档案信息传播的创新及其文化构建

 档案信息传播的创新及其文化构建

□ 程结晶   陈文娟   李  媛

    档案信息作为一种特有的信息源和信息载体，其蕴涵的巨大的社会价值和经济价值越来越受到社会各界的重视。档案信息有效地服务于社会，主要体现在其传播的效果上。提高档案信息的利用率、优化档案信息的传播效果，应着眼于档案信息传播的功能，将档案信息工作、档案信息利用、档案信息宣传、档案信息发布、档案信息的文化等视为一个档案信息传播系统，从传播学的角度对它们进行探讨。

一、档案信息传播概念界定

    信息传播学理论是将传播学已有的理论和信息与技术实践中存在的问题结合起来，在理论指导实践过程中，建立信息传播学的理论体系，具体的可以从两个方面来考虑信息传播学理论体系的建构问题。一是作为信息与技术学科群中的信息传播学必须借鉴大众传播学研究发展的经验和成就，必须从关注的焦点、研究方法等这些大众传播已经成熟的研究范式中汲取营养，传播学领域已经公认的里程碑式的研究成果在这一方面为我们提供了学习的典范。二是从当前传播学研究中已经建立的各种理论体系当中汲取营养，梳理传播学已有的理论结合信息与技术实践中存在的问题，形成解决信息与技术问题的理论和方法，以此形成解决技术促进信息传播效果和效率问题的一套信息文化传播理论。因此，网络信息传播是人类基于互联网进行的各种信息传递、交流和利用活动。

档案是人类在社会实践活动中形成的原始的历史记录，记录反映了人类文明的发展阶段以及不同地区、不同民族的社会文化情况，是人类传承和文明发展的重要组成部分，有着其他文献无可替代的作用。人类保存档案以及开展档案工作的最终目的就是通过档案信息的传播，最大限度地满足社会各界的需求。但是由于档案是人类活动中自然形成的一种历史记录，其内容不可避免地具有非系统性、欠条理性、分散性等特点，一定程度上妨碍了档案信息的传播，需要档案信息工作者在提供利用中，对档案信息进行整合、管理和开发,档案信息的文化传播服务工作也就应运而生。

档案信息服务工作就是档案信息的传播工作，其本质就是一种信息的传播模式。因此，从传播学的角度看，档案信息无疑也是信息传播行为的一种，同样存在着传播者、内容、渠道、用户、效果等诸多问题。

二、档案信息传播的内容分析

    1.档案信息生产的内容分析

    根据传播学中的内容分析，档案生产的产品要符合社会的主流文化特征，档案馆馆藏的档案种类繁多,不可能也没必要对全部档案资料进行生产。档案是国家的文化遗产，应把它与个人的历史、文化探索等需求联系起来，真正发挥档案文化遗产的作用，为大众服务。过去众多的档案生产产品主要侧重于公务利用、学术研究、落实政策或工作查考等方面，对于广大公民来讲，那些生产产品就是一堆堆枯燥乏味的材料。为此，生产工作在选材上要选取那些能够吸引人的注意力、具有特色的产品。

    档案生产可采取多种形式,注意宣传档案的凭证作用和参考作用,凭借档案特有的稀有性、珍贵性吸引注意力,可以介绍档案工作和利用档案取得显著经济效益和社会效益的典型事例,或介绍馆藏档案内容、价值和作用。

    对于高校档案的生产工作应以服务教学、科研和对外交流为主要目标,突出高校档案生产的特色。高校校史是高校发展历程的反映和总结,内容涵盖了学校发展过程中教学、育人、科研和服务社会等诸多方面的工作,是高校校园文化的生动写照。近年来,随着我国高等教育管理体制改革的快速推进,为了更好地培养适应现代社会发展需要的综合素质人才,提高办学效益和办学效率,许多高校进行合并或设立新校区,扩大了办学规模,改善了办学条件。但是对于高校来讲,管理体制上的合并、调整只是高校合并的外在形式,而真正意义上的高校合并应在于形成融合的校园文化。以创造团结和谐、开拓奋进的良好氛围,增强合并后高校校园文化的协调融合功能。

    2.档案信息生产的媒介分析

    如果说信息是物质过程的思想内容,符号是表达信息的外显形式,那么媒介就是负载符号的物质实体。随着信息技术的不断发展,互联网等新的媒介不断产生。新媒介使人的感觉借此得到了延伸,为文献信息的聚焦与提供利用、信息共享提供了技术保障。

    对于档案信息生产工作来讲,问题的关键是如何利用这些技术使档案信息资源传播服务面向用户、贴近用户的心理和感情并影响人们的行为,不仅要吸引用户的注意力,而且要对用户具有一定的影响力。实践表明，档案中蕴涵的历史知识不是没有用户，而是缺乏具有足够吸引力的传播方式。故在网络环境下开展档案生产工作，通过网络编辑技术将档案的原貌展现在读者面前，同时集文字、声音、影像、图片、动画、音乐等多种形式于一体的生产产品大大增强了档案生产产品的可读性与可查性，更容易获得广泛的用户。

    3.档案信息用户分析

     以“使用与满足”理论为代表的用户研究确立了用户在传播过程中的重要地位。“用户中心论”的提出，使得用户不单是媒介产品的消费者，而且是信息、媒介以至传播者的最终检验者，用户是档案信息传播活动中又一个活跃因素。作为传播主体的档案信息生产者,需要认真研究不同用户群体的特点，根据用户的动机和需求，采集、加工和传播具有鲜明个性和吸引力的文献信息,最大限度地激发不同用户的内在动机，引导他们积极主动地参加、接受传播活动。另外，还要适当地利用用户的外在动机，使其逐步转化为传播者所希望的那种积极的、主导的内在动机，进而提高传播效果，促进社会主义各项建设事业的发展。

    过去档案信息生产工作处于“以我为主”的局面，利用者的意愿并未得到充分的体现，这与档案生产工作的根本属性——服务性相背离。毕竟，在档案生产工作中，是否满足利用者的需求才是档案生产工作绩效考核的唯一标准。今天在网络化、数字化环境下信息传播双方的地位是平等、互换的；绝大多数信息都是公开、共享的，信息交流是双向、立体的;每一个公众都可以从自己的需要出发，控制接受信息的内容、数量、时间、品位、组合,自主接受信息，不受制于媒介。

    4.档案信息传播效果分析

    档案信息传播效果是传播活动的出发点和归宿。效果问题是整个传播活动的中心，这个问题贯穿于传播活动的全过程,设定效果的实现需要传播者、用户的良性互动，需要具有相当质量的信息，需要畅通无阻的传播通道。所有这一切协调运作的结果，就是满意的档案信息传播效果的获得。

    档案信息的传播效果包括用户的认知效果和情感效果。档案生产产品的传播在这方面有着天然的优势：从信息内容上讲，一方面档案信息的原始记录性使之比其他信息更加真实、可靠而成为人们的首选,另一方面，网络上多媒体化的档案信息对人们感官的冲击力，对情绪的感染力更强,更有利于情感效果的获得。情感效果是使用户长期关注档案信息的重要因素，而信息传播者要想获得良好的情感效果，就必须在档案信息传播过程中注意启发和激起用户的感情共鸣，达到与用户在情感上沟通的目的。为此，档案生产产品应利用通俗易懂的语言对档案的原生信息进行加工，使之便于理解和记忆。

    档案信息生产工作若想获得理想的传播效果还需要建立一种信息反馈机制。一个完整的传播模式必须建立一个反馈机制。信息反馈是信息传播所产生的信息回流，是将信息资源开发及传播中所产生的有关作用和效果的信息搜集回来，并对信息资源的再开发起调节、控制作用，以提高信息开发工作的科学性。通过分析反馈信息，使档案生产工作者掌握生产的规律性，如“什么样的档案信息及传播方式才是用户喜爱的，档案信息开发的广度、深度应如何进行才能取得最佳效果等”，以便更加科学合理地进行档案的生产工作，传播档案文化。

    5.档案信息的发布分析

    档案公布是一项政策性、原则性很强的工作，传播者在公布档案时应十分熟悉并严格遵守《中华人民共和国档案法》等相关法律法规的规定，严格在自己的公布权限内，选择适当的方式和技巧，公布可以公开传播的档案内容。在遵守法规的同时，要灵活应对某一时期计划传播的内容，如对于那些涉及科学、技术、文化、经济等方面的档案可视具体情况早于30年开放，而对于涉及国家安全、领土完整、民族团结等的档案，则可以晚于30年开放。同时，对某一时期可以开放的档案，在实施公布时，还需进行选择，使之与用户的利用需求达到最大限度的吻合。此外，还要尊重用户在获得档案信息上的平等性。既要重视有明确利用需求的利用者，又要重视那些有潜在利用需求、可能会随意浏览的接触者；既重视公务档案的用户，又重视私人档案的用户，发挥公布后档案信息传播范围广的优势，不断扩大用户群。

    6.档案信息的宣传分析

    在传播的初始阶段，传播者的信誉和专业权威性对接受者的影响非常大，这时，宣传者最好选择档案界的权威人士或在业界或学术界比较有名望的档案人员。但应注意的是，接受者关注的还是信息内容本身，因此，提高传播信息的质量还是根本。

    档案宣传还应认真分析接受者的特征。一般情况下，归属意识强、性格内向、自我评价高、信息感受性差、进攻性强的人不易说服。针对这些人，应适当增强宣传的力度并更加重视宣传的技巧。

三、档案信息传播的文化构建

    诚如以上内容分析，档案信息服务工作的实质是为社会各界提供档案信息的利用,档案信息的传播实质是档案文化的宣传与推广。因此，档案信息的文化构成是各种档案信息资源系统通过传播而构筑的社会现实。没有档案信息资源的创造、处理、交流，就没有档案信息的文化生存和变化。因此，对于档案信息的文化研究，某种意义上说，就是对于档案信息的文化传播研究——档案信息的文化传播媒介是档案信息文化发生的场所，也是档案信息文化的物化。档案信息的文化传播新理念着重体现在3个方面。

    1.档案信息文化传播的新理念

    在以语言为中心的文化环境中，占据主导地位的是语言资源的生产、共享和传播，而在以信息为中心的档案信息文化环境中，占据重要地位的是档案信息资源的生产、共享和传播。其间，档案信息资源的生产、共享和传播格外突出。

    档案信息的文化生产方式和传播方式是以独特的传播领域与环境来完成的。档案信息文化的生产对象，已不再仅仅限于那些纯粹文献物质性的产品，而是越来越多地生产“档案数字信息资源产品和文献产品”。在两类的档案信息资源产品中，人们传播的不只是纯粹的文献物质产品，也不是一般的精神产品，而是将档案信息的文化精神产品通过传播的独特方式进入人们的传播领域。这些，都将非常集中并突出地反映在传播学的新领域、新环境——档案信息的文化传播领域与环境的研究中。

    2.档案信息文化新的传播方式

    形成以上传播关系变化的基础当然是档案信息文化在今天接收条件的变化和接收对象的变化。前者，主要是指档案传播模式的巨大转型，而后者主要是指传播的接收对象已从纯文献精神产品的接收转换为精神传播品的接收。对于后者，“纯文献精神产品”与“精神传播品”二者是有着一定差别的。显然，档案信息资源构成了档案信息传播者的主体，档案信息资源构造了档案信息传播服务的现实。这在某种程度上也揭示了现代信息传播时代，日常档案工作形式已经发生显著的变化，档案信息资源的传媒，是无法拒绝信息文化资源需求对当代档案工作发展的重要途径。

    正因为如此，在传播服务中，文化传播者正在发生急剧的变化。西方有学者指出，在传统档案文化转向档案信息文化的结构性变迁中，一方面出现了范围深广的抽象与直露分离的过程，另一方面传播者正在转变为观者。这样的分析是非常有力和独到的。档案信息的文化从“抽象”的媒介中走出，转而对档案媒介“直露”予以青睐；档案信息的文化从“封闭查找阅读”到“数字开放观看”，这些，都在说明档案文化传播发生着结构性的变迁。

    3.档案信息的文化传播体制

    对于档案信息的文化体制问题研究，将在服务社会研究中不断地凸显出来。档案信息的文化基石建筑在传播服务的基础上，就必然有一个迥异于语言文化的“档案信息的文化体制”。诚然，这已开始涉及档案信息文化体制的政治层面。在全球化的进程中，特别是世界经济化一体化的进程中，对档案信息的文化体制研究首先集中在政治经济体制层面是非常自然的。这在中国，更是如此。特别是以信息资源传播为主的文化产业运作体制。

    世界经济的发展，特别是以美国为首的新经济（即以信息经济为核心竞争力的经济环境）的成功运作。由此可见，档案文化与信息经济，从某种意义说是档案信息文化传播体制的一次大变革，而其间信息文化传播体制更是形成了这次大变革的中心。在今天，档案信息的文化传播不但在生产体制上发生了上述的巨大变化，而且在共享体制上也发生了巨大的变革。由于档案信息的文化传播借助了最现代化的媒介科技平台，全球化的共享方式将比传统文化传播环境都更为突出和强烈。

       (作者单位：南昌大学教育学院；南昌大学人文学院  330031)