《GD2000档案管理系统》V3.0版的维护经验


根据我们这几年来维护《GD2000档案管理系统》工作中用户经常碰到的问题，其中即有硬件方面的问题，也有软件方面的问题，将这些问题汇集起来，供《GD2000档案管理系统》的使用人员进行参考。

一、《GD2000档案管理系统》不能运行
《GD2000档案管理系统》的用户碰到硬件方面问题的原因比较少，出现的硬件问题主要表现在其一是软件不能够正常安装；其二是软件能够正常安装，但系统不能运行。
1、系统软件不能正常安装
光驱不能读出安装光盘中的内容。由于用户使用的电脑比较陈旧，光驱速度8X以下，以至于不能兼容目前的刻录盘。
解决方法：将用户所使用的电脑连接到本单位的局域网，在局域网上把安装光盘中WIN95目录下的内容全部拷贝到用户使用的电脑硬盘中，用户在本台电脑的硬盘上自行安装即可。若无法连接上网，只能更换一台新的光驱；或将本台电脑的硬盘拆下来安装在另一台电脑，从另一台电脑的光驱中读取安装光盘WIN95目录下的内容，将其拷贝到用户电脑的硬盘，再把该硬盘重新安装回用户的电脑，在硬盘上安装系统。
2、软件能够正常安装，但系统不能够运行。
（1）加密狗没有安装
解决方法：将加密狗正确地安装到主机的并行口上或USB口上。
（2）加密狗已烧坏
加密狗严禁在主机还没有断电的情况下进行插拔，否则极易烧坏加密狗。用户可以更换加密狗进行尝试，如果系统能够正常运行，证明原来的加密狗已经损坏。
解决方法：更换加密狗。
3、加密狗没有损坏，但系统不能够运行
解决办法：如果是WINDOWSNT/2000/XP操作系统，用户还应安装光盘中的加密狗驱动程序。如果系统仍然无法运行，用户重新启动计算机按DEL键进入BIOS，重新设置并行端口，将ONBOARD PARALLED PORT 设置为：[ 378/IRQ7]中断号，打印模式Parallel Port Mode设置为：[SPP]模式。

二、《GD2000档案管理系统》口令无效无法进入系统；或权限不对，无权使用某些功能
一些用户不理解用户管理权限的意义，进入系统维护中修改了用户身份、用户口令和用户管理权限。当退出系统后，用户一旦忘记自己所修改的口令和用户权限，就造成口令无效，无法进入系统或者是进入系统，无权使用若干功能模块的局面。此时应该注意的是用户必须保存自己修改后的口令，并保留系统管理员的身份。
解决方法：
1、如果用户对档案数据及时做了备份，可重新安装《GD2000档案管理系统》，口令就恢复系统的默认值，用户身份为“gd2000”，用户口令为“manager”。此时再进入系统维护功能模块，将已备份的数据进行恢复即可。
2、如果用户没有及时备份档案数据，我们将提供《GD2000档案管理系统》维护人员一个维护口令，即用户身份为“lyzw”，用户口令为“manager”，维护人员使用这个口令进入系统之后，将原有的口令进行修改，用户记住即可。

三、《GD2000档案管理系统》用户不能录入新的数据和修改原有的数据
在文件录入界面，用户既可以追加录入新的数据，也可以修改未入库的数据，而在文件修改界面用户只能对已入库的数据进行修改，不能追加录入新的数据，用户如果要增加新的数据，操作只能在文件录入界面完成。
1、如果要修改文件录入界面中的数据，而此时界面左下角的状态栏显示为“现在是增加状态”，用户必须使用鼠标点击[记录上翻]或[首条记录]按钮，使状态栏显示为“现在是修改状态”，就可以对数据进行修改了。如果要追加录入新的数据，而此时界面左下角的状态栏显示为“现在是修改状态”，用户必须使用鼠标先点击[尾条记录]，再点击[记录下翻]按钮，使状态栏显示为“现在是增加状态”，就可以追加新的数据了。
2、无论是在文件修改界面还是在文件录入界面中修改数据，都必须用鼠标点击[记录存盘]按钮修改才能生效，同时要注意数据记录的必录项目不能为空，否则[记录存盘]按钮不能使用。

四、《GD2000档案管理系统》用户检索不出自己想要数据
用户检索不出已经入库的数据，主要有两个原因：
1、用户录入的数据没有入库。检索数据的前提是数据必须入库，没有入库的数据是检索不出来的。
解决方法：把文件录入界面的数据入库到文件修改界面。
2、在检索界面中有很多检索项目，当用户填入过多的检索项目时，经常会检索不出所需的数据。填入的条件越多，系统检索数据就越精确，范围就越小，一旦有一个检索条件不准确，系统就无法检索出所需的数据。
解决方法：检索条件逐项填写，每填入一检索项目，就按一次[开始检索]按钮，查看是否检索出数据。例如：先输入年度检索项目，点按[开始检索]按钮把该年度的数据检索出来，在此基础上输入保管期限或机构（问题）检索项目，再点按[开始检索]按钮，以此类推就可以检索出所需数据。检索时还要注意模糊检索功能的使用，即半角“%”的使用。

五、《GD2000档案管理系统》用户排序数据不准确
用户在系统维护中使用数据整理功能对已入库的数据进行排序，排序混乱主要有四个原因：
1、传统管理的档案是按照档号进行排序的，档号又由全宗号、目录号、案卷号、卷内文件页号组成，各相应号的位数应该统一，才能排序准确。
解决方法：根据各单位的具体情况确定档号中各相应号的位数，一般全宗号、目录号为三位数，案卷号、卷内文件页号为四位数，位数不足时用“0”补齐。
2、收、发文管理是按照文件流水号进行排序的，文件流水号一般由“年度---流水号”组成，流水号的位数应该统一，才能排序准确。
解决方法：年度用四位数字表示，流水号根据各单位的具体情况用三位或四位来表示，位数不足时用“0”补齐。如“2004-0001”、“2004-0101”等。
3、归档文件管理将由用户自行选择按件号或按时间优先的方式进行排序即可。
4、企事业档案管理是按照档号进行排序的，管理文件材料的档号建议写成“2000.0.1-001”的样式，即在分类号前面加一个年度，起到目录号的作用，同时档号中的案卷号写成三位数以便于计算机排序。如果档案为特殊载体时，建议在档号中加特别的字符表示，以免出现重复的档号。

六、《GD2000档案管理系统》数据的打印
用户使用系统进行打印操作时，普遍存在的问题是打印范围的选择、打印份数的选择、打印超出范围等。
1、打印范围的选择、打印份数的选择
用户在打印对话框左下角打印范围栏目中可以选择打印范围的页码，从第几页到第几页，系统默认的打印范围是全部页面。打印对话框的右下角是打印份数选择栏目，用户根据需要输入打印的份数。
2、打印超出范围
用户在打印归档、卷内文件目录或企事业档案管理中的案卷脊背、案卷封面时，经常会出现打印目录超出纸张范围或细节带区太大无法打印的情况。
解决方法：
(1)、归档、卷内文件目录使用A4纸打印，标准格式每页打印14行，宽行格式每页打印11行。用户可以通过打印预览功能或实际打印一页目录的方式来观察每页打印行数，若行数不符合标准，可以相应调整打印对话框中的打印行数栏。
(2)、用户在企业事档案案卷级管理中打印案卷脊背和案卷封面时，应使用A3纸打印。若出现细节带区太大无法打印的情况时，用户只需在打印对话框中把打印纸设置为A3即可。

七、《GD2000档案管理系统》的数据安全
在《GD2000档案管理系统》的维护过程中，用户一定要注意档案数据的安全，及时做好数据备份，当数据量比较大时还应将数据进行脱机保存，以防止病毒破坏或硬盘损坏造成档案数据全部丢失。脱机保存的载体，按优先顺序依次为：只读光盘，一次写光盘，磁带，可擦写光盘，硬磁盘等，不允许用软盘作为数据长期保存的载体。
V3.0版系统在档案数据安全方面相对于V2.0版有了较大的改进，在每个档案管理模块中都加入了隐含数据备份功能，提高了档案数据的安全性，对于用户使用近5天之内的档案数据进行循环备份，以防止系统崩溃或病毒破坏造成数据丢失。当发现某个管理模块中的数据被破坏或丢失时，找回数据的方法步骤如下：

1、在资源管理器中找到该管理模块对应的文件夹，文件夹下面的子目录“sysbackup”中存放有用户5天之内的备份数据文件，例如：归档文件管理模块对应的备份文件是“sbgdname1.txt ，sbgdname2.txt，...，sbgdname5.txt”。
2、在这5份文件中找到字节数最大的那份文件，并对该文件进行重新命名，把文件尾部的阿拉伯数字去掉，例如把“sbgdname4.txt”重新命名为“sbgdname.txt”。
3、进入系统维护模块，选择数据接收功能，在弹出的对话框中将第2步重新命名的文件所在的文件夹指定为接收目录，随后进行数据接收即可恢复丢失的数据。

各档案管理模块在安装目录下所对应的文件夹如下：、

1、传统案卷管理：全宗管理--qzda，案卷管理--ajda，卷内文件管理--jnda。
2、归档管理：归档文件管理--fdms，会计档案管理--kjda，照片档案管理--zpda，基建档案管理--jjda。
3、收发文管理：收文管理--swgl ,发文管理--fwgl。
4、企事业档案管理：案卷级管理--zhaj，文件级管理--zhjn。
