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崇左市档案接收工作存在的问题及对策

发布时间:2019-07-18 16:06:50 来源(作者):崇左市档案馆 农美华
  档案接收工作是丰富馆藏档案资源的重要途径,是档案馆基础业务的首要环节。档案接收工作不仅影响馆藏档案数量,而且决定了馆藏档案管理工作的质量。崇左市档案接收工作中仍然存在一些不容忽视的问题。
  一、档案接收工作存在的主要问题
  (一)一些单位没有依法依规移交到期档案进馆。《中华人民共和国档案实施办法》规定:“机关、团体、企业事业单位和其他组织,应当按照国家档案局关于档案移交的规定,定期向有关的国家档案馆移交档案”,《广西壮族自治区档案管理条例》明确规定档案移交接收范围和年限,但部分单位领导、档案人员档案法律意识淡薄,对档案工作没有引起足够重视,对属于国家资源应当移交进馆的档案理解有偏差。他们认为这些档案是本机关在长期工作中形成的,应该属于本机关所有,而不能无条件地移交给档案馆;有的单位为了自己利用方便,不愿意移交或者仅移交部分档案进馆;有的单位片面强调工作忙,不安排人员整理档案,结果导致到期档案无法移交进馆。据统计,2012-2019年上半年,崇左市直机关到期应进馆单位173个,未按时移交档案进馆单位51个,占29.5%。
  (二)接收档案种类不齐全。很多单位的档案室仅收集归档文书档案,忽视对科技档案(基建档案、设备档案、科研档案等)、专门档案的收集整理归档,尤其是声像档案、电子档案等新型载体档案的收集归档工作更没有得到有效重视,导致归档种类单一,很多有重要保存和利用价值的档案没有得到有效收集和管理。许多单位移交的档案主要是纸质文件档案,很多有重要和利用价值的照片档案、声像档案和电子档案没有能移交接收进馆。如崇左市档案馆2012-2019年上半年共接收82个全宗档案,同时移交声像档案的全宗只有12个,其中照片档案406张,录像档案6件,实物档案98件,更无原生态电子档案进馆。
  (三)进馆档案整理不规范。没有严格按照规范要求对进馆档案进行整理,达不到进馆档案质量标准,存在案卷盒号标注不规范;文书档案保管期限划分不准确,归档范围划分不清;有些单位移交档案时未按规定剔除档案密件或对已经解密的档案未进行书面说明,未按规定移交全宗介绍、组织沿革和大事记等与档案相关的资料;有些单位对于重大活动的概念理解不清晰,未能及时对重大活动档案按照活动内容的完整性、档案材料的成套性、系统性等规定进行整理归档并移交进馆。2012-2019年上半年,市档案馆仅接收了5个重大活动档案进馆,其中有3个重大活动各收到1张光盘档案进馆保存。
  (四)档案馆库房呈现“涨库”状态。市档案馆沿用原南宁地区1980年建设的档案馆,7个县(市、区)档案馆除凭祥档案馆为2000年建设,馆体建筑尚好外,其他6个县(区)的档案馆建设时间在1980—1985年之间。目前,市档案馆库房面积仅488平方米,而库存档案达97511卷又36497件。7个县(市、区)档案馆库房面积共2381平方米,而馆藏总量已达160967卷又846946件。由于库房年代久远,设计不尽合理、面积狭窄、楼层房高不足、承重不够等原因,档案馆无法安装档案密集柜。经过将近40年的档案接收,有的档案馆出现门窗蛀烂、天面漏雨、墙体有细裂缝等,已属危房,有的档案馆库房过道都要存放档案,已成为“涨库”馆而无法接收到期档案进馆。
  二、做好档案接收工作的对策
  (一)增强档案工作人员主动服务意识。长期以来,档案接收工作一直处于被动的局面,你来交档案我就接收,你交多少我就收多少,档案工作人员要正确认清自己的角色,强化服务理念,围绕中心大局开展档案接收工作。制定接收工作方案,做到提前介入、主动联系,及时跟进,做好进馆前质量检查与指导,督促移交单位做好档案的整理,变过去的被动接收为主动接收,提高各单位档案工作人员对档案工作的重视程度。
  (二)完善接收工作各项制度并严格执行。持续将档案接收工作列入市直机关单位年度绩效考评指标体系。各单位要制定和完善本单位文件材料归档范围和保管期限表,建立健全切实可行的档案整理制度,按照进馆标准严格执行。对拟移交档案,移交单位要将组织沿革、全宗介绍、大事记等资料随同档案一起移交。进馆前,档案接收人员要亲自到移交单位进行档案质量检查,以保证进馆档案质量符合标准;要严格执行《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的的暂行规定》,督促移交单位在档案移交前完成涉密档案的清理工作。档案移交进馆时,移交和接收双方单位要严格办理档案交接手续。档案进馆后按照接收流程进行清点、消毒和入库,落实相关登记制度,完善接收台账。
  (三)对接收档案进馆单位进行执法检查。依法治档是档案事业发展的根本保障,为了保证接收进馆单位档案顺利如期进馆,加强对接收档案进馆单位《档案法》的宣传、贯彻力度,提高档案意识和依法治档观念,将档案行政执法与业务指导结合起来,真正做到依法治档。
  (四)加快推进市、县级综合档案馆新馆建设。目前,我市已经有5个县(市)级综合档案馆建设项目获得中央预算内投资支持,要严格按照项目管理办法要求用好项目资金,严格按照行业标准规范做好项目施工。市档案局要会同发改部门适时组织对建设进度进行督导检查。未获得中央预算内投资资金支持的2个县(区)综合档案馆项目,地方主要领导要克服畏难情绪,切实解决建设用地、资金和认识不到位等问题,抓住中央财政对县级综合档案馆建设给予支持的难得机遇,确保按期完成建设任务。加快推进市级档案馆建设,积极向市领导汇报,多与有关部门沟通,落实档案馆建设资金,列出建设时间表和工作清单,按时按质按量推进,早日开工建设,为到期进馆档案提供最基本的保管基地。
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