数字档案信息扩展查询功能需求分析及实现方式

    传统的档案查询方式，通常是以主题、时间、事件、人物及地点等为线索，采用关键词完全匹配的方式在档案目录数据库或全文中检索。这种方式基本可以满足熟悉档案业务的档案工作者的需要，但对于广大利用者来说，在大量的档案信息中查找所需档案信息却并非易事，这也是档案的利用率偏低，档案馆（室）存储的大量档案信息得不到充分利用的重要原因之一。

档案信息扩展查询需求分析

　　检索方式简单易用、检索结果准确全面以及检索速度快，是对档案信息查询功能的基本要求。目前，大多数档案管理系统都是针对档案工作者研发，着重于满足档案管理工作的需求。在档案信息查询功能方面，由于档案信息的著录标引必须遵循国家或行业的有关标准，档案工作者能根据规范进行检索，档案的查全率和查准率较高。随着经济社会建设发展，档案服务领域的不断扩展，越来越多的社会群众走进档案馆，成为数字档案管理系统的使用者，而专业的档案查询方式显然已不能满足普通利用者的查档需求。

　　针对检索需求不明确、检索词汇不准确等问题，当今国内外大多数搜索引擎，主要是通过相关词提示帮助用户优化查询方式，明确用户的信息检索需求。相关词提示是搜索引擎系统为用户提供关键词，帮助用户重新构造更加有效的查询方式，从而减少多余检索步骤的检索技术。如将该检索技术引进档案工作领域，针对档案信息来实现类似搜索引擎提供的相关词提示功能，将查询扩展的相关词服务应用到档案信息检索上，利用者可以根据扩展相关词的提示，进行二次搜索。由于扩展相关词相对于利用者一次输入的查询关键词更加准确、规范，指定范围也更加具体，二次检索的结果比直接查询结果更为理想。因此，应用查询扩展可以辅助利用者正确表达信息需求，使得利用者可以快速、准确、全面地获取自己需要的档案信息。

档案检索词库的构建

　　建立档案检索词库是扩展查询技术应用的基础。词库来源是多方面的，主要有档案主题词表、公文主题词表、档案目录中的关键词、各级档案馆（室）依据馆（室）藏档案特色建立的词汇库、地方性词表、档案文献集以及数字档案管理系统用户检索日志等。

　　不同的词汇来源从不同的侧面反映了词汇间的相互关系，基于各个来源提取的查询扩展结果也必然会有所不同，查询扩展词之间的重复率很低，使得各个结果间的互补性很强。因此，在获取了基于多种来源提取的查询扩展词结果后，需要对结果进行整合，最终得到相关词集成词库。

档案信息查询扩展应用

　　在构建好集成词库的基础上，将查询扩展的相关词服务应用在档案信息检索上，利用检索词的相关词对利用者的检索进行修正和扩展，帮助利用者重新构造更加有效的查询方式，从而减少检索的盲目性以及多余的检索步骤，在检索扩展中提高查全率的同时保证查准率。

　　档案查询扩展的目标是提高档案检索的查全率和查准率，但查全率与查准率却为互逆相关性。因此，查询扩展应用应按照使用目的进行设计，不配套的设计会使应用效果得不到很好的体现，甚至是适得其反。所以在结合查询扩展提供应用时，需要密切结合利用者的需求及最终目的进行合理设计，才能更好地为利用者服务。

　　此外，由于查询扩展比传统的查询方法要处理更多的事务，给计算机系统增加了额外负载，一定程度上会降低查询性能，因此应根据应用环境进行相应的调整，在有限的资源内结合多方面因素充分提高性能。

　　随着计算机软硬件以及网络环境的快速发展，档案利用者对档案信息查询服务水平的要求也不断提高，相信查询扩展技术将为数字档案管理和利用提供高质量、高效率的查询服务。