数字时代的档案宣传国际研讨会侧记

     6月9日是国际档案日，全国各地160余名档案工作者参加了由中国国家档案局主办、中国档案报社承办的“数字时代的档案宣传国际研讨会”。会上，大家与8位中外档案宣传领域的专家学者展开了交流，现场互动热烈，精彩问答不断，台下掌声一片。会后，国际档案理事会副主席詹斯·贝尔在接受本报记者采访时说，“会议期间我见到了许多具有职业精神、创新精神和开放精神的优秀中国档案工作者的代表，他们正在以实际行动积极应对新时期档案工作中的挑战。希望他们可以更加关注目前社会上的发展趋势，通过努力，使档案在社会上发挥更重要的作用。”笔者身临其境，通过台上场下的互动，深刻地感受到詹斯·贝尔先生所说的、发生在中国档案工作者身上的变化。

    天津泰达图书馆档案馆是天津滨海新区文化建设的一大亮点，该馆以重视人本化和有针对性的高端服务在全国著称。当泰达图书馆档案馆馆长吴营站起来首先发问时，令人不禁感慨：好年轻的一位馆长啊！他代表基层档案工作者向国际档案理事会副主席詹斯·贝尔提问：“基层档案部门如何在数字时代开展行之有效的档案宣传？”这是许多地方档案部门普遍关心的问题。詹斯·贝尔先生回答说：“在当下，档案工作者应作为社会中的活跃分子，在分享社会记忆和共同创造历史方面发挥更重要作用。作为基层档案工作者，有机会直接接触到前来利用档案的公民，有机会对他们进行面对面宣传，我们可以通过多种方式方法实现这一点，比如通过现代化技术、举办讲座等形式，引发公众对档案的兴趣。最为重要的一点是，档案馆和档案工作者应随时关心社会上的时事及背景，还应该了解公民们最为关心、最想知道的是什么。这样，档案馆和档案工作者在公众心目中的形象和地位一定会发生变化的。”

    中国科学院档案馆馆长屠跃明是全国档案系统先进个人，他倡议主办的中科院“档案文化沙龙”在国内档案界具有一定的影响。他就“如何把握好档案开放与档案安全之间的‘度\’”展开提问，这个问题的确是档案工作中的难点。新加坡档案馆馆长毕观华这样解释道：“做好平衡是很复杂且矛盾的一件事。我们档案工作者有两顶帽子，一顶是为档案保护作出贡献，另外一顶是对外提供利用。在宣传档案利用前，必须要考虑档案所有者的利益。档案工作者不是档案的创造者，只是档案的守护神，因此，有些档案的开放问题要通过与档案所有者或捐赠者协商后方可开放；另外，有一些档案内容比较敏感，如果开放可能会造成社会上的紧张情绪，这类档案应暂缓开放；还有，在对那些没有副本的档案进行利用和开放时，更加要谨慎。要知道，档案馆的职责并不仅限为当代人服务，我们要为千秋万代服务。从长远的角度看，过度的行为是不明智的，我们必须在其中寻求平衡。”

    本次会议的报告人、广东省档案局副局长黄菊艳是一位年轻的档案领导干部。她在回答“档案宣传策划如何与公众的关注点相吻合，与时代合拍”的问题时这样阐述了自己的观点，“广东近些年档案宣传的思路，主要是走向社会、走向公众。我们首先通过大众媒体宣传使公众对档案工作有一定的了解。在策划方面努力走出档案部门的小圈子，与媒体共同策划一些适应社会需求的系列性、专题性、有深度的节目、栏目。另外就是举办一些涉及公众的活动，如在档案馆举办公益性的名人名家讲堂。除了举办这种公众比较感兴趣的活动，我们也通过举办展览、爱国主义教育基地、社会实践基地等形式，促进档案工作开展，这样做不但赢得了社会各界的支持，还能提升公众主动捐赠档案的意识。”

    中国人民大学信息资源管理学院的王健教授曾主持翻译了《培训师培训锦囊》《电子办公环境中文件管理原则与功能要求》等国际标准，她还是“电子系统中文件真实性永久保障国际合作研究”（InterPARES3）中国队的成员。出于职业敏感，她对前段时间闹得沸沸扬扬的“维基解密”事件很关注，她用熟练的英语提问美国专家：“在处理信息公开、利用和保密之间关系时，美国国家档案馆有哪些措施？”在美国国家档案馆任职多年的玛丽安·哈蒂卡女士对此表示，美国国家档案馆有一套严格的联邦政府保密系统。在美国总统上任之初，他就对我们解密档案的工作进行授权，我们同有关安全部门紧密合作来共同进行此项工作。但是，需要指出的是，档案在没交给国家档案馆保存之前，我们没办法控制这些档案。因此，相关部门应该更加严格地控制移交前的档案。

    辽宁省档案局馆副局馆长许桂清是辽宁档案网站的掌门人。近年来，辽宁档案网站建设在业内取得了突出成绩。为了方便外国专家的理解，她先用英语、后用中文提出了关于新加坡档案馆开展公众认知度调查和馆藏档案开放情况以及丹麦针对电子档案立法的情况等四个问题。从许副局长一连串有深度且符合当前档案工作热点的提问不难看出，她对国外档案工作发展的脉络了如指掌。与会者纷纷向这位女博士投来了钦佩的目光。来自丹麦哥本哈根市的巴克馆长对中国同行的消息“灵通”感到十分震惊。他谈到本国关于电子文件的立法工作时说，丹麦是目前世界上唯一为电子文件立法的国家。丹麦颁布《电子文件法》目的是为了保护涉及个人的电子档案信息。当个人不再使用某一个文档时，必须把这个档案删掉，任何单位和个人都不能保存涉及私人的信息。在具体操作方面，无论是中央政府还是地方政府的部门，进入电子文件系统时，首先要填一个表，得到批准后可将电子文件归档，这样做不仅有利于日后对电子文件进行管理，还有助于档案馆与其他部门配合以获取需长久保存的档案。

    会上，许多没有机会直接到国外学习的档案工作者得到面对面对话外国专家的宝贵机会。一位来自基层的档案网站管理者提出“档案网站应如何定位，为公众提供哪些内容，如何更好地为网络用户服务”，外国专家着重指出，“将不同的网站链接到一起，为公众提供强大的信息网络，这样公众就不用去不同的网站寻找信息，而是可以在一个信息源上找到关于某一主题的各类信息”。

    本报“国际档案界”栏目的主持人利用难得的机会提问本报“南希的邮件”的专栏撰稿人南希·巴特莱特女士下一步的专栏计划，她表示，很荣幸在《中国档案报》发表系列短文，希望通过自己的努力，为中美档案工作者的交流作出贡献。会后，6位外国专家认真写下了真挚的祝词和热切的期盼，共同表示，为中国档案工作取得如此迅速发展、拥有如此之多优秀的档案工作者感到高兴，愿意担任《中国档案报》“国际档案界”栏目的特约撰稿人，与广大中国档案工作者展开更加广泛的交流。