关于做好2009年度档案统计年报工作的通知

关于做好2009年度

档案统计年报工作的通知

桂档办〔2009〕29号

各市档案局（馆）：

为及时做好2009年度市级档案统计年报工作，现将有关事项通知如下：

一、2008年档案统计年报基本情况

2008年，各市档案局以《全国档案事业统计年报制度》为指导，在本单位领导及各关部门的大力支持下，克服困难，积极开展工作，在提高统计年报的质量，规范年报统计方法上下功夫，保证了全区档案事业统计年报工作的顺利完成。经对各市上报时间和报表质量进行综合评定，年报质量达到优秀的是防城港市档案局、贵港市档案局、百色市档案局、来宾市档案局，良好的是南宁市档案局、柳州市档案局、桂林市档案局、梧州市档案局、北海市档案局、钦州市档案局、玉林市档案局、贺州市档案局、河池市档案局、崇左市档案局，特给予通报表扬。

2008年度的全区档案事业统计年报工作，与往年相比最大的进步是各市都提前或按时完成了年报报送任务，上报质量也有所提高，但也还存在以下问题。一是上报数据不够准确，上报数据质量不够高。市级档案馆数据还相对准确，但县（市、区）一级的数据无法与上年衔接，馆藏全部档案与馆藏档案的历史分期、开放档案情况、本年利用档案等数据之间需要对应的关系不对应，档案馆（室）建筑面积与档案库房面积及馆内设备填写不完整或不填，不注意档案数据统计单位等，影响了统计年报最后汇总的准确性；二是有的市仍把需要纳入年报统计填报范围的单位（如城建档案馆、大中型企业档案馆、市直单位档案室等）不统计入内；三是单位类别代码不准确；四是少数档案工作人员因统计工作与其它工作任务之间存在矛盾，对统计工作重要性认识不足，存在应付了事的工作态度。希望各市档案局的档案工作统计人员进一步增强对统计工作重要性的认识，加深对统计指标的理解，注意本年度数据与上年度数据之间的连续性，提高填报档案统计年报的质量，保证统计数据及时、准确、高效地汇总上报。

二、2009年度档案统计年报工作要求

继续执行2006年制定的《全国档案事业统计年报制度》（档函〔2006〕160号），各填报单位填报基层表时，要认真阅读《全国档案事业统计年报制度》，掌握填报要求，准确理解指标解释，做到填报时不漏项，年度、单位类别代码、对应关系和统计指标单位准确无误。

（一）填报范围和单位类别代码

1、填报范围

各市、县（市、区）档案局（馆），各地级市所属的专门档案馆和企业集团、大型企业、地师级事业单位档案馆（室）。但自治区档案局只发通知到各市档案局，各县（市、区）档案局（馆），地（市）级专门档案馆，企业集团、大型企业、地师级事业单位档案馆（室）自治区档案局不再另发通知，按分级管理的原则，由各市档案局负责通知并做好综合汇总上报工作。

2、单位类别代码

（1）地级市档案局、馆

填报档基1表、档基2表、档基4表、档基6表（2009年有基建工程的档案馆填报）。局、馆单位类别代码分别是003、013。

（2）县（市、区）档案局、馆

填报档基1表、档基2表、档基6表（2009年有基建工程的档案馆填报）。局、馆单位类别代码分别是004、014。

（3）企业集团和大型企业档案馆

填报档基2表。单位类别代码是041。

（4）企业集团和大型企业档案室（处、科）

填报档基3表。单位类别代码是081。

（5）地师级科技事业单位档案馆

填报档基2表。单位类别代码是061。

（6）地师级科技事业单位档案室（处、科）

填报档基3表。单位类别代码是101。

（7）地级市国家专门档案馆（如城建档案馆）

填报档基2表。单位类别代码是023。

（二）报送时间

各县（市、区）档案局（馆），地（市）级专门档案馆，企业集团、大型企业、地师级事业单位档案馆（室）统计年报上报各市档案局的时间由各市档案局自定，但各市档案局汇总好的全市综合的档案年报数据则请于2010年2月15日前通过U盘、光盘或电子邮箱（gxda306@163.com）及打印的综合年报材料报送自治区档案局办公室。基层单位所需的基层表由各市档案部门负责解决。

（三）填报基层表应注意的问题

1、档基1表

（1）局馆合一、具有档案局、馆名称的单位，同时填报档基1表、档基2表，人员情况按实际分工分别填入档基1表和档基2表。

（2）档基1表中的专职人员文化程度各行的数字不应少于档案专业程度相对应的各行数字。例如：“文化程度”中的“大学本科”数不应少于“档案专业程度”中的“大学本科”数。（档基2表、档基3表同档基1表）

（3）档基1表中，“事业费”（第24行）的单位为“万元”，指本年度除行政费（包括工资、办公费、水电费等）以外的档案专业业务费。

2、档基2表

（1）机关、团体、企业事业单位档案馆和档案室合一的，同时填报档基2表、档基3表，人员情况按实际分工分别填入档基2表和档基3表。

（2）档基2表中，“事业费”（第29行）的单位为“万元”，指各级国家综合档案馆本年度除工资以外的档案专业业务费。

（3）“国家重点档案抢救情况”（第122—127行），根据《财政部、国家档案局关于印发〈国家重点档案抢救和保护补助费管理办法〉的通知》（财教[2006]63号）精神，应抢救全国重点档案的范围是：1949年以前反映中国共产党及其领导的革命组织、革命根据地、革命政权、革命活动家的档案；1949年以前，反映各个历史时期的政权机构、社会组织和著名人物的档案；中华人民共和国成立以来，反映党和国家领导人活动的档案；经省级以上档案部门鉴定确认的，并报国家档案局批准的其他重点档案。

“事业费”和“国家重点档案抢救情况”仅限于各级国家综合档案馆填报。

（4）档基2表中，未聘任的具有档案专业技术职务任职资格的人员，不填入档案干部专业技术职务栏中。（档基3表同档基2表）

（5）“案卷”（第31行）和“以件为保管单位档案”（第33行）不能重复统计。实行立卷改革的部门，按照《归档文件整理规则》的要求以件为保管单位进行文件归档的档案，均按“以件为保管单位档案”填报，否则按“案卷”统计。以“案卷”为保管单位进行统计的档案，不能将其中的件数列入“以件为保管单位档案”重复统计。没有立卷归档的，不列入统计范围。

（6）“馆藏全部档案”（第30—44行）不应少于相对应的“本年进馆档案”（第45—55行）和“开放档案”（第81—86行）。

（7）“征集档案”包括接受捐赠档案。

（8）“本年复制档案、资料”（第117行）的页数应是本年度复印或抄录档案、资料的原件页数。

（9）“本年编研档案资料”字数（第119、121行）的单位为“万字”。

（10）“集中式空调机”（第139行）有则填“1”，无则不填。

（11）表中除标明“本年度”外，其余均为截止2009年12月31日的总数，如“馆藏全部档案”、“馆藏资料”、“档案编目情况”、“开放档案情况”、“档案馆总建筑面积”、“馆内设备”等，在填报时要注意区分。

3、档基3表

（1）企业集团、大型企业作为一个填报单位，将本级及所属单位档案室情况汇总后，以企业集团、大型企业的单位名称填报一份档基3表。

（2）“案卷”（第32行）和“以件为保管单位档案”（第34行）不能重复统计。实行立卷改革的部门，按照《归档文件整理规则》的要求以件为保管单位进行文件归档的档案，均按“以件为保管单位档案”填报，否则按“案卷”统计。以“案卷”为保管单位进行统计的档案，不能将其中的件数列入“以件为保管单位档案”重复统计。没有立卷归档的，不列入统计范围。

（3）“室存全部档案”（32、34行）不应少于“室存永久、长期档案”（45—48行）。

（4）“本年度接收档案”（第49—56行）指2009年度接收的2008年度或以前年度的档案。

（5）“本年度复制档案、资料”（第109行）的页数应是本年度复印或抄录档案、资料的原件页数。

（6）“本年编研档案资料”字数（第111、113行）的单位为“万字”。

（7）表中除说明“本年度”外，基余均为截止2009年12月31日的总数，如“室存全部档案”、“室存永久、长期档案”、“室存资料”、“档案编目情况”等，填报时要注意区分。

4、档基4表

表中“在职培训教育”由地级市以上档案局填报。

5、档基6表

档基6表中各种投资额（第6—8、14、15行）的单位均为“万元”。

（四）各市档案局汇总审核综合年报需注意的问题

1、档综1表

要核准国家综合档案馆的数量，变动情况应另行说明原因。

2、档综2表

（1）检查馆藏全部档案数量是否符合下列公式：

馆藏全部档案=上年度馆藏全部档案+本年进馆档案-本年移出档案-本年销毁档案

（2）检查档案数量与排架长度之间的关系是否合理。

（3）国家重点档案应抢救总数包括历年已抢救数量，无特殊情况，已抢救档案数量不应少于上年度上报的已抢救档案数量。

（4）注意数量单位变化。综合表中“机读目录”（第50、51列）的数量单位已由基层表中的“条”变为“万条”。

3、档综3表

（1）检查室存全部档案数量是否符合下列公式：

室存全部档案=上年度室存全部档案+本年接收档案-本年移交进馆档案

（2）检查档案数量与排架长度之间的关系是否合理。

4、档综4表

（1）检查馆藏全部档案与开放档案的对应关系是否合理。

（2）核算“本年度复制档案、资料”的页数是否真实可信。

（3）检查“本年编研档案资料”的种数与字数、平均每种的数字是否合理。

（4）检查档案馆总建筑面积与上年度上报数相比变化是否合理。

5、档综5表

（1）核算“本年复制档案、资料”的页数是否真实可信。

（2）检查“本年编研档案资料”的种数与字数、平均每种的字数是否合理。

6、档综6表

检查在职培训教育的办班期数与毕业生数之间的关系是否合理。

7、档综8表

检查档案事业费的数额是否合理。

三、关于使用档案统计软件问题

（一）《全国档案事业统计年报计算机管理系统》仍沿用升级版后的V2.0版本，原来已升级的可直接使用；没有升级的则请一定要上服务网站（http://www.datachina.org)按照系统升级的要求下载补丁升级，并重新注册（注册号依旧）后才能进行录入工作，因此请各单位及时上网更新做好系统升级维护，以保证统计软件的正常使用，也确保数据准确、高效地汇总上报。

使用档案统计软件的单位请按以下程序形成上报盘：

1、登录（通用密码：danb）

2、录入（或者上级单位接收下级单位上报的综合数据）

3、综合汇总（报表生成，选“档综表综合汇总”。注意：一定要检查确定录入或接收的数据不用再做修改后才进行综合汇总。）

4、形成上报盘（上报盘生成，U盘、光盘均可）

（二）为确保档案统计年报数据的准确性、科学性、连续性，方便填报单位查找历史数据，也减轻工作量，建议各市所辖县（市、区）统一使用《全国档案事业统计年报计算机管理系统》。软件每套售价300元（每套软件设有单一的产品序列号和注册码，一套软件只能安装一个单位）。如各市所辖县（市、区）需订购档案年报统计软件，请于2010年1月20日前将订购款和回执单邮寄到自治区档案局办公室，以便统一订购。

各单位在进行档案统计年报填报工作中遇到什么问题，请与自治区档案局办公室联系。

联系人：蒋宏灵     

电  话：（0771）5086386（办）　13978688736（手机）

地  址：南宁市星湖路北一里3号

邮  编：530022

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广西壮族自治区档案局办公室       

2009年12月8日