提升广西档案信息网站宣传公共服务能力的做法与思考

各位领导，各位同仁：

　　下午好！首先感谢中国档案报社为我们提供了这次网站建设的交流机会，感谢辽宁省档案局的热情接待。现在由我代表广西壮族自治区档案局档案信息化工作处，介绍我们广西档案信息网站提升宣传公共服务能力的做法和思考。

　　档案为社会服务，特别是为社会公众服务，是转型变革时期档案馆存续与发展的基本策略。在档案从管理型职能向服务型职能的转变过程中，档案信息网站的建设程度和应用水平已成为衡量档案为社会服务功能的一个重要指标，使社会公众的档案信息利用需求能够通过“无围墙的档案馆”得到有效实现，借助和依托网络这种新的信息传递方式和信息服务手段，实现主动的、超越时空的信息服务，使档案工作充分融入社会发展的大环境之中。近几年来，广西壮族自治区档案局继续在广西档案信息网上做好档案宣传工作的同时，逐步加大公共服务的力度，为各级各类档案机构和档案组织构建档案信息网上发布和服务平台，把打开档案通向网络世界的门户、竖起档案服务社会的窗口作为广西档案信息化建设的首要任务。

　　一、广西档案信息网站的建设情况

　　广西壮族自治区档案局领导十分重视广西各级档案信息网站的建设工作，为提高广西档案信息网站的水平，避免分散建设、重复投资，由广西壮族自治区档案局（馆）统一组织、统一规划、统一投资建设了广西档案信息网站体系，对分散在各部分网络系统的信息进行了整合、利用，使其更好地服务于社会公众和政府各级机构。广西档案信息网站体系于2005年11月建成开通并正式投入使用，是一个以广西档案局（馆）网站（广西档案信息网）为中心，14个地市档案局（馆）网站为分支网站的分布式档案网站群体系，面向社会公众提供档案法规宣传、档案业务指导、档案标准化建设、档案科技成果利用、档案信息查询和政府公开信息利用服务等。从网站的设计到后台的维护，都由我们政府所属的广西互联网中心完成，由我们提出网页设计和栏目设置要求。由专业公司进行管理，网站的安全性比较高，自建站以来，除一个市的网站受过1次非法修改网页外，基本没再出现过其他安全事故。但为了确保网站的安全性，我们专门下发了《关于加强档案信息网站安全管理的通知》，要求各网站建立安全管理制度以及事故发生后的应急措施。广西档案信息网作为龙头网站，我们建立了定期检查制度，要求网站管理员每天（节假日）都必须检查网站运行情况，有效地确保了网站的安全运行。

　　为了逐步完善档案信息网站的管理，加强档案信息网站的公共服务、宣传档案工作的重要平台建设，及时向社会发布档案信息，我们还下发了《关于进一步加强档案信息网站建设和管理工作的意见》，强调办好档案信息网站的重要意义，对网站的宣传、服务功能提出了具体的改进意见，进一步推动了各市档案信息网站的建设。

　　2007年，广西壮族自治区档案局（馆）进行了职能调整，将广西档案信息网站的管理权全面移交给档案信息化工作处。使信息处原来只能给予技术支持，到网站信息的编辑、发布、管理为一体。职能理顺后，档案信息化工作处将网站建设工作作为本处工作的一项重要内容，不断对网站进行调整和完善，使网站内容更加合理，更贴近大众，促进档案工作的开展，如配合广西档案事业综合评估工作和继续解放思想大讨论活动的开展，增设了“档案事业评估”、“继续解放思想大讨论”等栏目；增加档案管理软件的升级下载、在线视频播放等功能。为了进一步加大档案工作信息的发布力度，增强档案宣传工作的时效性，广西壮族自治区档案局在各处设立了信息员制度，制定了《自治区档案局（馆）信息报送审批制度》，由各处的副处长担任信息员，信息发布要经过本处处长、档案信息化工作处正副处长、局领导审查3层把关，极大地加强了信息报送的及时性、全面性、准确性及安全性，网站的更新速度大大加快。

　　为了进一步提升网站的宣传、服务功能，我们在接手广西档案信息网后第二年就进行了一次全面改版，对网站栏目进行了重大调整，使网站信息分类更清晰、浏览内容更方便快捷，具有鲜明的广西特色。我们改版时考虑的是面向档案工作者和社会大众，增加了“最新文件”、“兰台风采”、“八桂史话”、“《广西档案》杂志”等栏目，丰富了网站信息内容，使访问者能够从中了解广西档案和档案工作情况；提供了馆藏开放档案目录的查询和政府公开信息查询、全文浏览服务。为了及时、有效地提供政府信息服务，我们将档案馆馆内的政府信息公开查阅系统移植到“广西档案信息网”上，方便政府信息的同步更新和利用。经过改版，“广西档案信息网”的访问量有了大幅提升，在不到半年的时间内浏览量已经超过了历年浏览量的总和。

　　“广西档案信息网”的建设，对广西各市档案信息网站起良好的示范作用。为了进一步促进广西档案信息网站体系的同步发展，广西壮族自治区档案局还制定了《广西市级档案网站考评办法(试行)》，每年对各网站进行综合考评，在全省档案工作会议上进行表彰，以考评工作推动网站的发展。我们考评的重点是网站安全管理制度的建立及执行情况，地方特色档案信息的发布，开放档案目录的查阅，当地政府信息的查阅和全文浏览以及本地档案工作的动态等等。在自治区档案局领导的重视和各地市档案局的共同努力下，广西档案信息网站宣传服务功能有了质的飞跃，各市档案信息网站的访问量增加速度有所提高，尤其是南宁市档案信息网站在建站不到一年访问量突破了50万人次，通过“图说南宁”、“老字号”、“绿城人物”、“精品荟萃”、“大事件”、“网上展厅”等栏目，深入挖掘馆藏档案特色，极大地宣传了南宁的历史文化和优秀人物。并在自己的网站下又建立了所管辖的县、区档案网站群，参照我们的模式进行管理，取得了很好的效果。

　　为了进一步提高网站建设水平，“广西档案信息网”今年将做一次改版，从网站设计到栏目内容设计，突出广西特色，丰富点击率高的栏目内容，把点击率高的栏目调整到主页的突出位置，增加网上互动栏目等。目前已经完成了初步设计，计划在7月改版。我们网站每年都会根据宣传和服务工作需要进行个别栏目增减和调整，计划每两年进行一次大改版。但今天听了许多兄弟省市特别是辽宁省的介绍，受到很大的启发，觉得每年都进行一次改版是必要的。

　　二、广西档案信息网站存在的主要问题

　　广西档案信息网站的建成使用，促使广西的档案事业展现了新的面貌，开始了新的发展进程，近年来逐渐担当起重任，成为广西网上宣传档案工作的重要阵地、对外传播的重要窗口、为公众服务的重要平台、与公众互动交流的重要通道，意义非比寻常。但是，与其他兄弟省市比较，广西的档案网站建设还有一定的差距，内容有待丰富，技术有待提高，建设质量也是参差不齐。可以归纳为以下几个方面：

　　（一）档案网站信息组织管理有待提高，内容有待加强

　　档案网站最大的优势是使档案信息的加工与利用摆脱了迟缓、分散的方式，可以虚拟地将全社会的档案信息整合为一个整体，以资源系统的方式提供利用，从而提高档案信息的集中利用程度，充分实现档案信息资源的共享，构筑起区域性的档案信息网络体系。然而在广西档案网站建设和使用的过程中，这个优势并未得到充分发挥。各档案网站及其档案信息缺乏有效的组织和管理。总的来说，广西档案网站信息内容不够丰富，没有能很好地反映馆藏档案特色的内容，所发布的网络档案信息极为有限。信息不能做到及时、全面地发布。信息资源较陈旧，地方特色内容不突出，栏目设置比较单一。静态的页面信息多，鲜活、动态的信息少。丰富的档案信息利用是档案信息网站生存的根本，是档案网站生命与活力的源泉，这个问题的根源在于建设网站时没有形成有效的协同机制，没有指定相关的档案信息网信息采编发布工作规范，各部门的档案信息资源缺乏有效整合。档案网站之间缺乏以相关机构、相关地域或相关主题等为基础的联系或链接，不利于全方位多角度地获取关于某一问题的整体性档案信息。

　　（二）档案信息网站制作技术水平不够高

　　广西各档案网站的设计制作，缺乏专业技术人员的参与，没有一个好的总体规划和设计思路，网站整体性不强，系统构建不完善，网站制作技术水平不够。首先体现在页面设计是否具有专业水准上。页面设计是网站的门面，体现网站的风格和特色。对于网站页面设计与审美的评价自是见仁见智，但也不能过于简单和粗糙。好的页面设计可以增加档案网站的亲和力，档案网站设计必须以鲜明的馆藏特色和行业特色来提高各类利用者访问和浏览的兴趣。其次是多数档案网站还没有提供检索系统，或提供的检索系统不适用，不能满足网上利用的需求。在网站上提供档案信息查询服务，是档案信息网站生存的根本，良好的服务是以技术为基础条件的，缺乏较好的技术支持，不可能实现高质量的服务。

　　（三）档案信息利用服务方式缺乏互动

　　在广西档案网站建设中所提供的服务方式仍局限于传统的单向发布方式，样式也比较单一。缺乏与利用者交流、联系、实时互动的必要手段，使得本应作为交流媒介的网站没有充分发挥其交互性的优势，网站功能遭到弱化，作用等同于公告板和工作简报。而缺乏与服务对象的双向交流，得不到反馈意见和建议，也阻碍了档案网站改善并进一步发展网站服务功能。档案网站栏目的设立除围绕档案馆自身结构和业务提供有关诸如本馆概况、机构设置、馆藏简介、业务指导、档案标准等栏目外，还应针对社会信息的需求，开设公众服务栏目，如档案检索预约查档服务：利用者可以通过网络对档案目录进行检索，找到想查阅的档案的档号，连同计划到馆阅档时间一起通过网络提交给档案馆，完成预约调卷，同时根据网站提供的阅览规定准备办理查阅事宜所需的材料。这样，利用者通过网络完成了档案阅览的前期准备工作，到档案馆后可以立刻阅览，节省了大量时间。开设已公开政府文件和已开放档案全文浏览服务、开办档案网上教育、档案展览、档案艺术与欣赏栏目等等。同时开设留言板、交流论坛、学术互动、意见反馈等栏目，与利用者建立交流与联系。网上服务内容丰富、形式多样，才能吸引人们上网浏览，充分发挥档案网站的优势，提高档案信息服务能力。

　　三、广西档案信息网站建设的设想

　　档案网站建设应该是以档案信息服务社会化为导向，栏目功能设置应充分考虑推进政务公开、改善公众服务、增强公众互动等核心需求。档案信息网站应充分发挥网站的功能，及时、准确、全面的揭示档案馆藏，提供便捷有效的档案信息利用服务，改善档案馆与利用者之间的信息交流方式，满足利用者对档案信息查询利用的需求，提高档案服务社会化的程度。因此，广西档案网站今后的建设应该从以下几个方面进行考虑。

　　1、不断丰富档案信息内容是今后档案网站建设的重中之重。档案网站的特点就是以专业特色信息服务社会，以专业信息服务区别其他网站。向社会介绍和公布档案馆藏等档案信息是档案网站最主要的内容，是涉及面最广、最能吸引利用者的部分，这部分内容包括馆藏档案的二次信息和一次信息。二次信息中最主要的是详细的开放档案目录。目录力求著录内容详尽具体，以使利用者访问目录后便能获得比较全面的信息。尽量提供诸如档案馆指南、全宗指南、案卷指南、文件目录、专题指南、专题目录、特色馆藏目录等。一次档案信息包括传统档案的原件数字化后的全部内容及电子文件，还包括各种照片、图片、图像、声音、影像等媒体内容。

　　2、珍贵档案、特色档案、各种专题档案的网上展览。这是档案馆藏的精华部分，也是公众通过档案网站了解当地的政治、经济、历史文化特性、历史名人以及风土人情的重要窗口。这些档案珍贵、有价值，是难得一见的精品。对馆藏精品档案进行挖掘，并加以利用，是丰富档案网站档案信息、提高档案网站吸引力的重要手段。而通过网络展示也可以扩大利用范围，吸引更多的利用者。

　　3、档案编研成果发布。编研是档案利用工作的一大特色。编研的目的也是为了更广泛地提供档案信息，若与网站结合则更是如虎添翼。档案网站提供编研成果信息是开放利用档案信息资源最有效的方式之一。档案网站可以成为档案信息深加工后的各种编研成果发布的窗口，为利用者主动、集中、科学、系统地提供高层次的档案信息，更好地服务于社会。

　　4、新闻与事件发布。及时报道国内外、其他省市及本机构档案的动态信息、国家与地方档案政策法规颁布信息、档案法律法规信息、档案学术研究信息、档案会议内容、档案刊物信息、档案利用服务信息等。应及时准确地发布政务信息，及时发布重大决策、法规规章、政策性文件和政务动态等各类重要信息。

　　5、完善业务指导功能，强化档案网站对档案业务工作进行指导及为档案业务工作服务的作用。除了完善诸如“业务指导”、“档案法规标准”等常态栏目外，通过开设网上课堂、业务交流、工作案例、档案管理软件使用指南等栏目，将一些档案业务工作中常见的问题和处理方法整理上网，并建立反馈机制，使档案网站能够更多的承担业务工作的内容并对实际业务工作起到促进作用。

　　6、强化网上办事功能，加强网站服务窗口与业务部门之间的结合。应了解公众对政务公开工作的意见和需求。通过精心设置的公众互动栏目，及时了解群众对信息公开的需求，不断提高信息公开工作的针对性和时效性。通过整合各类网上办事服务资源，通过立体化、规范化的整体展示，全面提升网上办事整体服务能力，为公众提供更加直观、便捷的咨询平台。通过政务公开、网上办事、网上咨询及投诉等应用，提高档案部门的服务意识和能力。

　　7、建立网上的沟通渠道，提供网上论坛、民意调查、在线访谈等对话交互功能，建立交流反馈机制；提供从服务事项公示、表单下载、在线申请、在线咨询与投诉到办理过程和办理结果公示的服务功能。

　　8、加强档案部门之间的联系，构建信息互通、实时共享，共同开发档案资源，合作建设档案网站的机制。通过共建，拓展档案信息的来源，丰富网站的内容，实现共同发展的目标，推进广西档案网站的全面发展。

　　加强广西档案信息网站建设和应用，不断提高档案管理和公共服务能力，是深化电子政务应用、促进档案部门管理创新、建设服务型政府的一项长期任务。

　　广西档案信息网　　http://gxda.gxi.gov.cn