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《纸质档案抢救与修复规范 第2部分：档案保存状况的调查方法》解读

发布时间：2019-01-22 11:16:59来源(作者)：《中国档案》2018年第4期　

　　档案保存状况调查是档案保护的重要基础性工作，《纸质档案抢救与修复规范 第2部分：档案保存状况的调查方法》(DA/T 64.2—2017)（以下简称《档案保存状况的调查方法》)作为档案行业标准，于2018年1月1日起实施。
 
制定背景
　　档案保存状况调查涉及面广、任务重、复杂程度高，开展此项任务前需要对调查内容、方法、范围等进行系统研究，以便确定科学、合理的调查方案，确保调查工作顺利推进。《档案保存状况的调查方法》规定了调查内容、方法和范围，馆藏单位可以以其为依据，开展档案保存状况的调查研究工作，并进行相关数据统计分析，科学制定档案抢救修复方案和策略，建立档案保存现状信息数据库。
　　制定该标准的目的是为各级各类档案部门开展档案保存状况调查、摸清家底、全面了解和掌握所藏档案保存情况提供参考和依据，为有重点和有针对性地开展档案保护与抢救工作、制定档案抢救修复方案、提出档案保护发展策略奠定基础，为建立档案保存现状信息数据库、实现档案保存现状动态管理提供可能。
 
标准的作用
　　《档案保存状况的调查方法》在开展档案保存状况调查中有重要作用。
　　第一，《档案保存状况的调查方法》可以对所保管档案的构成特点、数量、分布、信息内容、载体组成、保存状态、损坏程度、保管方式、保护手段等一系列问题形成全面、深入的了解，对需要保护的对象建立完善的系统性认知，为制定相应保护策略和保护计划提供第一手材料。
　　第二，《档案保存状况的调查方法》有助于档案保存现状的规范化著录与描述。纸质档案保存现状调查通过对每卷（件）档案进行专门的、详细的、标准化的信息著录和说明，包括各类档案的背景资料、历史沿袭、存在状况、保存环境、保护手段以及其他一系列专用术语的介绍等，有助于对档案有更深一层的了解和认识。
　　第三，《档案保存状况的调查方法》可以获得大量关于馆藏档案的系统化信息，通过对调查数据的整理、统计和分析，一方面可以建立档案保存现状信息数据库，实现档案保存状况动态管理；另一方面可以发现档案长期保护工作中的一些问题或疏漏，提出完善和调整的改进建议，全面提高档案保管的科学化水平。
　　第四，《档案保存状况的调查方法》可以从当前馆藏中找到一些原先并未得到应有重视的珍贵历史档案，发现其特殊价值和作用，为历史、民俗、文化等方面的社会学研究带来影响，意义非凡。
 
主要内容
　　开展纸质档案调查可以在不同范围内进行，包括省市、行业等档案部门以及各级各类档案部门（本单位）。一般情况下，纸质档案调查在一个单位内部进行，是一项由馆藏单位总体部署，多方人员共同参与的工作，调查范围、调查重点应该由馆藏单位根据开展调查的目的自行决定，调查方法及内容应遵循统一规范。
　　纸质档案保存现状调查内容主要包括两个方面：档案个体调查和档案保管状况调查。
　　档案个体调查主要内容是对纸质档案制成材料、保存现状、损坏程度、老化状况、形成时间、信息内容、记录形式、价值、重要程度等相关问题进行系统调查，根据档案破损情况和稀缺程度确定其日后的抢救措施和修复方案。调查主要项目包括：纸张、字迹材料种类，纸张酸化、老化程度，霉变、虫蛀、受污染情况，档案撕裂、残缺、粘连、絮化、字迹洇化或扩散、字迹褪色现象，档案形成时间、来源、记录内容、记录形式、是否有特殊价值和意义，档案信息内容的稀缺和重要程度。
　　档案保管状况调查主要是对档案保管环境条件、历史上曾经采取的修复方法、馆库情况变化等进行调查。调查主要项目包括：档案馆的地理位置和库房建筑、装具情况、消防设施、温湿度调控、防光措施、空气质量、防霉防虫手段、档案主要修复方法、档案管理制度、档案保护技术和管理人员情况。
　　纸质档案保存现状个体调查主要方法有：普查、抽样调查和重点调查。普查是全面性调查，即对全部馆藏或者部分档案进行普遍的、逐卷（件）、逐页的调查，适用于馆藏档案数量较少的档案部门或某一重要专题档案。抽样调查是馆藏单位根据自身情况先对纸质档案进行分类，在分类的基础上可进一步开展随机或等距抽样，样本要能反映被调查的整体情况，分类可依据档案形成的时间、保管库房、所属全宗、档案载体类型等进行。重点调查是在馆藏中选择一部分档案进行调查，这些档案在馆藏中虽然只是一部分，但具有代表性和典型性，通过对重点部分的调查就能够反映出整体现象或基本情况。
　　调查中，馆藏单位可根据自身馆藏的数量和特点，确定调查选用的方法，依据调查档案的损坏和珍贵程度、调查经费、调查人员等方面因素，确定具体的抽样数量。一般情况下，依据馆藏量来确定抽取的样本量。《档案保存状况的调查方法》还分别制定了档案破损状况调查表和档案保存环境调查表，表格内容基本覆盖目前全部档案保存现状和保管条件，并充分考虑到调查填写过程中的方便性和可操作性。
 
档案保存状况调查的组织和流程

档案保存状况调查组织流程图
　　档案保存状况调查工作在参照《档案保存状况的调查方法》基础上，应由馆藏单位统筹规划并指导实施。开展调查工作时，首先应组建相关档案调查机构，开展档案调查人员培训，使其明确调查任务并掌握调查方法。对馆藏档案量较大的档案馆，可列出计划，分步骤、分阶段地开展相关调查工作，建立相关信息数据库。馆藏单位在调查过程中可能随时会发现问题， 需要不断调整和完善调查方案，以便工作的顺利推进。
　　馆藏单位在明确调查任务后，需要对调查标准或规范进行认真研读。为便于调查数据的填写和统计，在开展个体调查和保管状况调查时，尽可能一次性收集齐所需要的数据。馆藏单位在将调查记录输入计算机转化为统计数据之前，应设计好统计表格，数据核对无误后，借助统计软件或相关工具进行数据的统计，得出有效结论和规律性的认识。统计工作完成后，馆藏单位可根据调查结果划分档案的破损等级，分析档案保存中存在的问题，制定档案抢救策略，实施保护工作。