广西壮族自治区档案局关于印发《区直单位利用计算机管理档案有关问题的规定》的通知

广西壮族自治区档案局关于印发《区直单位利用计算机管理档案有关问题的规定》的通知

桂档函[2003]16号

区直各单位：

随着“GD2000档案管理系统”的广泛推广使用，各单位除2000年后的文书档案已实行计算机管理外，1999年以前的各种门类、各种载体的档案也逐步实行计算机管理。为了进一步规范室藏各种门类档案材料输入计算机的编号等前期处理工作，统一标准，根据国家档案局颁布的有关业务规范、标准的要求，结合区直单位的实际情况，我局在广泛征求意见的基础上制定了《区直单位利用计算机管理档案有关问题的规定》。现印发你们，请遵照执行。

                                          广西壮族自治区档案局

2003年4月29日

区直单位利用计算机管理档案有关问题的规定

一、  适用范围

1、《规定》适用于按国家有关规定必须向自治区档案馆移交档案资料的机关、企事业单位、社会组织。

2、适用于全宗内各种门类各种载体按传统方式组织案卷，以“卷”为保管单位的档案材料。

3、有行业标准的单位，档案材料编号工作按行业标准执行。

4、其他单位可结合本《规定》精神，结合本单位实际情况参照执行。

二、数字形式：全宗号、目录号、案卷号、页号一律采用阿拉伯数字，不能采用各种中英文等代字、代号、代码。

三、  全宗号：

    1、全宗号由档案馆赋予。各单位不能自行编制或选定。

2、全宗号设3位数，不够的则前面加“0”补齐。尚未移交档案进馆的没有全宗号的单位，全宗号一律定位为“000”。

四、  案卷目录号

1、全宗号下编制目录号。同一全宗内案卷目录号不能重复。

2、目录号设定为3位数，不够3位数的前面用“0”补齐。如001、018、168等。

3、每个案卷目录号一般管100－500个案卷。即，案卷目录内案卷数量不足100卷，一般不另立案卷目录，亦不另编案卷目录号，卷数量超过500卷时，一般应另立案卷目录，并另编案卷目录号。

4、原来已按档号要求编制了案卷目录号的并符合计算机检索要求的可不再改动。

5、档案馆已用了的案卷目录号，档案室不能再用，只能在后续编案卷目录号。

6、目录号一般编制顺序是：档案馆已用过的案卷目录号在前，续编永久保管期限的案卷目录号，再续编到长期保管期限的案卷目录号，再续编到短期保管期限的案卷目录号。

五、  案卷号

1、目录号下编案卷号。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号，同一案卷目录号内案卷号不能重复，不能空号。

2、案卷号设4位数，不够4位数的前面用“0”补齐。如0001、0018、0168、0499等。

六、  页号

1、案卷号下设页号。卷内文件各页（张）按排列次序流水编号，同一卷卷内页（张）号，不能重号，不能有空号、漏号。

2、卷内有字、图的页幅均编一个页号，空白页幅不编页号。

3、页号设4位数，不够4位数的前面用“0”补齐。如：0001、0018、0168、1168等。已编过页号的案卷不必在档案实体上加0补齐4位数。

4、档号为卷内目录必录项。档号包括：全宗号－目录号－案卷号－页号，档号中各号之间以“－”号相隔。

七、  全引目录定位编号不在此《规定》规定范围内。

八、  本《规定》要求的定位编号在档案的实体上定位编时均可采用自然数编号。录入计算机时才按《规定》要求补“0”定位编号。

     九、属于永久保存的案卷，在档案盒脊背上不盖案卷号，留待进馆后由档案馆盖上。日常使用可用铅笔编号。