南宁市在全区重大活动档案工作座谈会上作经验介绍

发布时间：2018-08-24 16:28:16来源(作者)：南宁市档案局　粟盛民

    8月23日，全区重大活动档案工作座谈会在南宁召开，会议总结分析近年来全区重大活动档案工作情况，部署下一步重大活动档案工作。各市档案局分管领导、中直驻桂各有关单位档案员或办公室（秘书处、综合处）分管档案工作的负责人参加会议。按照会议安排，南宁市档案局分管领导在会上作题为《强化机制规范管理全力推进重大活动档案管理再上新台阶》的经验介绍。
    近年来，南宁市把重大活动文件资料收集归档工作作为档案工作的一项重点工作来抓，切实加强领导，强化措施，规范管理，完成了重大活动档案征集工作，成效明显。
    加强领导，明确责任。为保证重大活动档案及时齐全完整的收集，南宁市对重大活动档案工作实行统一协调、分工负责。市档案局负责全市性重大活动档案工作的组织及宏观管理，统一制定工作标准、办法；市直各单位档案部门负责自身和所属基层各单位重大活动档案工作的组织协调、指导、收集、整理。明确各级各部门的管理职责，形成全市合力。
    建章立制，量化考核。2016年，南宁市颁布实施《南宁市档案管理办法》，对重大活动档案资料收集归档进行了明确。把重大活动建档工作列入南宁市档案事业发展“十三五”规划加以落实。将重大活动建档中的指导、检查、收集和移交工作进行了细化量化考评，推动了县（区）历年重大活动档案的规范管理，丰富了馆藏内容，推动重大活动档案工作的开展。
    主动服务，上门指导。为适应形势发展需要，南宁市及时更新观念，实现了重大活动档案工作的“三个转变”。即：由活动结束后接管档案向提前介入参与活动转变，由归档管理档案向服务利用档案转变，由坐等移交档案向走出去采集档案转变。档案部门积极与重大活动组委会、指挥部对接联系，提前介入指导，根据各重大活动的范围、规模、事项等具体情况，制定归档范围和保管期限，帮助活动各工作组明确职责，组织专题档案业务培训，保证重大活动档案的形成、收集、整理、归档、移交等每个环节自始至终都能得到有效控制，确保了重大活动档案的完整、准确、系统和安全。同时，在有限的条件下，组织业务人员深入活动当中开展拍摄采集工作，收集到了许多珍贵的第一手材料。
    为了保证重大活动档案收集归档工作的顺利开展，南宁市每年根据全市重大活动计划安排，提前介入指导，以两办名义或重大活动组委会、指挥部名义，及时制定、印发重大活动建档工作办法，明确重大活动档案收集范围，建立重大活动登记备案制度。对重大活动组织、承办单位提出明确要求。比如，今年将开园的第十二届中国国际园林博览会，从2016年博览会指挥部成立开始，作为成员单位，市档案局紧密参与并跟进档案工作，明确专门专人负责，并将指挥部档案工作列入机关年度检查范围，加强监督和指导，确保博览会建档工作落实到位。
    协作配合，拓宽渠道。档案部门积极加强与电视台、报社等新闻媒体信息发布部门和摄影协会的沟通，建立有效的协作机制，拓宽收集渠道和方式，确保收集归档的重大活动档案资料全面、真实、详尽。由于人手紧，有些活动限于出入证件控制，近几年南宁市档案部门与南宁市摄影家协会进行合作，列好档案收集采集清单，由参与活动的记者、拍摄者帮助采集和拍摄，并争取到专项资金，及时将活动音像档案收集进馆。
    南宁市通过狠抓各项措施的落实，确保了重大活动档案工作的顺利开展，成效明显，诸如历届“南宁民歌艺术节”“中国-东盟博览会”“第45届世界体操锦标赛”“第32届亚洲国际集邮展览”等一批重大活动档案得以及时接收进馆，完成了各项重大活动档案征集工作，进一步丰富了国家档案馆的馆藏资源。