广西壮族自治区归档文件整理质量标准

广西壮族自治区归档文件整理质量标准

（２００１年１０月１１日）

为了做好归档文件整理工作，确保归档文件整理质量，维护机关，团体，企业、事业和其他社会组织历史的真实面貌，充分发挥档案的作用，有效地为社会各项工作服务和为国家积累史料，根据《中华人民共和国档案法》、《广西壮族自治区档案管理条例》和国家档案局制定的《归档文件质量规则》等有关业务规范，以及《广西壮族自治区归档文件整理实施细则》等有关规定，制定本标准。

归档文件整理的原则是：遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同年度和价值，便于保管和利用。质量要求包括：

一、文件归档范围（４０分）

（一）　归档文件齐全完整（３０分）

立档单位在其职能活动种形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，包括作为文书档案的附件是其他形式、载体的档案材料。

（二）归档范围准确。（１０分）

二、归档文件整理（６０分）

（一）　文件整理符合要求（２０分）

１．一般文件每份为一件；文件正文与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件；重要文件的草稿各为一件。（５分）

２．装订符合档案保管要求，便于利用。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。（５分）

３．对破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。（５分）

４．每一件文件有完整的页码。（５分）

（二）　归档文件分类合理（３０分）

１．文件按其形成的年度分类（３分）

２．归档单位必须制定合理的分类方案。归档文件应在其全宗内，按照分类方案进行分类。同一全宗只能选择一种分类方案并保持分类方案的稳定。（７分）

３．保管期限划分准确。（２０分）

（三）　归档文件排列编号（４分）

１．归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间排列。成套性文件可集中排列。（２分）

２．归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。（２分）

（四）　编制归档文件目录（４分）

归档文件应依据分类方案和室编件号编制归档文件目录。来文与附文作为一件时，只对复文进行编目。对文件材料的题目不要随意更改和简化，没有题目应拟写题目，有题名但无实质内容的亦应重新拟定，外加“［　］”。

（五）归档文件装盒（２分）

归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。要求字迹清楚、整洁美观。

注：１。本标准为百分制，８０分为合格，９０分为优秀。

　　　　２．本标准自公布之日起执行。