引作为档案编目的重要内容，不断完善著录项，如成果数据库的著录项应细化为：成果正题名、副题名、成果来源、成果来源档案号、第一完成人、其它完成人、申报单位、申报时间、密级、成果档案索取号、归档时间、保管期限、电子档案号、载体类型、数量及单位、鉴定单位、鉴定时间、成果技术水平、所属专业、成果登记号、成果级别、奖励等级、获奖年度、上报级别、等级、成果主题词、成果摘要及备注等项，并把主题词著录作为档案著录的重要项目。制定完善的主题词表，如中航工业飞行试验研究院档案馆应在《航空主题词表》的基础上，结合飞行试验研究127个专业特点，编写适合本院文件特征的《主题词表》，使档案标引能完整反映档案材料的内容特征，保证档案资源主题词检索途径的快捷有效。

3.5 加强档案编研，提高档案资源的集成管理能力和专题利用能力

在档案资源开发利用中，充分了解用户需求，针对各类不同用户的需求，查阅馆藏档案资料，进行二次整理综合，使档案资源信息从零散到综合，从无序到有序，从冗长到简洁，方便各类人员对档案编研成果的利用。必须更新观念，提高认识。牢固树立档案编研工作为单位长远发展服务的指导思想，围绕领导决策、科研生产管理、综合管理等重点工作，有针对性地开发研究。档案人员要善于从全局去观察、思考，需要什么，就提供什么样的档案编研资料，及时主动地了解单位科研生产与经营状况，了解需求，围绕中心工作确定编研题目，提供编研成果，有效地发挥服务保障作用。

编与研相结合是档案编研工作的一个重要原则，两者互相依存，缺一不可。目前，档案编研中“编”的成份多，“研”的成份过少。编研成果基本是汇编、选编之类的初级产品，多为原始档案的“翻版”和“集合”，精品少，档次低，一次性编研成果比较普便，深层次编研成果难得一见。因此，要重视三次文献的编研，所谓三次文献即按照一定的专题，对有关的文献信息内容进行整理、分析、综合和研究后编写出来的综述性材料。三次文献不是原文的汇合，也不是原文的摘编、缩编材料，而是通过对大量文献分析研究，综合凝炼，揭示文献内容本质和内在联系的综述材料。档案的三次文献编研是对档案文献的信息的深度加工，即三级加工，其任务是按一定的目的要求，对有关的档案信息进行汇集整理、分析、比较、提示档案信息的核心和内在联系，作综合性表述。三次文献编研是进行深度的提炼性加工，因此选材时注重“精”，具体来说，要选与课题密切有关的综合性总结，典型调查，重要的报告，批复，决议，纪要等，如果是技术性或经济性的三次档案编研，要查看有关的技术鉴定，综合性统计材料（历史的和现行的统计）。

3.6 加强档案队伍建设，提升每一个档案管理者的素质

在基层档案部门，档案管理人员构成不能都是档案、语言或管理学专业，应有理工科和工程技术专业，特别是应有与本单位主业相对应的主要工程技术专业人员，同时，要对现有人员进行培训，特别是本单位主业专业知识的培训，使档案工作者有正确的观点和方法，完善知识结构，有敏锐的眼光，有充分的档案管理工作技能，保证能对各个专业领域归档材料进行鉴定。

4. 结束语

档案资源是信息资源的重要组成部分，是科研企事业单位最具特色的信息资源，也是信息资源开发利用的最为重要的方面。档案信息资源建设是开发利用的前提，也是档案工作者的重要责任，作为科研单位，特别档案管理部门，必须予以充分重视。当前，档案信息化建设是档案工作的重要方面之一，而信息化又是档案资源充分利用的基础，为此，必须尽快完善档案管理分类方法，改进档案著录规则，为档案信息的有序管理奠定扎实基础。同时，通过档案管理人员整体素质的提升与完善的归档管理制度的建立，保证归档文件材料的技术系统性与完整性。充分利用档案编研究这一有效手段，使馆藏档案所包含的技术知识系统化、单元化，并能充分反映单位的知识积累、技术水平与科研生产能力。

参考文献

[1] 沈丽华. 发挥科技档案信息在科研课题研究中的作用[J]. 科技档案，2007（3）.

[2] 廖忠. 论企业档案信息资源的开发利用[J]. 航空档案，2003（1）.

【作者简介】武立，女，1965年生，中国飞行试验研究院副研究馆员，从事档案编研与管理工作。（西安市，邮编：710089）