关于印发《广西壮族自治区档案局(馆)机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的通知

 

关于印发《广西壮族自治区档案局(馆)

机关文件材料归档范围和文书档案

保管期限规定》的通知

 

桂档办〔2008〕47号

 

 

各处、室，机关党委：

为贯彻国家档案局第8号令精神，特制定本局（馆）机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定。现印发你们，请遵照执行。

 

 

广西壮族自治区档案局办公室 

2008年10月24日  

 

 

广西壮族自治区档案局（馆）

机关文件材料归档范围和文书

档案保管期限规定

 

 

第一条  为便于我局（馆）机关正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映我局（馆）主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定本规定。

第二条  本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条  机关文件材料归档范围是：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。

第四条  机关文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条  凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。

第六条  机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

第七条  永久保管的文书档案主要包括：

（一）本机关制定的法规政策性文件材料；

（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件文件材料；

（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本机关房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料。

第八条  定期保管的文件材料主要包括：

（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本机关一般性事务管理文件材料；

（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料；

（九）下级机关报送的年度或年度以上的计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

第九条  机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行。

第十条  机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档。

机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。

第十一条  机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

 

附件：《广西壮族自治区档案局（馆）文书档案保管期限表》

 

 

附件：

 

文书档案保管期限表

 

 

1  本机关党组、局（馆）长办公会议、局务会议

的纪要、会议记录                                  永久

2  本机关召开工作会议、专题会议的文件材料

2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、

讲话、总结、决议、决定、纪要                      永久

2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报    30年

3  机关联合召开会议的文件材料

3.1 本机关为主办的

3.1.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、

讲话、总结、决议、决定、纪要                      永久

3.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、

简报                                              30年

3.2 本机关为协办的

3.2.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、

讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本        30年

3.2.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、

简报的复制件或副本                                10年

4  本机关承办国际性会议、大型展览会、博览会

的文件材料

4.1 请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安

排、议程、名单、主报告(原文及译文)、辅助报告

(原文及译文)，上级领导人贺词、题词、讲话           永久

4.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道    30年

4.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会

议代表登记表、接待安排                            10年

5  上级机关、上级领导检查、视察本地区、本

机关工作时形成的文件材料

5.1 重要的                                    永久

5.2 一般的                                    30年

5.3 本地区、本机关工作汇报材料                30年

6  本机关业务文件材料

6.1 本机关制定的方针政策性、法规性、普发性

业务文件，中长期规划、纲要等文件材料              永久

6.2 本机关的请示与上级机关的批复、批示

6.2.1 重要业务问题的                           永久

6.2.2 一般业务问题的                           30年

6.3 同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的

复函、批复等文件材料

6.3.1 重要业务问题的                           永久

6.3.2 一般业务问题的                           30年

6.4 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性

文件、专项业务文件的最后草稿                      30年

6.5 机关联合行文的文件材料

6.5.1 本机关为主办的

6.5.1.1 重要业务问题的                         永久

6.5.1.2 一般业务问题的                         30年

6.5.2 本机关为协办的

6.5.2.1 重要业务问题的                         30年

6.5.2.2 一般业务问题的                         10年

6.6 本机关编辑、编写的文件材料

6.6.1 大事记、组织沿革、《广西档案》等         永久

6.6.2 简报、情况反映、工作信息等               10年

6.7 行政管理、执法活动中形成的文件材料

6.7.1 行政管理工作制度、程序、规定等文件材料   永久

6.7.2 执法检查情况汇总、通报、整改通知等       永久

6.7.3 行政管理工作中形成的审批、审查、核准等

文件材料

6.7.3.1 固定资产投资、科技计划等项目的审批

（核准）、管理、验收（评估）等文件材料            永久

6.7.3.2 不动产、自然资源的所以权、使用权确认

的文件材料                                        永久

6.7.3.3 20年（含）以上有效或为注明有效期的许可

证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料    永久

6.7.3.4 20年以下有效的许可证、执照、资质证、

资格证等的审批、管理文件材料                      30年

6.7.4 行政管理工作中形成的备案文件材料         10年

6.7.5 行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中

形成的文件材料

6.7.5.1 重要的                                 永久

6.7.5.2 一般的                                 30年

6.8 计划、总结、统计、调研等方面的文件材料

6.8.1 年度和年度以上的计划、总结、统计材料     永久

6.8.2 年度以下的计划、总结、统计材料           10年

6.8.3 重要职能活动的总结、重要专题的调研材料   永久

6.8.4 一般活动的总结、一般问题的调研材料       10年

6.9 出国或出境访问考察、参加国际会议，接待

来访等外事活动形成的文件材料                      永久

6.9.1 签定的协议、协定、备忘录，重要的会谈

记录、纪要等                                      永久

6.9.2 出国审批手续、执行日程、考察报告、一

般性会谈记录                                      30年

7  本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、

工会、保卫、信访工作文件材料

7.1 机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、

人员编制、印信启用和作废等文件材料                永久

7.2 人事工作制度、规定、办法等文件            30年

7.3 人事任免文件                              永久

7.4 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料

7.4.1 受县级（含）以上表彰、奖励的             永久

7.4.2 受县级以下表彰、奖励的                   30年

7.5 对本机关有关人员的处分材料

7.5.1 受到警告（不含）以上处分的               永久

7.5.2 受到警告处分的                           30年

7.6 职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪

留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料          永久

7.7 人事考核、职称评审工作文件材料            永久

7.8 职工调动工作的行政、工资、党团组织关系

的介绍信及存根                                    永久

7.9 职工名册                                  永久

7.10 党、团、工会工作活动中形成的文件材料

7.10.1  工作报告、总结，换届选举结果           永久

7.10.2 重要专项活动的报告、总结等              永久

7.10.3 党团员、工会会员名册，批准加入党团、

工会组织的文件材料                                永久

7.10.4 情况反映、工作简报                      10年

7.11 纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料

7.11.1 重要的                                  永久

7.11.2 一般的                                  30年

7.12 保卫部门的安全检查、调查记录             10年

7.13 本机关处理人民来信来访的文件材料

7.13.1 有领导重要批示和处理结果的              永久

7.13.2 其他有处理结果的                        30年

8  本机关事务管理文件材料

8.1 房产、土地所有权和使用权的文件材料        永久

8.2 与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书

等文件材料

8.2.1 重要的                                   永久

8.2.2 一般的                                   10年

8.3 接待工作的计划、方案

8.3.1 重要的                                   30年

8.3.2 一般的                                   10年

8.4 机关财务预算                              30年

8.5 机关物资（办公设备及用品、机动车等）采购

计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料，机动车

调拨、保险、事故、转让等文件材料                  30年

8.6 国有资产管理（登记、统计、核查清算、

交接等）文件材料

8.6.1 重要的                                   永久

8.6.2 一般的                                   10年

8.7 职工承租、购置本单位住房的合同、协议和

有关手续                                          永久

8.8 职工住房分配、出售的规定、方案、细则，

职工住房情况统计、调查表、职工住房申请            30年

9  上级机关制发的文件材料

9.1 上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料

9.1.1 重要的                                   永久

9.1.2 一般的                                   10年

9.2 上级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻

执行的文件材料                                    10年

9.3 上级机关制发的关于本机关机构设置、领导

人任免、人员编制等文件材料                        永久

10  同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻

执行的文件材料                                   10年

11  下级机关报送的文件材料

11.1 重大问题的专题报告                       30年

11.2 年度和年度以上的计划、总结、统计材料     10年